Оценка поставщиков. Приобретение услуг и запасов. Процедура

Организация оценивает и выбирает поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. В ИЛ действует балльная система оценки.

Материальные ресурсы приобретаются у предприятий и организаций, имеющих лицензию на право их производства или иные документы, подтверждающие законность их производства и реализации.

Выбор поставщиков включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку потенциального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками. Оценка поставщика проводится с целью установления взаимоотношений ИЛ с поставщиком.

В начале года ИЛ получает от Организации Перечень поставщиков [наименование организации]. Данный перечень является приоритетным для закупок для ИЛ.

При необходимости приобретения запасов и услуг у нового поставщика ЗСП проводят поиск потенциальных поставщиков. Поиск включает следующие действия: проведение конкурсов (тендеров); изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.); посещение ярмарок, выставок; личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные разговоры).

При оценке поставщика учитывают:

• является ли поставщик изготовителем реактивов, стандартных образцов, питательных сред, тест-систем и т.д.;
• опыт работы на рынке;
• наличие рекламаций;
• оперативность работы (сроки поставок);
• гарантийные обязательства;
• опыт работы ИЛ с этим поставщиком в прошлом;
• отзывы других потребителей;
• стоимость;
• наличие необходимого ассортимента;
• прочность и удобство упаковки (тары), вариантность фасовки;
• услуги по доставке;
• наличие сопроводительной документации;
• качество обслуживания.

Все новые поставщики подвергаются анализу данных, что позволяет избежать приобретения некачественных товаров, а также взаимодействия с недобросовестными поставщиками.

Заведующие структурными подразделениями должны предлагать всем поставщикам заполнить Опросный лист поставщика Л-NN-ГГ, для сбора информации для последующей их оценки.

Заведующие структурными подразделениями, ответственные за приобретение запасов и услуг, проводят оценку поставщиков путем выставления баллов согласно критериям оценки поставщиков (Приложение 1), заполняют приложение к опросному листу поставщика. По сумме баллов поставщику присваивается категория: А – отличный поставщик; Б – добросовестный поставщик; В – ненадежный поставщик; Г – недобросовестный поставщик (Приложение 2).

Заведующие структурными подразделениями передают опросные листы поставщиков с приложением руководителю ИЛ.

Закупки проводятся только с поставщиками категории А и Б.

Руководитель ИЛ в конце года предлагает Организации перечень поставщиков, оценённых сотрудниками ИЛ, для включения в Перечень поставщиков.

Дополнительно к процедуре оценки поставщиков руководитель ИЛ совместно с ЗСП и менеджером по качетсву может проводить аудиты критически важных поставщиков.

Аудит поставщика бывает документарный и/или выездной. Документарный аудит – аудит документов, представленных поставщиком в виде оригиналов и копий документов (в электронном или бумажном виде), подтверждающих наличие и функционирование у него системы менеджмента. Выездной аудит – проверка фактического наличия материальных ресурсов, помещений, оборудования, выполнения работ по заявленному месту работы поставщика.

Перед проведением аудита, руководитель ИЛ совместно с ЗСП и менеджером по качеству устанавливает перечень проверяемых документов, процессов, материальных ресурсов, помещений поставщика и определяет требования к ним, о чем сообщает поставщику в письменной форме на бланке организации.

После аудита руководитель ИЛ совместно с ЗСП и менеджером по качеству составляет отчет о проведении аудита поставщика, в котором дает заключение о возможности дальнейшего сотрудничества, предложения по устранению замечаний.