Предупреждение: статья написана 30 ноября 2020 года и может содержать устаревшую информацию.

Коллеги, продолжаем разговор про внутренние аудиты.

Следующий этап при подготовке к аудиту - всеми любимый - собираем БУМАЖКИ (или на языке аудиторов - документированную информацию)!

«У нас тут 300 проб привезли, вот еще я тут бумажки не собирала!!!» - Серафима Ильинична обвела руками комнату приёма проб.

А документированную информацию, Серафима Ильинична, собирать необходимо, поскольку так пока ещё гласит п.23.10 а) Критериев аккредитации:

«а) установление правил контроля соблюдения требований системы менеджмента качества (далее - внутренний аудит), проводимого лабораторией, включающих:

• периодичность проведения внутреннего аудита с указанием специалистов, ответственных за проведение внутреннего аудита;
• программу проведения внутренних аудитов;
• процедуру, объекты, участников проведения внутреннего аудита;
• правила формирования документарного отчета по итогам внутреннего аудита, включающего в том числе сведения о мероприятиях, предпринимаемых в связи с выявлением работ по исследованиям (испытаниям) и измерениям, выполненных с нарушением установленных требований (далее - корректирующие мероприятия);»

А также п.8.8.2 ГОСТ ISO/IEC 17025:

«Лаборатория должна:

a) планировать, разрабатывать, внедрять и реализовывать программу аудита, в том числе в от­ношении периодичности, методов, сферы ответственности, планируемых требований и отчетности, которая должна учитывать важность соответствующей лабораторной деятельности, изменения, вли­яющие на лабораторию, а также результаты предыдущих аудитов;
b) определять критерии аудита и область проведения каждого аудита;
c) обеспечивать, что результаты аудита доведены до соответствующего руководства;
d) выполнять соответствующие коррекции и корректирующие действия без необоснованных за­держек;
e) сохранять записи в качестве подтверждения реализации программы аудита и результатов аудитов.»

(Как вы помните, в ГОСТ ISO/IEC 17025 фраза «должна» определяет требование.)

По ГОСТ Р ИСО 19011:

3.1 аудит (audit): Систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита (3.3) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (3.2).

5.4.2 Определение целей, области и критериев для каждого конкретного аудита

В основу каждого отдельного аудита должны быть заложены документированные цели, область применения и критерии для данного аудита. Они должны определяться лицом, отвечающим за управление программой аудита, и согласовываться с общими целями программы аудита.

И весь п.5.4.7 «Управление и поддержание записей по программе аудита».

Вообще, рекомендую этот ГОСТ для изучения, в нем очень много полезной информации по подготовке и проведению внутренних аудитов.

Исходя из выше перечисленного, какие документы должны быть подготовлены лабораторией для успешного проведения внутреннего аудита?

1. Годовой график внутренних аудитов, в котором будут отражены:

• периодичность проведения аудитов;
• состав аудиторской группы с указанием ведущего аудитора;
• критерии аудита;
• проверяемые структурные подразделения (если имеются).

Для удобства сразу нужно продумать, какой персонал и как будет ознакомляться с годовой программой аудита.

2. Чек-листы, или тетради аудиторов, или журналы аудиторов, в которых аудиторы фиксируют свои наблюдения. Для удобства можно заранее в такие документы вносить перечень вопросов по области аудита, чтобы не забыть чего-нибудь важного. Можно, конечно, обойтись и без них, но как показывает практика, потом сложно восстановить ход аудита, вспомнить, что аудиторы видели и какие несоответствия (и при каких обстоятельствах) они фиксировали. А главная задача аудиторов - собрать свидетельства аудита, которые могут быть проверены.

3. Бланки фиксации несоответствий (можно называть как удобно: бланки, листы, протоколы, журналы).

4. Отчет по аудиту. Его конечно можно и не делать, но, как и любой процесс аудит должен иметь какой-то выход. Да и документы удобно хранить подшитыми в один файл. В отчете по аудиту обычно описываются реализация и результативность предпринятых корректирующих действий, делается Аналитический отчет о том, что сделано по программе аудита, а что нет, и почему.

Вот такие документы нам понадобятся. Это тот достаточный объём, который поможет вам доказать проведение аудитов. Но, по вашему желанию, можно данный список сократить до годового графика и отчета по аудитам или расширить (степень детализации зависит от ваших фантазий и желания их воплощать).

Все персонажи вымышлены, совпадения имён случайно. При подготовке статьи ни одна испытательная лаборатория не пострадала.

Ссылка на источник