Управление записями системы менеджмента: требования раздела 8.4 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019

Содержание

• Процедура управления документами
• Разработка листа регистрации изменений
• Проверьте себя
• Система шифрования и колонтитулы
• Защита от устаревших документов

Процедура управления документами

Управление документами является ключевым элементом системы менеджмента испытательной лаборатории. Раздел 8.3 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 устанавливает требования к управлению документами, выполнение которых обеспечивает актуальность и прослеживаемость документации.

Практическое применение начинается с разработки процедуры управления документами. Процедура должна включать:

• Определение ответственных лиц за разработку, согласование и утверждение документов каждого уровня
• Установление порядка согласования – последовательность согласования документа
• Определение уровня утверждения – документы какого уровня кем утверждаются
• Установление порядка оформления – проставление печати, прошивка, электронная подпись
• Определение порядка актуализации – внесение изменений, издание новой редакции

Процедура управления документами является документированной процедурой системы менеджмента и подлежит контролю в соответствии с требованиями пункта 8.3 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.

Разработка листа регистрации изменений

Практическое применение требования c) пункта 8.3.2 включает разработку листа регистрации изменений. Лист регистрации изменений разрабатывается лабораторией самостоятельно.

Практические рекомендации по разработке листа регистрации изменений:

• Проверка удобства формы – внесите один раз изменения в лист и оцените удобство заполнения
• Наличие необходимых граф – дата, номер изменения, основание, ответственный лицо, содержание изменения
• Количество изменений – определите количество изменений, предусмотренных в листе (3, 5 или 10)
• Ознакомление персонала – все сотрудники должны быть ознакомлены с внесёнными изменениями

Большинство стандартных форм листов регистрации изменений разработаны таким образом, что внесение изменений затруднено. Лаборатория разрабатывает форму самостоятельно с учётом практических задач документооборота.

После внесения всех изменений, предусмотренных в листе, издаётся новая редакция документа. Лист регистрации изменений новой редакции начинается заново.

Система шифрования и колонтитулы

Практическое применение требования e) пункта 8.3.2 включает внедрение системы шифрования документов. Шифр документа разрабатывается лабораторией самостоятельно.

Шифр документа может включать:

• Год разработки или утверждения – обеспечивает идентификацию актуальной версии
• Уровень документа – политика, процедура, инструкция
• Порядковый номер – уникальный идентификатор документа

Пример шифра: РК-01-2026 (руководство по качеству, первый документ, 2026 год).

Практические преимущества использования шифра:

• Упрощение документооборота
• Быстрая идентификация актуальной версии
• Упрощение перекрёстных ссылок между документами
• Исключение использования длинных наименований

Практическое применение колонтитулов включает размещение на каждой странице документа следующей информации:

• Шифр или наименование документа
• Номер страницы
• Общее количество страниц

Наличие колонтитулов обеспечивает идентификацию принадлежности отдельного листа к конкретному документу и предотвращает использование неполных или несогласованных копий.

Защита от устаревших документов

Практическое применение требования f) пункта 8.3.2 включает защиту от непреднамеренного использования устаревших документов.

Практические меры защиты включают:

• Маркировку устаревших документов – обозначения «Отменён», «В архив», «Не действует»
• Обеспечение идентичности записи в руководстве по качеству и на документе
• Определение места хранения отменённых документов
• Изоляцию устаревших документов от действующей документации

Маркировка устаревших документов наносится на титульный лист и каждую страницу документа для обеспечения визуального контроля при использовании.

Практическое применение требования d) пункта 8.3.2 включает управление распространением документов:

• Определение места хранения оригинала документа
• Назначение ответственных лиц за снятие копий
• Определение количества копий – сколько копий изготавливается
• Определение мест расположения копий на рабочих местах
• Обеспечение ознакомления сотрудников с актуальными версиями

Контроль распространения предотвращает использование устаревших или несанкционированных копий документов. Все копии документа подлежат учёту и контролю в соответствии с процедурой управления документами.

Менеджмент лаборатории по ГОСТ ISO/IEC 17025-2019. Интерактивный модуль

Курс ▸ 17 августа 2026 24 ч.

На интерактивном курсе вы глубоко изучите все разделы ГОСТ ISO/IEC 17025-2019: от требований к структуре и персоналу до управления документацией, рисками, внутренними аудитами и представлением результатов. Обучение построено на принципах активного запоминания: вы работаете с учебными карточками, строите схемы процессов, заполняете шаблоны и выполняете задания.

Получите готовые документы: новое Руководство по качеству, процедуры, формы журналов, приказы, примеры расчётов. Особое внимание - управлению несоответствиями, внутренним аудитам, анализу со стороны руководства и обеспечению достоверности результатов.

Курс подходит для менеджеров по качеству, руководителей и специалистов, готовящихся к аккредитации. По окончании - удостоверение о повышении квалификации. Все материалы можно сразу использовать в работе.

Уже скоро Подробнее