Цикл системы менеджмента лаборатории. Цикл Деминга - Шухарта

Пример цикла
Что такое PDCA?
Цикл PDCA по ИСО 9001
Планирование (Plan)
Выполнение (Do)
Проверка (Check)
Действие (Act)

В этой статье мы рассмотрим цикл непрерывного улучшения системы менеджмента или Цикла Деминга, подробно остановимся на каждом этапе цикла.

Пример цикла

Для начала приведем пример, с которым Вы можете легко столкнуться на практике в своей работе.

Представьте, что в Вашей лаборатории участились случаи, когда срок годности реактивов истекает раньше, чем Вы успели их использовать, а некоторых реактивов не хватает для выполнения работ, и постоянно возникает необходимость аварийных закупок и временных приостановок или задержек исследований. Этот вопрос не может не беспокоить все уровни персонала в лаборатории, а также Ваших заказчиков, которые получают результаты исследований с задержкой или вообще не могут заказать услуги у Вас. Заказчикам приходится обращаться в другие лаборатории, что приводит к потере доверия к Вам, репутации и постоянных клиентов.

Вы погружаетесь в этот вопрос и, изучая его, понимаете, что в ходе планирования закупок в заявку закладываются объемы реактивов, которые определяются субъективно испытателями для своих исследований. При этом каждый из испытателей старается подстраховаться и заказать больше, чем может потребоваться до следующей заявки. Во многих случаях у персонала не остается времени, чтобы основательно подумать над полной номенклатурой необходимых реактивов, так как это сопровождается необходимостью полноценной инвентаризации, на которую может не хватать времени. В таком случае могут быть упущены некоторые позиции. Например, в настоящий момент времени реактивов достаточно, но срок годности их подходит к концу до следующей заявки. Это приведет к отсутствию реактивов через некоторое время до очередной закупки.

Понимая это, Вы принимаете решение о консолидации и точном расчете потребности в реактивах для лаборатории, систематизируете учет и больше не собираете потребность у испытателей. При этом организуете регулярный контроль остатков. В результате Вы видите скорость расхода реактивов и поддерживаете неснижаемый запас, постоянно пополняя его до необходимых пределов, учитывая сроки годности реактивов.

Результат: через некоторое время у Вас отпала потребность в аварийных заявках, сроки годности реактивов не истекают до момента их использования и всех реактивов хватает для всей области деятельности. Ваша проблема была решена.

То, что Вы сделали, называется циклом PDCA, который ориентирован на улучшение качества оказываемых услуг.

Вернуться к содержанию

Plan-Do-Check-Act (планируй-выполняй-проверяй-действуй) или «Цикл Деминга» это простой алгоритм повторяющихся действий, направленный на постоянное улучшение качества процессов, услуг.

Справедливости ради следует сказать, что еще в 1939 году инженер Уолтер Шухарт описал три стадии управления качеством: запланировать – сделать – проверить. И предложил повторять их циклами, чтобы улучшить процессы на производстве.

Потом экономист Уильям Деминг использовал идеи Шухарта, сформулировал цикл из четырёх шагов «планируй – делай – проверяй – действуй» и применил его на японском производстве. Позже он ввёл модификацию цикла, и PDCA стал называться PDSA.

В 1950-х Деминг читал лекции в Японии, рассказывал про цикл Шухарта. Японцы стали называть его циклом Деминга, по имени рассказчика. Так название и прижилось.

Текущая версия стандарта ISO 9001 основывается на цикле PDCA – его мы и рассмотрим.

Вернуться к содержанию

Цикл включает в себя определение проблемы, ее анализ, разработку гипотезы о ее причинах на этапе Планирования (Plan). Тестирование потенциального пути решения проблемы в определенном масштабе и сбор результатов этой работы на этапе Выполнение (Do). Проверку (Check) или изучение результата, оценку эффективности и вывод о правильности гипотезы – пути решения проблемы. Если решение было успешным, следует его внедрение или в ином случае изменение или отказ на этапе Действие (Act).

Цикл PDCA по ИСО 9001 можно кратко описать так:

• планируй – разработка целей системы менеджмента и ее процессов, а также определение ресурсов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями и политикой, определение и рассмотрение рисков и возможностей;
• делай – выполнение того, что было запланировано;
• проверяй – мониторинг, (там, где это применимо) оценивание процессов, услуг в сравнении с целями, требованиями и запланированными действиями и сообщение о результатах;
• действуй – принятие мер по улучшению результатов деятельности в той степени, насколько это необходимо.

Так как цикл PDCA не имеет завершения, действия должны повторяться снова и снова для того, чтобы осуществлялось постоянное улучшение процессов, системы. Все процессы системы менеджмента лаборатории могут развиваться в рамках этого цикла. Система менеджмента, вся в целом, может также развиваться по данному циклу. Сегодняшние требования к лаборатории поддерживают его выполнение. Цикл PDCA помогает решать проблемы и внедрять их решения последовательно и методично. Четыре этапа цикла позволяют добиться максимально качественного результата.

Цикл Деминга может помочь усовершенствовать любой процесс через разбиение его на более мелкие этапы. Инструмент особенно эффективен для поиска оптимального пути расходования ресурсов, а также с точки зрения тестирования мер по улучшению процессов на небольших пилотных проектах перед внедрением их в основную сферу деятельности. Данная модель прививает стремление к постоянному совершенствованию, т. е. улучшению. Однако реализация цикла может происходить довольно медленно, поэтому данный инструмент не может считаться подходящим для решения неотложной ситуации.

Рассмотрим этапы цикла подробно.

Вернуться к содержанию

Как ранее говорили, цикл применим для улучшений процессов, однако он подразумевает и работу с рисками и возможностями, работу с целями в области качества.

Прежде всего, необходимо определить имеющуюся проблему (риск) или возможность, которой Вы хотите воспользоваться. Здесь на помощь приходит реализация таких процедур как действия, связанные с рисками и возможностями; улучшения. Для планирования учитываются мероприятия по улучшениям и минимизации рисков.

При планировании стоит заранее позаботиться об описании ожидаемых результатов от выполняемых мероприятий, установить цели и показатели. Если Вы достигните этих целей, то сможете принять меры по улучшению своей деятельности. В противном случае после оценки результатов Вы вернётесь к планированию, где сможете выдвинуть новую гипотезу для решения проблем (рисков) и новых вариантов улучшения процессов и разработать новые мероприятия.

Вы можете запланировать выполнение отдельных циклов работы по реализации таких мероприятий по каждому процессу в разное время и в разных структурах лаборатории. Также можно обозначить конкретную область лаборатории, где Вы сможете провести такой эксперимент по улучшению. При этом выполнение мероприятий в случае неудачи (то есть недостижения целевых показателей) можно свернуть и не распространять на всю лабораторию, что позволяет не менять стабильную структуру системы менеджмента и процедуры во всей лаборатории до того, как Вы окончательно не опробуете нововведения, которые между тем можно регламентировать отдельно в рамках планирования мероприятий в ходе тех или иных процедур (Управление рисками и возможностями, улучшения).

Вернуться к содержанию

После определения потенциального решения начинается его тестирование, например на небольшой группе или в одной структуре лаборатории. Впрочем, Вы вольны самостоятельно выбирать масштабы проекта. Это даст Вам возможность понять, позволяют ли предложенные изменения добиться желаемого результата. Если нет, то они, как минимум, не нанесут масштабных потерь.

По мере реализации мероприятий Вам необходимо будет собирать данные, чтобы понять, сработали ли изменения или нет. Если сбор данных по какой-либо причине невозможен или результат является качественным и однозначным, то это можно будет установить в ходе следующего этапа – оценки или проверки.

Надо запомнить, что цикл Деминга – цикл непрерывных улучшений – вкладывает определенный смысл в этот этап. «Выполнение» в данном случае означает «Проверку». Это слово не следует понимать как «полную реализацию», поскольку это произойдет лишь на этапе «Действия».

Вернуться к содержанию

На этапе «Проверка» происходит анализ результатов реализации мероприятий путем сравнения их с ожиданиями, которые определили на этапе «Планирование». Проверка может быть проведена как в виде специального сбора данных и их специального анализа, так и в ходе специально запланированного аудита, в том числе периодического в ходе проверки всей лаборатории. Результаты выполнения мероприятий можно включить в оценку эффективности системы менеджмента. Все это зависит от того, как будут реализованы соответствующие процедуры в лаборатории.

Если результаты не совпали с ожиданиями, необходимо вернуться к этапу «Планирование». Если же все сработало как надо, стоит перейти к этапу «Действие».

Теоретически можно пробовать сразу несколько изменений и неоднократно повторить выполнение этапов «Планирование» и «Выполнение». Перейти к этапу «Действие» стоит только тогда, когда результаты удовлетворительны.

Вернуться к содержанию

На этом этапе реализуется выбранное решение по улучшению, и усовершенствованный процесс или услуга могут стать новой отправной точкой, с которой Вы начнете очередной цикл PDCA, нацеленный на то, чтобы сделать процесс или услугу еще лучше.