Как организовать процедуру согласования с заказчиком методик испытаний

Подскажите пожалуйста, как у вас организована процедура согласования с заказчиком методик испытаний и т.д. У нас оформляется к каждой заявке тех. задание, как приложение к договору, в котором все указано и подписывается заказчиком и нами ну и печати. Заказчики почти все удаленные, т.к. у нас работы на выезде и заполучить от них вовремя оригинал тех. задания практически невозможно, порой месяцами пытаешься достать, соответственно резервное копирование (мы копируем все документы к протоколу помимо самого протокола) может тормозиться. Как выйти из ситуации? Допустим ли распечатанный скан тех. задания с двух сторон подписанный и заверенный например мной как руководителем.