Главная
Поиск. Виджеты сервисов
Назад в раздел
Статьи по данной теме

Разделы

Основной блог Авторские статьи Аккредитация лабораторий Система менеджмента Техника лабораторных работ Лаборатория. Авторский блог Эксперты на связи
Условия использования
Политика конфиденциальности
Документация
ООО «Линко» © 2025
Оптимизация документов в лаборатории
Оптимизация документов в лаборатории

Оптимизация документов в лаборатории

Первое, с чего мы начнем «делать конфетку» из нашей лаборатории, это высвобождение своего времени на дальнейшее улучшение. Важно в перспективе выделить достаточно времени у себя и сотрудников на небольшие ежедневные преобразования. Для того, чтобы быстро решить эту задачу и с первых дней сделать работу заметно приятнее, мы начнем упрощать документацию по внутреннему лабораторному контролю.


Содержание

Освобождение времени для улучшений
Упрощение документации по ВЛК
Исключение повторяющихся и устаревших форм
Оптимизация дублирующих записей
Объединение однотипных данных
Разработка журнала ВЛК

Внутренний лабораторный контроль микробиологических исследований — это объемный раздел деятельности любой бактериологической лаборатории. Соблюдать и выполнять все процедуры стоит огромных усилий, а порой их выполнение занимает даже больше времени, чем сами исследования.

Руководителям лабораторий и ведущим специалистам приходится непросто, ведь им необходимо контролировать этот процесс, а испытателям вести большой объем сопроводительной документации, ежеминутно фиксируя результаты своей деятельности. К сожалению, трудно представить всю беспросветность ситуации, пока самостоятельно не окунешься в это дело.

С этой минуты Вас, дорогой читатель, мы берем за руку и ведем вперед туда, где работа превращается в сказку и удовольствие. Представим себя в роли эксперта кулинарных блюд, который, приходя в непопулярное кафе, делает за несколько дней из него прекрасную конфетку.

Освобождение времени для улучшений

Первое, с чего мы начнем «делать конфетку» из нашей лаборатории, это высвобождение своего времени на дальнейшее улучшение. Важно в перспективе выделить достаточно времени у себя и сотрудников на небольшие ежедневные преобразования. Для того, чтобы быстро решить эту задачу и с первых дней сделать работу заметно приятнее, мы начнем упрощать документацию по внутреннему лабораторному контролю.

Вернуться к содержанию

Упрощение документации по ВЛК

Задумайтесь и посмотрите сколько различных форм записей мы ведем, начиная от контроля температуры в каждом термостате, заканчивая листами контроля микробной обсемененности рабочих поверхностей в кабинете за лестницей на 5 этаже. Соберем все формы вместе и составим список. Если вы насчитали более 30 форм документов и их вариаций по внутреннему лабораторному контролю, то Вы в большой беде. Гораздо лучше, если их число не превышает десяти. С другой стороны, эффект от ваших действий будет заметнее.

Исключение повторяющихся и устаревших форм

Составленный список мы подвергнем испытанию и посмотрим, нет ли одинаковых форм в нескольких вариациях, незначительно отличающихся друг от друга. Важно создать одну форму из таких документов. Следующим шагом мы проверим, нет ли в нашем списке документов, которые не требуется вести, они устарели, процессы по ним давно не работают в лаборатории, а мы ведем формы потому, что так исторически сложилось.

К сожалению, мы часто начинаем вести записи на всякий непредвиденный случай, и система документации постепенно разрастается и сковывает наши движения так, что мы уже с трудом начинаем видеть себя из этого терна и не осиливаем что-либо поменять. Частым примером таких ситуаций является дублирование записей.

Вернуться к содержанию

Оптимизация дублирующих записей

Неоднократно мне встречались документы в различных лабораториях, которые полностью или частично дублируют одни и те же записи. К таким формам нужно подойти с особым вниманием и решить задачу одним из двух путей. Первый путь — это разделение записей на две самостоятельные формы, которые не будут повторять друг друга, а второй (более предпочтительный) это объединение этих форм. Важно понимать: чем меньше форм записей в лаборатории, тем меньше времени нужно тратить на их создание, поддержание, актуализацию, учет, проверку, а главное заполнение.

На практике применение бланков (отдельных листов с формами) занимает больше рабочего времени, чем ведение полноценных журналов. Но не всегда на небольшой процесс удобно вести целый журнал. Например, контроль температурных режимов оборудования (термостатов, холодильников), где для каждой единицы оборудования может быть заведен отдельный лист контроля.

Объединение однотипных данных

Практичным способом ведения таких записей будет объединение однотипных данных (т.е. имеющих одинаковую структуру) в рамки одной табличной формы. Объединение позволяет повысить наглядность данных, улучшить их поиск, а также сокращает все повторы (например, даты, подписи исполнителей и т.д.), делая записи компактными. Таким образом становится возможным перевод нескольких однотипных форм в один рабочий журнал для одного процесса.

При выполнении одинаковых процессов в разных помещениях (например, уборка помещений, контроль работы УФО или контроль контаминации воздуха) так же возможно объединение форм в один журнал. Эти преобразования позволят легко контролировать в течение дня весь внутренний лабораторный контроль, проводимый в лаборатории без проведения сложного обхода всех помещений.

Вернуться к содержанию

Разработка журнала ВЛК

Апогеем оптимизации форм является творческая разработка Журнала «Внутренний лабораторный контроль микробиологических исследований», в форме которого смогут разместиться в удобном и наглядном виде все записи о проводимых процедурах по контролю в течение дня или недели. Число таких журналов зависит от количества помещений в лаборатории, ее структуры, а также разделения лаборатории согласно Санитарным Правилам.

Для Вас LINCO демонстрирует пример реальной практики разработки журнала «Внутреннего лабораторного контроля микробиологических исследований», который подарил удовольствие от работы и радость не только сотрудникам лабораторий, но и экспертам в ходе различных аудитов.

Найти форму журнала вы сможете в разделе Журналы для микробиологических лабораторий в Материалах, а задать вопросы в разделе «Микробиологические исследования» на Форуме.

Двигаясь по этим шагам, Вы сможете существенно улучшить рабочую атмосферу в Вашей лаборатории, потому что «работает хорошо та система, которая просто устроена».


19 марта 2020 г. 11:03

 1,7 К    1,4 К

Реклама

Общество с ограниченной ответственностью "Линко", ИНН 7203563403, ERID: 2VtzqvRpnC2

Почта Линко

Отправитель: Общество с ограниченной ответственностью "Линко"

Беспристрастность и конфиденциальность. Практикум по ГОСТ ISO/IEC 17025-2019

  • Стоимость за слушателя: 1 900 ₽.
  • Скидка: 60%.
  • Общение с лектором в форме деловой игры.

20 мая в 10 мск

Подробнее

Документы в ОРД-25 Наконец-то разъяснения. Как определять области технической компетенции лаборатории?

Под видео разместили транскрипт, где рассказали, как это сделать корректно и так, чтобы у экспертов по аккредитации не возникло никаких вопросов.


Документы в ОРД-25 Работать по системе менеджмента лаборатории должны отделы организации

Лаборатории часто забывают, что привлекаемый персонал влияет на их деятельность и не соблюдают эти требования. Кто к нему относится, как соблюсти требования.


Документы в ОРД-25 Можно ли использовать методики ГОСТов в связи с изменениями в 102-ФЗ?

Выделили главные мысли и выводы, цепочку рассуждений о применении национальных стандартов лабораториями. Новые публикации Росстандарта. Опубликованное разъяснение подтверждает, что методики измерений из ГОСТов, используемые в сфере госрегулирования, не...


Пересмотр методик измерений

Тема форума Линко Опубликованы методики измерений взамен действующих: ФЦАО информирует лаборатории

Ссылки на полезные материалы по теме, включая форму журнала лаборанта и этикетки, а также область применения методик и даты вступления в действие.


Тема форума Линко Пересмотрена методика определения цветности воды: есть существенные изменения

Добавили ссылки на полезные материалы и запись вебинара, а также основные изменения в методике и перечень необходимого оборудования.


Дополнение к сервису «Линко Сличи»

Уже доступно
Делаем Вашу жизнь проще
Загрузите ОА и отдыхайте

Регулярно выходят новые решения о признании эквивалентности стандартов. Проверить свою ОА теперь можно автоматически

Поиск эквивалентных методик

Как это работает?

1. Загружаете на сервис ОА из Конфигуратора.

2. На странице с Вашей областью аккредитации выберите вкладку "Эквивалентность" в правом меню.

3. Сервис выдаст результат: есть в Вашей области стандарты, признанные эквивалентными или нет.

4. Полученную область с найденными программами можно скачать в формате для Excel.

К сервису

Курсы и семинары. Весна и лето 2025



19 мая 9:00 мск

Бесплатный вебинар

Основные понятия метрологии

Записаться







При обучении на курсах Вы получите
удостоверение о ПК

Удостоверение о повышении квалификации является государственным документом, имеет юридическую силу и подтверждает факт успешного обучения по выбранной программе.

Лицензия № Л035-01215-72/00958262 подтверждает право вести образовательную деятельность.

Отправить заявку очень просто: сделайте это в один клик с платформы или напишите на почту: info@linco.spb.ru

Документы в ОРД-25 Разработка и утверждение внутренних документов в лаборатории. Необходимые полномочия

Свежий взгляд на процедуру начинается с разработки, раскрывает нюансы согласования и подводные камни утверждения документов. Раздел, посвященный полномочиям и компетенциям, необходимым для разработки документов, заставит задуматься и позволит улучшить процессы в Вашей лаборатории. Разберем важность выбора лиц, ответственных за утверждение внутренних документов, для наделения вводимых в действие документа юридической силой.


Новые рекомендации и правила

Тема форума Линко Для лабораторий выпущены новые рекомендации по отбору проб

Добавили ссылки на полезные материалы и запись вебинара, а также область применения рекомендаций и перечень необходимого оборудования. Общий порядок контроля содержания загрязняющих веществ в промвыбросах.


Тема форума Линко Новые требования в области радиационной безопасности отменяют ряд санитарных правил

Мы подкрепили тему ссылками на методики, добавили полезные материалы и запись вебинара, новые требования и перечень документов, утративших силу.


Линко Практикум

Могут принять участие 2‑10 сотрудников Вашей лаборатории или можете участвовать сами.


Небольшая лекция позволит вспомнить материал или получить новые знания. Работайте в группе с преподавателем в формате практики, чтобы закрепить теоретический материал и лучше понять его применение в реальных ситуациях.


Выберите любую тему для участия

Выбрать Практикум

Документы в ОРД-25 Учет и контроль условий эксплуатации оборудования в испытательной лаборатории

Рекомендации по ведению реестра условий эксплуатации оборудования и проверке условий окружающей среды. Как оптимизировать учет требований к условиям эксплуатации.


Контроль качества и безопасности

Тема форума Линко Лаборатории будут идентифицировать химпродукцию по новому техрегламенту

Мы подкрепили тему ссылками на стандарты, добавили полезные материалы и запись вебинара, а также указали основные требования техрегламента и его актуальный статус.


Тема форума Линко Введение в действие техрегламента снова перенесли. На этот раз на 1 января 2026 года

Ссылки на полезные материалы по теме и запись бесплатного вебинара, а также предстоящие уточнения в техрегламенте и закрепленные в нем требования.


Чат. Линко Форум. Лаборатории

Наш Телеграм чат для Лабораторий. Тысячи специалистов общаются вместе, задают вопросы и получают ответы. Множество рубрик, материалов, документов и ценных ссылок. Богатый источник данных. Этот инструмент подойдет Вам.

Присоединиться

Весенние семинарские дни

9,91 балла
Учебный центр Линко получил 717 оценок и отзывов за год

Линко Практикумы

ГОСТ ISO/IEC 17025-2019

Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий

Выберите любую тему для участия

Выбрать Практикум

Подробные статьи

Пройдите простую регистрацию, чтобы получить доступ к материалам.

Регистрация Вход

Центр информации

Поддержка пользователей, быстрая обратная связь по работе сервисов Линко.

Написать