Мы посмотрели наш вебинар по теме «Как подготовиться к ВКС: ключевые шаги подготовки» и решили еще раз вам рассказать, о чем там говорилось.

Разберем основные моменты, связанные с работой в облачном хранилище во время ВКС.

Технологии облачных хранилищ играют важную роль в организации видеоконференций и взаимодействия с экспертами в рамках государственных услуг.

В системе предусмотрено три типа ссылок на облачное хранилище:

• ссылка для эксперта по аккредитации (предоставляет возможность создания папок, перемещения и переименования файлов);
• ссылка для загрузки файлов заявителя (позволяет загружать файлы, но не просматривать их);
• ссылка для просмотра файлов заявителя (появилась недавно и позволяет просматривать загруженные файлы).

Важно отметить, что облачные хранилища могут иметь сбои в работе. Поэтому рекомендуется запрашивать у эксперта ссылку для просмотра файлов, чтобы избежать дублирования документов и контролировать процесс загрузки.

При подготовке к удаленной оценке (пункт 5 методических рекомендаций) необходимо внимательно изучить требования эксперта к предоставляемым документам. В случае отсутствия ясности, рекомендуется связаться с экспертом для уточнения требований. Требования могут отличаться у разных экспертов. Например, некоторые могут требовать сканирование журналов.

При работе с журналами могут возникнуть различные требования к сканированию.

Некоторые эксперты запрашивают полное сканирование журнала, другие - только отдельных страниц (титульный лист, середина, последний лист), а третьи требуют дополнительные элементы, такие как подписи. Важно уточнить требования к сканированию, особенно для журналов прошнурованных, пронумерованных и скрепленных печатью.

В случае запроса документов за определенный период (например, последние два года), необходимо также выяснить требования к порядковым номерам и формату документов. Обычно формат PDF является предпочтительным, но эксперты могут запросить дополнительные файлы в формате Word для хранения в облачном хранилище.

Правила формирования порядковых номеров документов изложены в Приложении № 3 Руководства по проведению удалённой оценки.

Архивирование документов вызывает вопрос: архивировать или не архивировать. Казалось бы, что для аккредитованного лица это проще: создать папки с документами на компьютере, заархивировать и отправить. Но есть нюанс. Во-первых, архивы нельзя открыть непосредственно в облачном хранилище. Во-вторых, при скачивании архивов может произойти сбой кодировки, что приводит к нечитаемости документов.

В этом случае идентификация документов и сотрудников становится сложной задачей, требующей ручного переименования каждого файла.

Разумеется, каждый может сказать, что это проблема экспертов, а не наша. Однако важно помнить о взаимном уважении. Эксперт в определенные моменты может заявить, что не получал от нас никаких документов.

Призываем к взаимному уважению и строгому соблюдению требований экспертов, что упростит процесс проверок. Если эксперт не требует архивирования документов, то мы их не архивируем, а загружаем в облачное хранилище.

При работе с облачным хранилищем не стоит торопиться. Особенно во время видеоконференции, когда идет онлайн-общение с экспертами. Лучше отметить запрос эксперта и спокойно отсканировать документы позже, когда появится свободное время. Целесообразно договориться о загрузке указанных документов позднее, после завершения ВКС. Это позволит нам тщательно ознакомиться с записями и определить необходимый объем информации для последующей передачи в облачное хранилище. Не стоит бросать все и бежать сканировать бумаги.

Обратим внимание на строгие требования к файлам: формат исключительно PDF, ограничение размера файла – не более 50 мегабайт. В случае превышения допустимого размера необходимо применить сжатие или разделить файл на несколько меньших по объему.

Также следует обратить внимание на пункт 3 Приложения № 3 Руководства по проведению удалённой оценки, в котором эксперт ссылается на нумерацию папок.

Должно быть четкое понимание структуры папок и принципов их заполнения:

• папка "Деятельность" содержит все необходимые документы, связанные с деятельностью организации;
• папка "Уставные документы" – уставные документы организации;
• папка "Документы системы менеджмента" – руководство по качеству, документированные процедуры и документы, подтверждающие выполнение требований системы менеджмента.

В неё входят графики, программы, отчёты, чек-листы, а также материалы, отражающие деятельность руководства, такие как протоколы собраний и корректирующие действия. Кроме того, хранятся журналы регистрации, документы, связанные с рисками и возможностями, включая паспорта и реестры рисков. Также предусмотрены журналы для фиксации претензий и жалоб.

При заполнении папок необходимо соблюдать определённую нумерацию, чтобы обеспечить чёткую классификацию документов. Например, все документы, начинающиеся с цифры "1", относятся к корневой папке "Деятельность". Это важно для того, чтобы эксперты, запрашивающие различные документы в рамках ВКС, могли быстро и точно определить местонахождение нужных им материалов.

В случае возникновения вопросов по структуре хранения документов, рекомендуется обратиться к ответственному лицу.

Система документирования и видеофиксации играет важную роль в обеспечении прозрачности и подтверждении компетентности сотрудников лаборатории.

Эксперты могут запрашивать доступ к документам, которые хранятся в различных папках, таких как архив или папка лабораторного контроля. Система позволяет отслеживать перемещение документов и предоставлять экспертам полную информацию о наличии и местонахождении необходимых материалов.

Существует полезный совет, которым, вероятно, уже пользуются многие: для отслеживания предоставленных документов создайте на компьютере папки по Приложению 3 или по той системе, которую предложил эксперт. Постепенно перегружайте документы из этих папок в облачное хранилище. После загрузки поставьте отметку о том, что документы загружены.

Во время онлайн-совещания с экспертами, если они запрашивают дополнительные документы, создайте в соответствующей папке подпапку для них.

Необходимо тщательно фиксировать все требования эксперта. В этом случае вы должны обеспечить своевременную передачу всех запрошенных документов в полном объеме. Не следует полагать, что эксперт может забыть о чем-либо – все заявления и просьбы также регистрируются.

Не менее важно проверять документы перед их демонстрацией или загрузкой в облачное хранилище. Учтите, что после загрузки удалить документы будет невозможно ни для вас, ни для экспертов. Это один из главных преимуществ ВКС: возможность предварительного просмотра и исправления всех несоответствий, гарантируя предоставление эксперту точных и достоверных данных. Таким образом, лаборатория контролирует этот аспект взаимодействия в ходе видеоконференций.

Посмотреть запись трансляции вебинара «Как подготовиться к ВКС: ключевые шаги подготовки» можно бесплатно, записавшись на занятие здесь.

Далее рассмотрим выполнение контрольных заданий во время ВКС с экспертами – статья «Подготовка к видеоконференции (ВКС) в рамках удаленной оценки лаборатории. Контрольное задание».