Выявление потребности в запасах и приобретение. Управление реактивами, материалами, лабораторной посудой в лаборатории. Процедура

Потребность в запасах возникает в случае внедрения новых методик испытаний, а так же по мере расходования имеющихся запасов, по истечению срока их годности, при неудовлетворительных результатах контроля качества.

Расчёт потребности в запасах выполняют руководители подразделений лаборатории, исходя из требований МВИ, планируемой работы на год и опыта предыдущих лет. Если реактив или материал используется в нескольких МВИ, то потребность в нем суммируется.

Руководители подразделений вносят свои потребности в проект "Годовой потребности в запасах" Л-NN-ГГ и передают его ответственному за управление запасами.

Ответственный за управление запасами по мере поступления запросов из подразделений лаборатории формирует, актуализирует единую Годовую потребность в запасах. Согласно данным Годовой потребности запасы приобретаются в плановом порядке.

Руководитель ИЛ (ИЛЦ):

• проверяет обоснованность и целесообразность приобретения запасов;
• формирует заявку на приобретение указанного в Годовой потребности;
• готовит документацию на закупку в соответствии с Положением о закупке Предприятия;
• передает документацию на закупку в Отдел закупок для реализации.

В случае возникновения внеплановой потребности в запасах ответственный за управление запасами готовит служебную записку на их приобретение и передает ее в Отдел закупок.

Внеплановая потребность реактива может возникнуть в следующих случаях:

• отсутствие реактива;
• повышенный расход реактива, указывающий на наступление его дефицита до совершения следующей закупки;
• за 4 месяца до истечения срока годности последней партии реактива.

Приобретённые запасы поступают на склад ИЛ (ИЛЦ). По факту поставки запасов Отдел закупок информирует руководителя ИЛ (ИЛЦ).

Заявку химических реактивов на квартал составляет ответственный за реактивы на основании Перечня потребности лаборатории в химических реактивах на год.

Ответственный за реактивы ведет учет реактивов согласно номеру из электронного Перечня потребности лаборатории в химических реактивах на год (соответствует бумажному), который присваивается реактиву как единице хранения.

Ответственный за реактивы вносит изменения в электронном виде (нумерация сохраняется) в Перечень потребности лаборатории в химических реактивах на год, выделяя изменения желтым цветом от утвержденного руководителем ИЛ Перечня потребности в случае:

• изменения количества реактива;
• удаления реактива с сохранением за ним порядкового номера;
• внесения нового реактива с присвоением номера в порядке очерёдности (без сохранения алфавитного порядка).

Ответственный за реактивы ведет сквозную нумерацию Заявок химических реактивов на квартал и ее номер присваивает партии единицы хранения реактива, полученной по данной заявке.

Заявку химических реактивов на квартал в двух экземплярах ответственный за реактивы согласовывает с менеджером по качеству, руководителями структурных подразделений и утверждает руководителем ИЛ.

Один экземпляр Заявки химических реактивов на квартал ответственный за реактивы передает ведущему специалисту, второй остаётся у ответственного за реактивы.

Ведущий специалист формирует заявку для Отдела материально-технического обеспечения и контролирует её полное исполнение согласно п. N.N «Инструкции по управлению расходными материалами» И-NN-ГГ.

Ответственный за реактивы контролирует исполнение и хранит в папке П-NN-ГГ «Заявки химических реактивов на квартал».