Электронный архив

Вернуться в раздел: Система менеджмента

Создано: Форум Линко 6 февраля 2020 г. 21:12

6 февраля 2020 г. 21:12

Объясните мне, пожалуйста, ещё раз, что именно необходимо в архиве хранить в электронном виде и как? Вот я сейчас буду проходить ПК за 2-летний период, начиная с октября 2017 года по сегодня. У меня в архиве сейчас находятся все протоколы, акты, заявки, договоры с заказчиками на бумажном носителе за данный период. Мне надо эти все документы из архива хранить в электронном виде? На электронных носителях? В каком виде они должно быть на электронном носителе? В сканированном виде формата pdf? Или в виде Word, подписанном ЭЦП? Сканированный формат pdf тоже должен подписываться ЭЦП? В каком виде храните данные документы и как часто обновляете именно на электронных носителях документы?

Ответить

В новых критериях с 2018 была указана ЭЦП.

Создано: Форум Линко 6 февраля 2020 г. 21:13

Удалить комментарий Отменить

У нас все только на бумаге в архиве. Сканы делаем, но никому об этом не говорим. На диск копируем все документы за год и в сейф - резервное копирование.

Создано: Форум Линко 6 февраля 2020 г. 21:14

Удалить комментарий Отменить

Разъяснения же были ФСА по поводу ЭЦП: если вы ведёте хоть какую-то форму (журнал, реестр, перечень), то должна быть ЭЦП.

Создано: Форум Линко 6 февраля 2020 г. 21:15

Удалить комментарий Отменить

Что касается резервного копирования и архивирования. Это две абсолютно разные процедуры. Резервное копирование должно осуществляться для абсолютно всех записей, которые выполнены лабораторией (все журналы, все формуляры, все все записи). Вы можете сканировать и даже фотографировать, сохранять на жестком диске или на сервере. Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили. Периодичность данного действия пока законом не определена. Частота резервного копирования остается на вашем усмотрении. Главное - прописать в РК. Архив может быть бумажным, а может быть электронным. У меня, например, бумажный, поэтому электронный архив мне сказали можете и не вести. Но, если у вас электронный архив, то все документы с результатами испытаний в форматах, позволяющих внести в этот документ изменения (например, .doc, .xls), должны быть подписаны ЭЦП. Одним словом, как я поняла ЭЦП необходимо подписать только то, куда можно внести изменения. И в первую очередь это результаты испытаний.

Создано: Форум Линко 6 февраля 2020 г. 21:32

Удалить комментарий Отменить

Создано: Алла Артемьева 26 июня 2020 г. 20:48

26 июня 2020 г. 20:48

Удалить сообщение Отменить

"Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили." Уважаемые коллеги, ВСЕ хранящиеся документы в электронном виде должны быть с ЭЦП: приказ от 30 мая 2014 года N 326 "Об утверждении Критериев аккредитации...": п. 14.8, перечисление и) "систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью". Внести изменения в отсканированный файл - легко. Если нет ЭЦП, то только КСЕРОКОПИРОВАТЬ и подшивать. А вести журналы в doc или xls нельзя по тому же основанию.

Ответить

Создано: Форум Линко 20 февраля 2023 г. 15:39

20 февраля 2023 г. 15:39

Удалить сообщение Отменить

Намедни получили разъяснение РА по поводу хранения документов в электронном архиве. Если это не протокол, созданный в ЭДО, то возможно хранение в неизменяемом виде документы word, exel, pdf (у нас это электронные журналы, сканы протоколов, сканы документов СМК). Это к требованию экспертов, что все в эл. архиве должно быть подписано ЭЦП, что я считаю абсурдом. Вот фрагмент разъяснения: "... полагаем, что документ (документы) СМК лаборатории может (могут) включать в правилах систематизации и ведения архива документов описание порядка хранения в процессе деятельности АЛ электронных документов лаборатории, созданных с помощью ПО в защищенном от изменения виде, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи".

Ответить

Создано: Муртаз Чеишвили 21 февраля 2023 г. 14:40

21 февраля 2023 г. 14:40

Удалить сообщение Отменить

В чем "Абсурд"? если журнал у Вас в электронном виде и Вы его подписали ЭЦП, это электронный документ, видно когда и кем создан, так-же как бумажный... а если Вы протокол сделали бумажный в одном экземпляре и отправили его заказчику, копия его в ПДФ...это его копия хоть подписанная, хоть не подписанная ЭЦП, это не оригинал и выдать из архива по запросу хоть заказчика, хоть прокуратуры Вы копию не сможете... это примерно как идете к нотариусу с копией паспорта или свидетельства о рождении без оригинала Вам ни чего не заверят... какая разница...

Ответить

Создано: Форум Линко 30 ноября 2023 г. 18:44

30 ноября 2023 г. 18:44

Удалить сообщение Отменить

Позвольте вопрос. Каким образом установить процедуру архива и резервного копирования, чтоб не было задвоения- хранения одних и тех же документов по обоим процедурам. И при этом чтоб эксперты не смогли поставить несоответствие. Проходили обучение у известного провайдера. Переписали инструкции и снова несоответствие

Ответить

Ценный ответ

Тут не может быть задвоения, архивирование и резервное копирование-это две абсолютно разные процедуры. В архиве храним документы, как правило в бумажном виде (может быть электронный, документы в эл.архиве должны быть подписаны УКП), и в архив сдается все, что предусмотрено номенклатурой дел ИЛ. Резервные копии, как правило создаются в эл.виде, и затем используются для восстановления документов, и перечень документов, подлежащих резервному копированию может быть другой (ИЛ устанавливает сама), как правило, это технические записи и протоколы, акты отбора, документы СМ, периодичность осуществления действий по 2 процедурам разная, журналы тоже разные. Поэтому лучше разделить эти процедуры и путанницы не будет.

Создано: Форум Линко 4 декабря 2023 г. 10:17

Удалить комментарий Отменить

Добавлю: в случаях архивирования документов и записей с резервной копией разумно конкретно по каждой единице решать сохранять копию или нет. Для электронных архивных документов и записей есть смысл сохранить и копию на случай поломки основного носителя. А для бумаги можно копию и удалять. Пожар или потоп менее вероятен обычно, чем отказ серверов, флешек или жёстких дисков...

Создано: Форум Линко 4 декабря 2023 г. 10:18

Удалить комментарий Отменить

Общество с ограниченной ответственностью "Линко", ИНН 7203563403, ERID: 2VtzqvRpnC2

Пожаловаться О рекламодателе Реклама на Линко Скопировать ссылку

Почта Линко

Отправитель: Общество с ограниченной ответственностью "Линко"

Внедрение методик измерений (верификация и валидация)

Семинар 8 ак. ч.

Что такое валидация и чем отличается от верификации.
Что делать, с чего начать.
Конкретные примеры, ответы на вопросы.

16 мая в 9 мск

Подробнее

Установление испытательного срока при переводе. Что важно помнить лабораториям?

Форум ▸

Персонал

Ссылки на полезные материалы по теме, включая инструкцию лаборанта и лист поручений стажера, а также обновленные правила проведения экспертизы профпригодности и особенности трудоустройства в аккредитованную лабораторию.

Новый сервис «Линко Сличи»

Уже доступно

Делаем Вашу жизнь проще

Загрузите ОА и отдыхайте

Поиск программ проверки квалификации и эквивалентных стандартов по области аккредитации

Как это работает?

1. Загружаете на сервис ОА из Конфигуратора.

2. Нажимаете справа на "Поиск программ".

3. Область будет поделена на технические компетенции, будут найдены программы проверки квалификации от провайдеров аккредитованных в ФСА или других системах, а также не аккредитованные.

4. Можно "доискать" программы с помощью ручного поиска из 56 тыс. программ.

5. Доступен поиск эквивалентных стандартов.

6. Полученную область с найденными программами можно скачать в формате для Excel.

К сервису

Курсы и семинары. Весна и лето 2025

Подготовка к подтверждению компетентности

28 - 30 мая 2025 г.

24 ак.ч

Подготовка лаборатории к подтверждению компетентности, аккредитации

Записаться

4 - 6 июня 2025 г.

24 ак.ч

Риски и возможности в лаборатории

Записаться

Оценка неопределенности результатов измерений и отбора проб в испытательной лаборатории

9 июня 8:00 мск

8 ак.ч

Оценка неопределенности результатов измерений и отбора проб в испытательной лаборатории

Записаться

Оценка неопределенности результатов измерений в испытательной лаборатории

9 июня 8:00 мск

5 ак.ч

Оценка неопределенности результатов измерений в испытательной лаборатории

Записаться

Оценивание неопределенности измерений с учетом неопределенности пробоотбора

9 июня 13:00 мск

3 ак.ч

Оценивание неопределенности измерений с учетом неопределенности пробоотбора

Записаться

Менеджмент лаборатории по ГОСТ 17025. Интерактивный модуль

с 9 июня

24 ак.ч

Менеджмент лаборатории по ГОСТ 17025. Интерактивный модуль

Записаться

25 - 27 июня 2025 г.

24 ак.ч

Аудит в испытательной лаборатории

Записаться

При обучении на курсах Вы получите
удостоверение о ПК

Удостоверение о повышении квалификации является государственным документом, имеет юридическую силу и подтверждает факт успешного обучения по выбранной программе.

Лицензия № Л035-01215-72/00958262 подтверждает право вести образовательную деятельность.

Отправить заявку очень просто: сделайте это в один клик с платформы или напишите на почту: info@linco.spb.ru

Все курсы и семинары

Использование просроченных реактивов в лаборатории. Когда это допустимо?

15 апреля 2025 Линко

Разберемся с положениями и рекомендациями нормативных документов, позволяющих проверить качество реактива и подтвердить его пригодность для использования в анализах.

Познакомиться со статьей

События серии «Весенняя капель»

Примите участие во всех встречах весеннего цикла.

Новая политика ФСА. Области технической компетенции

Свободно

28 апреля

1 ак.ч

Новая политика ФСА. Области технической компетенции

Записаться

ГОСТ 17025: управление данными и информацией

Свободно

23 мая

1 ак.ч

Записаться

Беспристрастность и конфиденциальность

Практикум

12 мая

6 ак.ч

Записаться

Требования к структуре

Практикум

26 мая

6 ак.ч

Записаться

Интерактивный модуль «Процессный подход в лаборатории» возвращается

Уже доступно Интерактив и семинар

Успейте записаться первыми на новый семинар-практикум от Линко

Интерактивные карточки

Помогут лучше осовоить материал и интересно провести время.

Семинар-практикум

Строим подробнейшую схему всего процесса "Управление документами и записями".

Перейти к модулю

Актуальные темы

Росаккредитация распространила перевод Политики ILAC по МСИ для лабораторий

Форум ▸

Нормативные документы

Добавили ссылки на полезные материалы и запись вебинара, а также важное обновление в Политике и изложение основных изменений в новой версии, назначение и цели.

Лаборатории СОУТ получили обновленные указания для контроля физфакторов

Форум ▸

Нормативные документы

Мы подкрепили тему ссылками на методики, добавили полезные материалы и запись вебинара, основные положения и области применения.

Открытая разработка документов - 2025

Новая версия РК вышла в марте

Пример Только для ОРД-Эксперт

Проект поможет в разработке своего руководства. Элитный документ, проверенный и усиленный в юридических вопросах. Более объективный продукт нового поколения. Новая СМ от Линко, не имеющая аналогов.

Подробнее об ОРД-25 и ОРД-Эксперт

Линко Практикум

22 тематических занятия

Могут принять участие 2‑10 сотрудников Вашей лаборатории или можете участвовать сами.

Небольшая лекция

2 ак. часа

Практикум

4 - 6 ак. часа

Интерактивный модуль

1 ак. час

Примеры документов

7 дней доступа

Небольшая лекция позволит вспомнить материал или получить новые знания. Работайте в группе с преподавателем в формате практики, чтобы закрепить теоретический материал и лучше понять его применение в реальных ситуациях.

Выберите любую тему для участия

Выбрать Практикум

Особенности, связанные с указанием единиц измерения в протоколах испытаний

Указываем единицы измерения в протоколах испытаний правильно

4 апреля 2025 Линко

Указание несистемных единиц, результатов в единицах величин, отличных от зафиксированных в ОА, наименование отчета в зависимости от сферы деятельности.

Познакомиться со статьей

Новые нормативы и стандарты

Вводятся новые стандарты для лабораторий транспортных средств

Форум ▸

Новости Линко

Мы подкрепили тему ссылками на стандарты, добавили полезные материалы и запись вебинара, а также привели области применения и даты введения стандартов.

Новая редакция ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2025 с требованиями к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента

ГОСТ 17021-1-2025 может быть использован в качестве источника критериев для аккредитации

Форум ▸

Новости Линко

Ссылки на полезные материалы по теме и запись бесплатного вебинара, а также область применения и содержание стандарта, который может быть использован в качестве документа, содержащего критерии для аккредитации, экспертной оценки или для других процессов аудита.

Чат. Линко Форум. Лаборатории

Жизненно важно Счастье

Наш Телеграм чат для Лабораторий. Тысячи специалистов общаются вместе, задают вопросы и получают ответы. Множество рубрик, материалов, документов и ценных ссылок. Богатый источник данных. Этот инструмент подойдет Вам.

Присоединиться

Программа

Уже доступно

Автоматизированный журнал учета реактивов. Тестовый доступ к демоверсии программы.

Открыть

Общество с ограниченной ответственностью
"Браво Софт" ИНН 5262147360 Реклама
ERID 2VtzqwyNaop

Весенние семинарские дни

Онлайн

11 встреч Уже идут

9,91 балла
Учебный центр Линко получил 717 оценок и отзывов за год

Актуальные вопросы по ГОСТ ISO/IEC 17025-2019

Процессный подход
опять в лаборатории

Практикум с 7 апреля

2 ак.ч

Записаться

Новая политика ФСА. Области технической компетенции

Бесплатно 28 апреля

1 ак.ч

Записаться

Верификация и валидация методик

Семинар 16 мая

8 ак.ч

Записаться

Первые Практикумы

ГОСТ ISO/IEC 17025-2019