Организация сотрудников для видеоконференции в рамках удаленной оценки лаборатории

Мы посмотрели наш вебинар по теме «Как подготовиться к ВКС: ключевые шаги подготовки» и решили еще раз вам рассказать, о чем там говорилось.

Рассмотрим требования к количеству сотрудников лаборатории, принимающих участие в видеоконференцсвязи (ВКС), и их идентификации.

Важно заранее определить количество участников видеоконференции (ВКС). Желательно, чтобы их было 2-3 человека, но это число может варьироваться в зависимости от масштаба лаборатории. В состав команды обычно входят менеджер по качеству, оператор видеосъемки и резервный специалист.

Обязанности каждого участника должны быть четко определены. Это поможет избежать путаницы и дублирования усилий.

При подготовке к ВКС необходимо внимательно изучить требования экспертов, поскольку они могут незначительно отличаться. В случае возникновения вопросов, следует обращаться к экспертам за разъяснениями.

В качестве примера рассмотрим случай, когда лаборатория с 50 сотрудниками отправила запросы на участие в ВКС всем своим работникам. Это привело к путанице и необходимости уточнения списка участников у экспертов. В итоге из большой группы сотрудников были выделены 4 основных участника и 1 резервный.

Успешное проведение процедуры идентификации сотрудников в рамках видеоконференции требует тщательной предварительной подготовки.

В ходе процедуры сотрудники должны иметь возможность быстро и без проблем предоставить необходимые документы. Следует учесть возможные нюансы, которые могут возникнуть, например, при использовании заламинированных паспортов. Использование таких документов может привести к возникновению бликов, что затрудняет их идентификацию.

Поэтому крайне важно заранее подготовить сотрудников, проинструктировав их о необходимых документах и порядке их предъявления. Для обеспечения плавного процесса рекомендуется назначить ответственных лиц – руководителей лаборатории или менеджеров по качеству. Их задача – контролировать процесс идентификации и помогать сотрудникам в случае возникновения трудностей.

Примером грамотной организации процедуры идентификации может служить опыт одной из лабораторий, где отдел кадров подготовил для каждого сотрудника папку с документами. В ходе видеоконференции менеджер по качеству демонстрировал документы эксперту, что значительно ускорило процесс и позволило идентифицировать всех сотрудников в кратчайшие сроки.

Напротив, отсутствие должной подготовки может привести к задержкам и проблемам. Если сотрудники не готовы предоставить документы своевременно, это вызовет нервозность и недовольство как со стороны сотрудников лаборатории, так и экспертов.

Таким образом, предварительная подготовка является ключевым фактором успешного проведения процедуры идентификации сотрудников.

Посмотреть запись трансляции вебинара «Как подготовиться к ВКС: ключевые шаги подготовки» можно бесплатно, записавшись на занятие здесь.

Далее рассмотрим выбор устройства для проведения ВКС, проверку технической готовности и сохранность учетных данных – статья «Подготовка к видеоконференции (ВКС) в рамках удаленной оценки лаборатории. Проверка технической готовности, выбор устройства».