Скан актуальной версии документа СМ для тиражирования и раздачи сотрудникам

Да. Надо прописать этот вариант в РК, ну и листы или журналы ознакомления соответственно. И актуализировать электронный вариант тоже надо с некоторой периодичностью.

Да, можно и так. Лучше завести ресурс общий, где удалять сотрудники не могут и там лежат всегда актуальные электронные копии.