Введение

В современном мире лаборатории играют важную роль в различных сферах деятельности, от медицины до промышленности. Они проводят исследования и анализы, которые помогают принимать обоснованные решения в разных областях. Однако успешная работа лаборатории невозможна без эффективного взаимодействия с заказчиками. В этой статье мы подробно разберём процесс взаимодействия лаборатории с заказчиками, рассмотрим основные этапы и нюансы.

Регистрация заявки

Процесс взаимодействия начинается с регистрации заявки. Поступившая в лабораторию заявка регистрируется в специальном журнале. Ответственный за заполнение журнала передаёт заявку руководителю лаборатории или лицу, исполняющему его обязанности. При поступлении заявки в электронном виде она распечатывается.

Участие в торгах

Лаборатория может участвовать в торгах с целью продажи услуг по лабораторной деятельности. Для этого необходимо зарегистрироваться на торговых площадках. Руководитель лаборатории проводит мониторинг предложений и выбирает лоты для участия в тендерах.

Анализ заявки

После регистрации заявки руководитель лаборатории проводит предварительный анализ всех требований и условий, выдвигаемых заказчиком. Оценивается возможность выполнения заявки в полном объёме, проверяется соответствие методов испытаний утверждённой области аккредитации лаборатории, наличие необходимых ресурсов и возможностей.

Уточнение информации

Если в ходе предварительного анализа установлено, что недостаёт какой-либо информации, руководитель лаборатории или назначенный им исполнитель уточняет необходимые сведения у заказчика или его представителя.

Оформление договора

При положительных результатах анализа заявки руководитель лаборатории передаёт её бухгалтеру для окончательного оформления договора. Договор включает положения об обеспечении конфиденциальности и подписывается персоналом, участвующим в оформлении и отправке договора заказчику. Условия договора должны быть приемлемы для обеих сторон.

Выполнение работ

В ходе выполнения работ заказчик информируется руководителем лаборатории обо всех отклонениях от заявки и договора. Если договор или заявка нуждаются в изменениях после начала испытаний, процедура анализа заявки повторяется.

Хранение документации

В процессе выполнения лабораторной деятельности персонал лаборатории хранит документацию по результатам испытаний в отдельных папках. По завершении работ руководитель лаборатории контролирует полноту отчётной документации и обеспечивает условия хранения.

Завершение работ

По завершении работ руководитель лаборатории контролирует полноту отчётной документации и обеспечивает условия хранения. Отправка отчётной документации заказчику возложена на руководителя лаборатории.

Взаимодействие с заказчиками

Лаборатория сотрудничает с заказчиками на всех стадиях выполнения лабораторной деятельности. Согласно договору, лаборатория предоставляет заказчикам всю запрашиваемую информацию.

Обратная связь с заказчиками

Руководитель лаборатории осуществляет необходимое взаимодействие с заказчиком в рамках выполняемого договора по следующим направлениям:

• обсуждение технических аспектов выполняемой лабораторной деятельности; обсуждение промежуточных результатов испытаний;
• обеспечение доступа персонала лаборатории для отбора образцов и проведения испытаний на территории заказчика;
• согласование способов доставки образцов в лабораторию;
• обеспечение доступа представителя заказчика для наблюдения за отбором и процедурой испытаний в помещении лаборатории;
• анализ и пояснение результатов лабораторной деятельности;
• рассмотрение необходимости документирования мнений и толкований по результатам лабораторной деятельности;
• обеспечение обратной связи с заказчиком.

Конфиденциальность информации

Персонал лаборатории обеспечивает сохранность и конфиденциальность информации о результатах лабораторной деятельности. Информация передаётся только заказчику, за исключением случаев их затребования государственными органами в установленном законодательством порядке.

Заключение

Эффективное взаимодействие лаборатории с заказчиками является важным условием успешной работы. Оно включает в себя регистрацию заявок, анализ требований и условий, оформление договоров, выполнение работ и обеспечение конфиденциальности информации. Соблюдение этих принципов позволяет лаборатории предоставлять качественные услуги и поддерживать доверительные отношения с заказчиками.

Познакомиться с описанием единого порядка обслуживания заказчиков можно на примере процедуры "Анализ запросов, заявок на подряд и контрактов. Обслуживание заказчиков".