Практическое руководство по управлению документами системы менеджмента: применение раздела 8.3 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019

Содержание

• Пункт 8.3.1: общие требования
• Проверка пригодности и периодический анализ
• Проверьте себя
• Идентификация изменений и статуса редакции
• Доступность, шифр и защита от устаревших документов

Пункт 8.3.1: общие требования

Раздел 8.3 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 устанавливает требования к управлению документами системы менеджмента. Пункт 8.3.1 устанавливает, что лаборатория должна управлять документами (внутренними и внешними), относящимися к выполнению требований настоящего стандарта.

Примечание к пункту 8.3.1 устанавливает, что в данном контексте документом могут быть:

• Заявления о политике
• Процедуры
• Спецификации
• Инструкции производителя
• Калибровочные таблицы
• Схемы, пособия, плакаты
• Уведомления, памятки
• Чертежи, планы

Документы могут быть представлены на различных носителях информации, включая печатный и цифровой формат.

Управление документом включает:

• Определение ответственных за разработку, согласование и утверждение документа
• Определение уровня утверждения – документы какого уровня кем утверждаются
• Установление порядка оформления – проставление печати, прошивка
• Контроль актуализации документов

Все указанные аспекты должны быть подробно прописаны в процедуре управления документами системы менеджмента.

Проверка пригодности и периодический анализ

Пункт 8.3.2 устанавливает шесть требований к управлению документами. Требование а) документы проверены на пригодность уполномоченным персоналом до их издания.

Практическое применение включает:

• Определение уполномоченного персонала документально
• Установление порядка проверки пригодности
• Документирование результатов проверки
• Утверждение документа после проверки

Требование b) документы периодически анализируются и при необходимости пересматриваются.

Практическое применение включает:

• Установление минимальной периодичности актуализации
• Определение условий необходимости пересмотра
• Установление порядка внесения изменений
• Определение условий издания новой редакции

Лаборатория самостоятельно устанавливает критерии издания новой редакции. Типичные подходы: оформление новой редакции после трёх, пяти или десяти изменений. Главное – определить, когда вносятся изменения, а когда издаётся новая редакция документа.

Идентификация изменений и статуса редакции

Требование c) идентифицируются изменения и статус текущей редакции документа.

Практическое применение включает разработку листа регистрации изменений. Лист регистрации изменений разрабатывается лабораторией самостоятельно. Главное требование – удобство внесения данных при оперативном изменении документа.

Требования к листу регистрации изменений стандартом не установлены. Лаборатория разрабатывает форму самостоятельно с учётом следующих аспектов:

• Удобство внесения данных
• Наличие необходимых граф для фиксации даты, номера изменения, основания и ответственного лица
• Соответствие формы практическим задачам документооборота
• Количество изменений, предусмотренных в листе (например, 3, 5 или 10)

После внесения всех изменений издаётся новая редакция документа. Сотрудники должны быть ознакомлены с внесёнными изменениями.

Идентификация текущей редакции документа проводится на титульном листе или в колонтитуле. Рекомендуется устанавливать колонтитулы на документах системы менеджмента. Колонтитулы содержат:

• Наименование или шифр документа
• Номер страницы
• Общее количество страниц

Наличие колонтитулов обеспечивает идентификацию принадлежности отдельного листа к конкретному документу и предотвращает использование неполных или несогласованных копий.

Доступность, шифр и защита от устаревших документов

Требование d) актуальные версии применяемых документов доступны на всех рабочих местах и при необходимости их распространение управляется.

Практическое применение включает:

• Определение места хранения оригинала документа
• Назначение ответственных лиц за снятие копий
• Определение количества изготавливаемых копий
• Определение мест расположения копий на рабочих местах
• Обеспечение ознакомления сотрудников с актуальными версиями

Требование e) документы уникальным образом идентифицированы.

Уникальная идентификация обеспечивается через шифр документа. Шифр разрабатывается лабораторией самостоятельно и может включать:

• Год разработки или утверждения
• Уровень документа в системе менеджмента
• Порядковый номер документа

Использование шифров упрощает документооборот, обеспечивает быструю идентификацию актуальной версии и упрощает перекрёстные ссылки между документами без использования длинных наименований.

Требование f) не допускается непреднамеренное использование устаревших документов и применяется соответствующая идентификация данных документов, в случае если они сохраняются с какой-либо целью.

Практическое применение включает:

• Маркировку устаревших документов обозначениями: «Отменён», «В архив», «Не действует»
• Обеспечение идентичности записи в руководстве по качеству и на документе
• Определение места хранения отменённых документов
• Изоляцию устаревших документов от действующей документации

Менеджмент лаборатории по ГОСТ ISO/IEC 17025-2019. Интерактивный модуль

Курс ▸ 17 августа 2026 24 ч.

На интерактивном курсе вы глубоко изучите все разделы ГОСТ ISO/IEC 17025-2019: от требований к структуре и персоналу до управления документацией, рисками, внутренними аудитами и представлением результатов. Обучение построено на принципах активного запоминания: вы работаете с учебными карточками, строите схемы процессов, заполняете шаблоны и выполняете задания.

Получите готовые документы: новое Руководство по качеству, процедуры, формы журналов, приказы, примеры расчётов. Особое внимание - управлению несоответствиями, внутренним аудитам, анализу со стороны руководства и обеспечению достоверности результатов.

Курс подходит для менеджеров по качеству, руководителей и специалистов, готовящихся к аккредитации. По окончании - удостоверение о повышении квалификации. Все материалы можно сразу использовать в работе.

Уже скоро Подробнее