Этикетка прикрепляется к боковой стороне архивной папки и содержит информацию о документе или материалах, хранящихся внутри. Она служит для идентификации папки и помогает быстро найти нужный документ в архиве.
Этикетки для архивных папок: как правильно оформить
В любой организации, где ведётся работа с документами, рано или поздно возникает необходимость их архивирования. Архивные папки помогают упорядочить хранение документов и обеспечить к ним быстрый доступ. Однако чтобы папки выполняли свою функцию, необходимо правильно их оформить, в том числе прикрепить к ним соответствующие этикетки. В этой статье мы рассмотрим, как правильно оформить этикетку для архивной папки.
Что должно быть на этикетке
Этикетка прикрепляется к боковой стороне архивной папки и содержит информацию о документе или материалах, хранящихся внутри. Она служит для идентификации папки и помогает быстро найти нужный документ в архиве.
На этикетке должны быть указаны следующие данные:
Наименование организации и отдела.
Номер папки.
Дата поступления документа.
Краткое описание содержания документа.
Эти данные позволят быстро найти нужную папку в архиве и определить, какие документы в ней хранятся.
Оформление этикетки
Этикетки для архивных папок могут быть изготовлены из плотной бумаги или картона. Они должны быть достаточно прочными, чтобы выдержать длительное хранение в архиве.
Размер этикетки должен соответствовать размеру боковой стороны папки. Обычно этикетки имеют размер примерно 5x15 см.
Этикетки могут быть выполнены в едином стиле для всей организации. На них могут быть размещены логотип организации, её название и другие элементы фирменного стиля.
Как оформить этикетку
Оформление этикетки для архивной папки не требует специальных навыков. Достаточно выполнить следующие шаги:
Подготовьте необходимые данные для этикетки: наименование организации, номер папки, дату поступления документа, краткое описание содержания документа.
Напечатайте эти данные на компьютере.
Вырежьте напечатанные данные и приклейте их к боковой стороне папки.
При оформлении этикетки важно соблюдать аккуратность и точность. Неправильные или неполные данные могут затруднить поиск документа в архиве.
Заключение
Правильное оформление этикеток для архивных папок является важным условием для обеспечения эффективного хранения документов. Этикетки позволяют быстро найти нужный документ в архиве и определить, какие документы хранятся в папке. Это, в свою очередь, способствует повышению эффективности работы с документами и снижению затрат времени на их поиск.
Разрабатывайте документы на основе готовых форм
Смотреть больше
Большой практический опыт в оформлении документации СМК. Учитываем особенности каждой отрасли при аккредитации, чтобы повышать эффективность работы лаборатории в целом.
Компания «ВИНСЕР» помогает организациям в оформлении аккредитации. Мы гарантируем фиксированную ставку на оплату услуги и оплату в несколько этапов.
Формирование отчетности. Планирование и закупка химреактивов. Контроль сроков годности и остатков. Поддержка пользователей на всех этапах работы.
Семинар онлайн 6 декабря. Вопросы внедрения по ГОСТ ISO/IEC 17025, верификация и валидация, примеры.
Формы документов для лабораторий. Лабораторные журналы, протоколы, акты, листы. Шаблоны. Система менеджмента качества аккредитованной лаборатории
Пройдите простую регистрацию, чтобы скачать формы записи и другие материалы.
