Управление конфликтами интересов в лаборатории

Что такое конфликт интересов?
Процедура управления конфликтами интересов
Обязанности сотрудников
Как происходит раскрытие конфликтов интересов
Учет конфликтов интересов
Порядок разрешения конфликтов интересов
Порядок декларирования конфликтов интересов и их оценки

Что такое конфликт интересов?

Конфликт интересов возникает, когда частные интересы сотрудников или их близких родственников, (или партнеров) конкурируют с интересами организации (далее - Лаборатории). Выполняя же свои обязанности, сотрудники всегда должны действовать в интересах организации и не должны преследовать личные интересы.

Конфликты интересов могут:

• наносить ущерб беспристрастности;
• наносить ущерб лояльности сотрудника по отношению к лаборатории;
• отрицательно сказываться на принимаемых решениях сотрудника;
• приводить к тому, что ресурсы лаборатории будут использоваться для удовлетворения личных интересов сотрудника.

Даже если конфликт интересов не влияет на принимаемые сотрудником решения, это ставит под сомнение беспристрастность проведения работ по испытаниям (измерениям). Однако, следует признать право сотрудников на любую персональную, социальную, финансовую, деловую и иную активность в рамках закона.

Вернуться к содержанию

Процедура управления конфликтами интересов позволяет:

• определить порядок учета, раскрытия, выявления, разрешения и предотвращения конфликтов интересов в лаборатории;
• определить политику и нормы поведения сотрудников, которые позволят не допускать конфликтов интересов и избегать их;
• определить права и обязанности сотрудников лаборатории.

При построении процедуры управления конфликтами интересов определимся, из каких блоков она будет состоять:

1. Цели и общие положения;
2. Обязанности и права сотрудников лаборатории;
3. Политика ограничений и запретов;
4. Порядок раскрытия конфликтов интересов;
5. Меры по разрешению конфликтов интересов;
6. Порядок выявления и учета конфликтов интересов в лаборатории.

Сотрудники лаборатории должны избегать конфликтов интересов и их видимости. В тех случаях, когда это сделать невозможно, сотрудники лаборатории должны:

1. Сообщить руководителю лаборатории о конфликте интересов.
2. Воздержаться от решений и действий, на которые мог бы повлиять конфликт интересов.

Сотрудники лаборатории должны незамедлительно сообщать, если им стало известно о наличии конфликта интересов. Распределение функциональных обязанностей в лаборатории должно осуществляться в соответствии с требованиями процедуры. При рассмотрении случаев возникновения конфликтов интересов лаборатория должна гарантировать, что конфиденциальность сотрудников и лиц, в отношении которых распространяется случай возникновения конфликта интересов будет сохранена.

Сотрудники лаборатории должны периодически подтверждать соответствие требованиям процедуры управления конфликтами интересов.

Вернуться к содержанию

Трудовым договором и должностной инструкцией может быть явно предусмотрено соблюдение сотрудником процедуры "Управление конфликтами интересов". В рамках своей деятельности сотрудники лаборатории должны руководствоваться следующими принципами:

• Избегать ситуаций, в которых их личные интересы и интересы их близких родственников входят в конфликт с интересами организации.
• Не участвовать и не влиять на принятие любого решения в деятельности лаборатории, если их личные интересы вступают или могут вступать в конфликт с интересами организации.
• Руководствоваться исключительно интересами организации при принятии решений в вопросах ее деятельности.
• Нести личную ответственность за своевременное выявление, раскрытие и декларирование своих личных интересов и интересов близких родственников, которые вступают в конфликт с интересами организации.
• Избегать любой видимости конфликта интересов и следить за тем, чтобы частные интересы, влияющие на беспристрастность сотрудника, были исключены при принятии решений.

Определим ограничения и запреты, которые необходимо установить с целью минимизации рисков, связанных с конфликтами интересов. Сотрудникам лаборатории запрещается:

• Конкурировать с организацией в деятельности, связанной с оказанием лабораторных услуг.
• Использовать любую информацию, полученную в ходе осуществления деятельности лаборатории, для личной выгоды или для выгоды третьих лиц, передавать третьим лицам информацию, доступ к которой ограничен.
• Заниматься любой деятельностью (коммерческой, хозяйственной), которая не является частью работы в организации и препятствует исполнению сотрудником лаборатории своих должностных обязанностей или вступает в конфликт с ними, а также если она приводит к использованию ресурсов организации.
• Принимать подарки или вознаграждения от контрагентов (заказчиков) организации в рамках установленной стоимости.
• Инвестировать средства или осуществлять вклады средств в компании, являющиеся заказчиками лаборатории.
• Трудоустраиваться в компании, которые являются конкурентами или заказчиками лаборатории, по совместительству.

Вернуться к содержанию

Сотрудники лаборатории должны своевременно и полностью раскрывать информацию о своих личных интересах или интересах своих близких родственников, которые приводят к конфликту интересов или создают видимость конфликта интересов. Данная информация должна доводиться до руководителя лаборатории, руководителя юридического лица.

Под своевременным раскрытием информации подразумевается раскрытие информации в течение дня с момента, как сотрудник узнает о факте, который приводит к появлению конфликта интересов.

Для этих целей сотрудник лаборатории должен сообщать об этом в установленном порядке при:

• Трудоустройстве в лабораторию.
• При назначении на другую должность или изменении функциональных обязанностей.
• При возникновении конфликтов интересов или их видимости.
• В плановом порядке, определенном процедурой при заполнении Декларации о раскрытии и оценке конфликтов интересов сотрудников.

В лаборатории можно установить форму обращения, информирования о возникновении конфликтов интересов, по которой сотрудник может сформировать обращение к руководителю, либо определить, что данная информация доводится до руководителя в письменном виде в свободной форме.

В процедуре необходимо определить, что при трудоустройстве или назначении на новую должность кандидаты должны заполнить Декларацию о раскрытии и оценке Конфликтов интересов сотрудников. Это позволит провести оценку наличия факта конфликтов интересов и поможет предотвратить возможные конфликты интересов. Также можно считать намеренное нераскрытие или задержку, неполное раскрытие конфликта интересов нарушением обязанностей сотрудника в отношении организации.

Вернуться к содержанию

В случае выявления конфликтов интересов или их видимости необходимо организовать мероприятия по их разрешению. Случаи выявления конфликтов интересов необходимо документировать и хранить в систематизированном виде. Для этого следует предусмотреть ведение Дела. В Деле целесообразно хранить следующие документы:

• Декларации о раскрытии и оценке Конфликтов интересов сотрудников.
• Заполненные формы обращения, информирования (или выявления) о возникновении конфликтов интересов (заявления или служебные записки), с комплектом документов и всеми материалами, связанными с раскрытием и рассмотрением случаев возникновения конфликта интересов.
• Решения по итогам рассмотрения и разрешение конфликтов интересов.

Вернуться к содержанию

Разрешение конфликтов интересов должно учитывать интересы организации и сотрудников. В рассмотрении конфликта интересов должны участвовать руководитель лаборатории, руководитель юридического лица или уполномоченный им сотрудник. Изучение информации о конфликте интересов должно осуществляться тщательно. В ходе изучения должен быть проведен анализ рисков. С учетом оценки рисков необходимо выбрать наилучший вариант решения конфликта интересов. Система учета рисков лаборатории может предусматривать некоторые заранее определенные мероприятия по снижению или разрешению рисков (с примером процедуры можно ознакомиться на странице "Управление рисками").

По итогам рассмотрения конфликтов интересов может быть принято решение о том, что ситуация не является конфликтом интересов и не требует мероприятий по ее разрешению. В ином случае может быть принято решение о необходимости разрешения конфликта интересов или его видимости одним из следующих способов:

• Ограничить доступ работника к конкретной информации организации, которая может иметь отношение к личным интересам сотрудника.
• Вывести сотрудника из участия в процессе принятия решений по вопросам деятельности, вступающей в конфликт интересов с личными интересами сотрудника. То есть отстранить сотрудника временно или постоянно от выполнения конкретного вида деятельности (в т. ч. выполнения работ для конкретного заказчика).
• Пересмотреть и изменить круг выполняемых обязанностей и ответственности сотрудника в соответствии с трудовым законодательством.
• Потребовать от сотрудника принять все необходимые и достаточные меры для устранения конфликта интересов, обеспечение соблюдения приоритета интересов организации при осуществлении трудовых обязанностей, подтвердить письменно, что данные требования были выполнены, а определенные меры для устранения конфликта интересов были им предприняты.

Возможно определить иные мероприятия для разрешения конфликтов интересов. Для разрешения конфликтов интересов всегда должна применяться наиболее мягкая, но достаточная мера его урегулирования.

Вернуться к содержанию

Плановое декларирование, раскрытие конфликтов интересов целесообразно производить сотрудниками с периодичностью один раз в год. Впрочем, не обязательно устанавливать необходимость планового декларирования сведений о конфликтах интересов, однако это снижает эффективность управления конфликтами интересов.

Декларирование происходит путем заполнения формы Декларации о раскрытии и оценке конфликтов интересов сотрудников. Организация мероприятия производится на основании Распоряжения руководителя лаборатории или в рамках запланированной деятельности согласно Плану работы лаборатории на год.

Декларация о раскрытии и оценке конфликтов интересов должна включать в себя:

• раскрытие информации о работе по совместительству сотрудника;
• аффилированность близких родственников;
• оценку административной и финансовой зависимости сотрудника;
• форму принятия решения руководителя ИЛ (ИЛЦ) по поводу декларации.