Журнал выдачи протоколов

У нас в журнале приема образцов есть графа «Протокол получил». Пишем: представитель Заказчика (ФИО), подпись и дата. Есть недочёт, который мы пока не переделали - более четко прописать, на основании чего мы имеем право ему (представителю) протокол выдать (доверенность, удостоверение, счёт). Пока выдаём на основании копии счета об оплате.

У нас в журнале регистрации протоколов есть графы «Протокол получил» (ФИО, должность) и «дата». Проверяющие ни разу не интересовались на каком основании мы выдали этому лицу. Там подписи ставят и договорные пробы и предприятия, которые обслуживаем. В нашем случае эта графа интересует юристов, если дело передается в суд.