Мы посмотрели наш вебинар по теме «Как подготовиться к ВКС: ключевые шаги подготовки» и решили еще раз вам рассказать, о чем там говорилось.

Разберем выбор устройства для проведения ВКС, проверку технической готовности и сохранность учетных данных.

Следующий за изучением нормативной базы и подготовкой сотрудников важный момент – выбор устройств для подключения к видеоконференции. Обычно это стационарный компьютер руководителя или менеджера по качеству, а также мобильные телефоны для демонстрации оборудования и проведения онлайн-экспериментов.

Важно заранее установить программное обеспечение для видеоконференций на все устройства и ознакомиться с его функционалом. Это позволит избежать технических трудностей во время конференции, связанных с управлением камерой, микрофоном и другими функциями.

В ходе инспекции лаборатории возникает вопрос демонстрации помещений хранения реактивов, которые порой располагаются в труднодоступных местах без надлежащей связи.

Для решения этой проблемы предлагается два варианта:

Первый вариант: создание видеозаписи помещения с подробным обзором всех полок и уголков, с указанием номера помещения. Видеозапись затем загружается в облачное хранилище для последующего ознакомления экспертами.

Второй вариант: фотографирование помещения, при условии, что количество реактивов, образцов и оборудования ограничено.

При невозможности реализации обоих вариантов, необходимо обратиться к экспертам для поиска альтернативного решения.

В сложившейся ситуации специалисты, как правило, проявляют понимание и идут навстречу. Однако, чтобы предотвратить подобные технические неполадки, мы рекомендуем проводить тестирование системы «TrueConf» во всех помещениях.

В 2020 году уже был аналогичный случай. Тогда требования к проведению видеоконференций были более строгими: не допускалось отключение камеры, а выход из конференции или отключение камеры квалифицировался экспертами как преднамеренный разрыв связи и фиксировался в актах экспертизы. Это создавало определенные трудности. В тот момент лаборатория проходила проверку, и сотрудники снимали видео в помещении хранения реактивов, благодаря чему случай стал известен. Тогда на видео попал их системный администратор, который с катушкой кабеля и с роутером бегал за ними и обеспечивал связь. Тогда действительно ни одного обрыва связи не произошло. Так была обеспечена бесперебойная съемка.

В ходе проведения удалённых оценок следует уделить особое внимание проверке технической готовности.

1)Важно убедиться в бесперебойной работе интернет-соединения во всех помещениях, где планируется проведение оценки. Для этого рекомендуется провести предварительное тестирование связи и, при необходимости, скорректировать подключение к соответствующим серверам Федеральной службы по аккредитации.

2)Необходимо также проверить работоспособность камеры и микрофона на стационарных компьютерах и мобильных устройствах. В случае использования ноутбука следует убедиться в корректной работе всех его функций, включая камеру, динамики и микрофон.

3)Рекомендуется заранее ознакомиться с инструкцией по подключению и настройке оборудования, а также потренироваться в переключении между камерами и микрофонами на мобильном телефоне. Это поможет избежать технических проблем во время проведения оценки.

4)Сотрудникам следует быть внимательными к включению/выключению камеры и микрофона, чтобы предотвратить непреднамеренные публикации личной информации. Следует всегда помнить о том, что камеры и микрофоны устройств могут быть включены непреднамеренно. Поэтому, если вы не уверены в их отключении, лучше оставить устройство в отдельном помещении и вести обсуждение в другом месте.

5)Также необходимо позаботиться о работоспособности мобильных устройств. Убедитесь, что телефоны имеют достаточный заряд аккумулятора или обеспечьте наличие внешних аккумуляторов или запасных телефонов. В случае многочисленного состава участников рекомендуется, чтобы у каждого сотрудника был телефон с полной зарядкой для обеспечения непрерывности связи.

6)Перед проведением онлайн мероприятий необходимо тщательно проверить работоспособность камер на стационарных компьютерах. Программное обеспечение может иметь специфические алгоритмы сжатия видео, которые могут повлиять на качество изображения. Поэтому важно протестировать камеру заранее на компьютере, который будет использоваться для проведения мероприятия.

Следование этим рекомендациям поможет минимизировать риски и обеспечить бесперебойную работу в удаленном формате.

В целях обеспечения бесперебойной работы видеоконференции крайне важно заранее позаботиться о сохранности учетных данных – логинов и паролей. Необходимо сохранить эту информацию в надежном месте, например, на рабочем столе компьютера, сделать печатные копии и разослать их участникам по электронной почте. Восстановление доступа к аккаунту может занять значительное время и требует обращения в Службу технической поддержки, что может привести к задержкам начала конференции.

Посмотреть запись трансляции вебинара «Как подготовиться к ВКС: ключевые шаги подготовки» можно бесплатно, записавшись на занятие здесь.

Далее рассмотрим основные моменты, связанные с работой в облачном хранилище во время ВКС – статья «Подготовка к видеоконференции (ВКС) в рамках удаленной оценки лаборатории. Облачное хранилище».