Управление внешней документацией СМК. Управление документацией и записями СМК в испытательной лаборатории. Процедура

Управление внешней документацией предусматривает следующие стадии:

• приобретение и поступление документации;
• регистрация и учет;
• отслеживание статуса и изменений;
• отмена и замена документов, изъятие и утилизация;
• перевод в справочную информацию.

Приобретение документации осуществляется на договорной основе с информационно-справочной службой "Техэксперт" или разработчиком документа. Нормативные и распорядительные документы Общества поступают через систему электронного документооборота. Менеджер по качеству осуществляет заказ и получение внешних документов в соответствии с порядком, установленным в Обществе.

Менеджер по качеству регистрирует полученный документ в соответствующем разделе "Журнала учета документов и записей СМК" и ставит печать "Контрольный экземпляр" на верхнем правом углу титульного листа. Контрольные экземпляры документов хранятся в месте, обозначенном в Номенклатуре дел, ответственность за их хранение возлагается на менеджера по качеству.

На титульном листе контрольного экземпляра документа указывается его код. Порядок кодирования осуществляется в соответствии с процедурой "Кодирование документов и записей СМК".

Копирование документа для обеспечения сотрудников необходимым количеством экземпляров осуществляется либо непосредственно с контрольного экземпляра, либо путём вывода из информационно-справочной службы "Техэксперт". В правом нижнем углу титульного листа копии менеджер по качеству ставит печать "Учтённая копия №", в свободную графу печати вписывает код документа, в конце которого через точку добавляет порядковый номер копии в соответствии Журналом учета документов и записей СМК. Учтённые копии документов должны быть прошиты.

Менеджер по качеству вносит в соответствующий раздел Журнала учета документов и записей СМК информацию о копиях документа, их порядковые номера, место хранения и ответственного сотрудника.

Сотрудники ответственные за хранение копий документов, предназначенных для использования персоналом лаборатории, получают копию документа и Лист ознакомления у менеджера по качеству, после чего обеспечивают индивидуальное ознакомление сотрудников с его содержанием и в последующем обеспечивают его хранение в месте, регламентированном Номенклатурой дел. После ознакомления с документом сотрудник делает запись в Листе ознакомления. Ответственный за хранение копии документа передает Лист ознакомления менеджеру по качеству для хранения с контрольным экземпляром.

Актуализация состояния документов проводится менеджером по качеству не реже одного раза в квартал по информационно-справочной системе. Результаты актуализации фиксируются в Журнале учета документов и записей СМК.

Измененные документы или изменения к ним проходят процедуру, описанную в п. 5.3.3 – п. 5.3.8.

В случае отмены или замены документа менеджер по качеству вносит соответствующую запись в Журнала учета документов и записей и ставит отметку "Отменен" на титульном листе документа. Оригинал документа или контрольный экземпляр передается в архив в порядке, описанном в процедуре "Организация архивного дела". Сотрудники ответственные за хранение копий документов передают свои экземпляры менеджеру по качеству.

Менеджер по качеству осуществляет запись об изъятии копий из обращения в Журнале учета документов и записей СМК. Копии документов уничтожаются.

Учтенную копию документа допускается изъять и заменить в случае ее непригодности, изношенности. Новой копии присваивается следующий номер, а старая копия уничтожается. менеджер по качеству вносит соответствующую запись в Журнал учета документов и записей СМК.