Оптимизация документов в лаборатории

Освобождение времени для улучшений
Упрощение документации по ВЛК
Исключение повторяющихся и устаревших форм
Оптимизация дублирующих записей
Объединение однотипных данных
Разработка журнала ВЛК

Внутренний лабораторный контроль микробиологических исследований — это объемный раздел деятельности любой бактериологической лаборатории. Соблюдать и выполнять все процедуры стоит огромных усилий, а порой их выполнение занимает даже больше времени, чем сами исследования.

Руководителям лабораторий и ведущим специалистам приходится непросто, ведь им необходимо контролировать этот процесс, а испытателям вести большой объем сопроводительной документации, ежеминутно фиксируя результаты своей деятельности. К сожалению, трудно представить всю беспросветность ситуации, пока самостоятельно не окунешься в это дело.

С этой минуты Вас, дорогой читатель, мы берем за руку и ведем вперед туда, где работа превращается в сказку и удовольствие. Представим себя в роли эксперта кулинарных блюд, который, приходя в непопулярное кафе, делает за несколько дней из него прекрасную конфетку.

Первое, с чего мы начнем «делать конфетку» из нашей лаборатории, это высвобождение своего времени на дальнейшее улучшение. Важно в перспективе выделить достаточно времени у себя и сотрудников на небольшие ежедневные преобразования. Для того, чтобы быстро решить эту задачу и с первых дней сделать работу заметно приятнее, мы начнем упрощать документацию по внутреннему лабораторному контролю.

Вернуться к содержанию

Задумайтесь и посмотрите сколько различных форм записей мы ведем, начиная от контроля температуры в каждом термостате, заканчивая листами контроля микробной обсемененности рабочих поверхностей в кабинете за лестницей на 5 этаже. Соберем все формы вместе и составим список. Если вы насчитали более 30 форм документов и их вариаций по внутреннему лабораторному контролю, то Вы в большой беде. Гораздо лучше, если их число не превышает десяти. С другой стороны, эффект от ваших действий будет заметнее.

Составленный список мы подвергнем испытанию и посмотрим, нет ли одинаковых форм в нескольких вариациях, незначительно отличающихся друг от друга. Важно создать одну форму из таких документов. Следующим шагом мы проверим, нет ли в нашем списке документов, которые не требуется вести, они устарели, процессы по ним давно не работают в лаборатории, а мы ведем формы потому, что так исторически сложилось.

К сожалению, мы часто начинаем вести записи на всякий непредвиденный случай, и система документации постепенно разрастается и сковывает наши движения так, что мы уже с трудом начинаем видеть себя из этого терна и не осиливаем что-либо поменять. Частым примером таких ситуаций является дублирование записей.

Вернуться к содержанию

Неоднократно мне встречались документы в различных лабораториях, которые полностью или частично дублируют одни и те же записи. К таким формам нужно подойти с особым вниманием и решить задачу одним из двух путей. Первый путь — это разделение записей на две самостоятельные формы, которые не будут повторять друг друга, а второй (более предпочтительный) это объединение этих форм. Важно понимать: чем меньше форм записей в лаборатории, тем меньше времени нужно тратить на их создание, поддержание, актуализацию, учет, проверку, а главное заполнение.

На практике применение бланков (отдельных листов с формами) занимает больше рабочего времени, чем ведение полноценных журналов. Но не всегда на небольшой процесс удобно вести целый журнал. Например, контроль температурных режимов оборудования (термостатов, холодильников), где для каждой единицы оборудования может быть заведен отдельный лист контроля.

Практичным способом ведения таких записей будет объединение однотипных данных (т.е. имеющих одинаковую структуру) в рамки одной табличной формы. Объединение позволяет повысить наглядность данных, улучшить их поиск, а также сокращает все повторы (например, даты, подписи исполнителей и т.д.), делая записи компактными. Таким образом становится возможным перевод нескольких однотипных форм в один рабочий журнал для одного процесса.

При выполнении одинаковых процессов в разных помещениях (например, уборка помещений, контроль работы УФО или контроль контаминации воздуха) так же возможно объединение форм в один журнал. Эти преобразования позволят легко контролировать в течение дня весь внутренний лабораторный контроль, проводимый в лаборатории без проведения сложного обхода всех помещений.

Вернуться к содержанию

Апогеем оптимизации форм является творческая разработка Журнала «Внутренний лабораторный контроль микробиологических исследований», в форме которого смогут разместиться в удобном и наглядном виде все записи о проводимых процедурах по контролю в течение дня или недели. Число таких журналов зависит от количества помещений в лаборатории, ее структуры, а также разделения лаборатории согласно Санитарным Правилам.

Для Вас LINCO демонстрирует пример реальной практики разработки журнала «Внутреннего лабораторного контроля микробиологических исследований», который подарил удовольствие от работы и радость не только сотрудникам лабораторий, но и экспертам в ходе различных аудитов.

Найти форму журнала вы сможете в разделе Журналы для микробиологических лабораторий в Материалах, а задать вопросы в разделе «Микробиологические исследования» на Форуме.

Двигаясь по этим шагам, Вы сможете существенно улучшить рабочую атмосферу в Вашей лаборатории, потому что «работает хорошо та система, которая просто устроена».