Рассмотрим общие требования, предъявляемые к оформлению актов отбора проб лаборатории.
Прежде всего ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 п. 7.3.3. говорит нам, что записи об отборе образцов должны включать в себя (если применимо):
а) ссылку на примененный метод отбора образцов;
b) дату и время отбора образцов;
c) данные для идентификации и описания образца;
d) идентификацию лица, выполнившего отбор образцов;
e) идентификацию использованного оборудования;
f) условия окружающей среды и транспортировки;
g) схемы или другие эквивалентные способы идентификации места отбора образцов, если это необходимо;
h) отклонения, дополнения или исключения из метода и плана отбора образцов.
По каждому из перечисленных элементов у лабораторий в связи со спецификой их деятельности возникают вопросы, которые часто не сразу находят решение.
Мы сделали подбору наиболее интересных ответов, данных лабораторным сообществом на платформе Линко.
Вопрос 1. Обязательно ли указывать в акте отбора проб ссылку на аттестат аккредитации?
Ответ:
Если вы аккредитованы на отбор проб, то необходимо. Также по сточной воде есть требование об аккредитации лаборатории (ПП РФ от 22 мая 2020 г. № 728, часть 9 Правил).
Вопрос 2.
Может ли акт отбора проб подписать человек, несоответствующий требованиям критериев? После акта есть еще протокол - это не заключительный документ.
Ответ:
Если отбор занесен в область аккредитации или отбор является неотъемлемой частью методики, то требования к персоналу распространяются и на пробоотборщика тоже. За акты и отбор сторонними организациями вы не несете ответственность, а все под ссылкой вашего аттестата - это ваша компетентность.
Вопрос 3.
Если мы выдаем акт отбора проб под уникальным номером записи в реестре аккредитованных лиц, акт не является итоговым документом, существует ли необходимость вносить данные по акту во ФГИС?
Ответ:
Нет, подгружается только итоговый документ.
Вопрос 4.
Отбор проб производят сотрудники лаборатории. Акты не оформляются. Для заказчика оформляются только сводные отчеты. Процедура с заказчиком согласована. Обязательно ли оформлять акты отбора проб?
Ответ:
Каждая проба должна обязательно сопровождаться Актом отбора проб. Есть практика оформления одного Акта для серии отборов проб, но такие процессы должны быть тщательно задокументированы.
Вопрос 5.
Как однозначно идентифицировать метод отбора проб в акте, если это требуется?
Ответ: Если в рамках одной пробы отбираете несколько образцов (емкостей), то надо их пронумеровать, указать на какие показатели отбираете, к НД на отбор приписать либо показатели, либо номер емкости. Также можно уточнить в акте для какой группы показателей (химпоказатели, микробиологические) применяется тот или иной метод.
Научиться правильно вести записи, управлять данными и информацией в лаборатории в соответствии с требованиями ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 вы можете на семинаре «Технические записи, оформление результатов испытаний. Управление данными и информацией в лаборатории»
