Протокол испытаний: как правильно оформить документ по ГОСТу

Название

Если в документе есть оговорка о том, что лаборатория может не выполнять это требование, если у неё есть обоснованные причины, всё равно лучше не рисковать и прописать в рабочей инструкции, как будут называться результаты деятельности лаборатории.

Название отчёта должно соответствовать его содержанию и быть понятным для всех сотрудников. Оно может включать в себя информацию о цели отчёта, объекте исследования, периоде времени, за который составлен отчёт, и других важных аспектах.

Важно помнить, что правильное название отчёта — это не только требование нормативных документов, но и способ обеспечить ясность и понятность информации, которая содержится в отчёте.

Наименование и адрес лаборатории

Вот несколько рекомендаций, как правильно указать наименование и адрес лаборатории в отчёте:

• Наименование лаборатории.

  В верхнем колонтитуле первой страницы отчёта обычно указывают полное наименование лаборатории. Если у лаборатории есть аббревиатура или сокращённое название, то можно указать и его.

• Юридический адрес лаборатории.

  Юридический адрес лаборатории — это её официальный адрес, который указан в учредительных документах. Обычно он совпадает с фактическим адресом, но может быть и другой. Юридический адрес лаборатории указывают в начале отчёта, после наименования.

Место осуществления лабораторной деятельности

При регистрации лаборатории в Федеральной государственной информационной системе (ФГИС) необходимо указать адрес места осуществления деятельности. Это может быть как юридический, так и фактический адрес. Важно, чтобы он был указан верно и соответствовал информации в личном кабинете ФГИС.

Даже если фактический и юридический адреса совпадают, лучше продублировать их отдельной строкой, чтобы избежать возможных замечаний. Также стоит проверить, что указанные адреса идентичны тем, которые указаны в личном кабинете ФГИС.

Уникальная идентификация

Это номер, который присваивается каждому протоколу и позволяет проверить его подлинность.

Структура номера протокола может различаться в зависимости от специфики лаборатории, количества площадок, подразделений и других факторов. Однако общая цель остаётся неизменной — обеспечить надёжную защиту от подделок.

Каждая лаборатория может самостоятельно разработать систему уникальной идентификации протоколов, учитывая свои потребности и особенности. Это позволяет не только предотвратить фальсификацию документов, но и повысить доверие к результатам испытаний.

Таким образом, уникальная идентификация протоколов испытаний является важным шагом в борьбе с фальсификацией документов. Она обеспечивает надёжную защиту результатов испытаний и способствует повышению доверия к ним.

Наименование и контактные данные заказчика

При заполнении протокола исследований важно уделить внимание разделу о заказчике. В нём необходимо указать наименование и контактные данные организации, заказавшей испытания.

1. Наименование заказчика. Каждая лаборатория сама решает, какое наименование указывать — сокращённое или полное. Главное, чтобы оно соответствовало тому, как указано во входящих документах.

2. ИНН заказчика. Этот номер необходим ответственному сотруднику для выкладки протоколов испытаний в личный кабинет ФГИС. Также эту информацию нужно указать во входной документации на проведение испытаний.

3. Контактный телефон заказчика. Он также должен быть указан во входной документации. Не стоит говорить экспертам, что номер взят со слов, — нужно подтверждение корректности со стороны заказчика.

4. Адрес места осуществления деятельности. В соответствии с ГОСТ 58973 п. 5.14, в отчёт об испытаниях нужно внести информацию о юридическом и фактическом адресе заказчика. Если адреса совпадают, можно указать это отдельными пунктами протокола.

Идентификация применяемого метода

При использовании методики необходимо указать её номер и название. Это позволит точно определить, какой стандарт или нормативный документ применяется, и обеспечить единообразие в подходе к решению задач.

Если вы используете не всю методику, а только определённые пункты или подпункты, необходимо указать их номера через запятую. Это позволит избежать путаницы и обеспечить точность в работе.

Важно помнить, что идентификация применяемого метода является важным этапом в работе с методиками и стандартами. Это позволяет обеспечить единообразие в подходе к решению задач и достичь более точных и надёжных результатов.

Описание, однозначная идентификация и при необходимости состояние образца

В протоколах испытаний важно точно описывать и однозначно идентифицировать образцы. Это позволит избежать путаницы и ошибок в будущем. Желательно, чтобы вся необходимая информация об образцах была зафиксирована в актах и журнале регистрации. При приёме образца ответственный сотрудник должен подтвердить достоверность этой информации своей подписью.

Информация по отбору образцов

Ссылка на план и метод отбора образцов

При проведении испытаний важно правильно оформить все документы, включая информацию об отборе образцов. Если у вас есть акт отбора образцов, укажите его реквизиты, а также информацию о том, кто его подписал и когда он был составлен.

В акте отбора образцов должна содержаться важная для проведения испытаний информация. Например, если методика испытаний требует провести их в течение суток или, наоборот, спустя 24 часа после отбора проб, укажите точное время отбора проб.

Включение полной и точной информации об отборе образцов в протокол испытаний поможет обеспечить точность и надёжность результатов испытаний, а также соответствие требованиям нормативных документов.

Дата(ы) осуществления лабораторной деятельности

В протоколе испытаний должна быть указана дата проведения лабораторной деятельности или период, когда она была выполнена. Это важное требование, которое позволяет установить актуальность и достоверность результатов испытаний. Наличие даты в протоколе обеспечивает прозрачность и возможность проверки данных другими специалистами.

Дата выдачи отчета

При проведении проверок лабораторий эксперты часто выявляют несоответствие в датах. В отчётах по испытаниям обычно указывается только одна дата — дата утверждения. Однако требуется также указать дату выдачи отчёта.

Чтобы избежать несоответствия, можно прописать дату выдачи отчёта либо в шапке утверждения, либо в конце протокола испытаний. Это поможет соблюсти требования и избежать возможных претензий при проверках.

Заявление о том, что результаты относятся только к объектам, прошедшим испытания, калибровку или отбор

В соответствии с требованиями к оформлению отчетов в протоколе испытаний необходимо разместить заявление о том, что результаты, представленные в данном документе, применимы исключительно к объектам, которые прошли испытания, калибровку или отбор. Это ограничение области применения результатов необходимо для обеспечения точности и достоверности информации, представленной в протоколе.

Данное заявление может быть размещено в конце протокола, а также в местах, где описываются данные по отбору или объекты испытаний. Это позволяет читателям протокола понять, что результаты применимы только к конкретным объектам, прошедшим испытания, и не могут быть обобщены на другие объекты или условия.

Результаты, где это применимо, с единицами измерения

При проведении испытаний и составлении протоколов важно убедиться, что полученные результаты соответствуют области аккредитации лаборатории. Вот несколько шагов, которые помогут вам в этом:

• Проверьте наличие результатов в протоколе. Убедитесь, что в протоколе есть все необходимые результаты испытаний, которые применимы к вашей ситуации.
• Сопоставьте полученные результаты с диапазоном определения. Сравните полученные результаты с диапазоном определения, указанным в методике испытаний. Это поможет понять, насколько точны и достоверны ваши данные.
• Проверьте единицы измерения. Убедитесь, что единицы измерения результатов соответствуют тем, которые указаны в методике испытаний. Это позволит избежать путаницы и ошибок при интерпретации данных.
• Сопоставьте данные с областью аккредитации. Сравните полученные результаты и единицы измерения с данными, указанными в актуальной области аккредитации вашей лаборатории. Это позволит убедиться, что все результаты находятся в рамках вашей области аккредитации и соответствуют требованиям к точности и достоверности.

Идентификация лиц(а), утвердивших(его) отчет

В процессе составления отчётов важную роль играет сотрудник, который утверждает документ. Это лицо несёт ответственность за соответствие отчёта установленным требованиям и стандартам.

В отчёте необходимо указать должность ответственного сотрудника, его фамилию и инициалы, а также поставить его подпись. Это поможет подтвердить соответствие отчёта установленным критериям.

Кроме того, рекомендуется подготовить распоряжение или приказ, в котором будет чётко определено, кто из сотрудников отвечает за утверждение протоколов исследований. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит прозрачность процесса.

Таким образом, роль ответственного сотрудника при утверждении отчётов нельзя недооценивать. От его внимательности и компетентности зависит качество и достоверность предоставляемой информации.

Однозначная идентификация результатов, полученных от внешних поставщиков

Это важно для обеспечения точности и достоверности исследований. Как именно оформить протокол испытаний, каждая лаборатория решает сама. Вот несколько вариантов:

1. Можно добавить сноску в конце каждой предоставленной заказчиком информации, где будет прописана фраза «однозначная идентификация результатов, полученных от внешних поставщиков».

2. Можно разделить информацию на блоки: сначала данные, предоставленные заказчиком, а затем — данные лаборатории.

3. Можно выбрать другой удобный для конкретной лаборатории способ, исходя из специфики её работы.

Важно помнить, что однозначная идентификация результатов — это гарантия качества и достоверности исследований. Поэтому выбор способа оформления протокола испытаний должен быть обдуманным и соответствовать требованиям лаборатории.

При проведении научных исследований и анализе данных важно не только получить точные результаты, но и обеспечить их правильное использование. Одним из способов гарантировать это является включение в отчёт о работе заявления о том, что он не должен быть воспроизведён не в полном объёме без разрешения лаборатории или организации, проводившей исследование.

Это требование обеспечивает уверенность в том, что результаты исследования не будут интерпретированы вне контекста или использованы неправильно. Части отчёта могут быть искажены или неправильно поняты, если они будут представлены отдельно от остального контекста исследования.

Чтобы соблюсти это требование, можно добавить в конец протокола исследований следующую фразу: «Воспроизведение настоящего [указать наименование документа, его номер и дату утверждения] возможно только после получения письменного разрешения [указать наименование организации Вашей лаборатории], оформленного на официальном бланке».

Такой подход помогает защитить результаты исследования от неправильного использования и искажения, что может привести к неправильным выводам и решениям.

Текст составляют на русском языке

Протокол испытаний составляется строго на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Если в документе требуется указать информацию, выданную лабораторией на иностранном языке, её можно вынести в раздел «Дополнительная информация».

При этом, если информация на иностранном языке предоставлена заказчиком, её также следует указать в протоколе на соответствующем языке с пометкой о том, что она предоставлена заказчиком. Это позволяет разграничить ответственность между лабораторией и заказчиком.

Протокол испытаний может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме

Каждая лаборатория имеет право выбирать наиболее удобный для себя формат оформления протокола испытаний. Его можно составить как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Электронный формат оформления протокола имеет свои преимущества. Он позволяет ускорить процесс обработки данных и обмена информацией между участниками испытаний. Однако главное условие при выборе формы оформления результатов — соблюдение всех требований, касающихся электронного документооборота.

Стоит учитывать и пожелания заказчика. Если в заявке он указал необходимость выдачи бумажного экземпляра протокола, лаборатория обязана предоставить именно такой формат документа.

В любом случае, какой бы формат оформления вы ни выбрали, важно, чтобы результаты испытаний были понятны и доступны для всех участников процесса.

Нумерация страниц, шрифт, интервалы, отступы

В пункте 5.3–5.6 этого стандарта изложены требования к оформлению протоколов.

Чтобы обеспечить единообразие в оформлении протоколов, необходимо прописать все эти правила в действующем руководстве по качеству. В руководстве следует указать, какая печать используется (односторонняя или двусторонняя), как прописывается количество страниц (например, «Страница 1 из 10»), как соблюдается равенство ширин левого и правого полей на оборотной стороне листа и так далее.

Также в руководстве нужно определить размер шрифта, межстрочный интервал и другие параметры оформления протоколов. Это позволит обеспечить единообразие в оформлении документов и избежать ошибок.

При использовании знака национальной системы аккредитации (НСА), эмблемы организации или логотипа необходимо соблюдать определённые правила.

Для знака НСА существует политика использования, утверждённая Росстандартом – СМ № 04.1-9.0014 «Политика использования аккредитованными лицами знака национальной системы аккредитации». С её кратким содержанием можно ознакомиться на официальном сайте ведомства.

Что касается использования эмблемы организации, то нужно учитывать наличие внутренних правил по этому вопросу. Если такие правила существуют, то необходимо следовать им.

Важно помнить, что нарушение правил использования знака НСА, эмблемы организации или логотипа может повлечь за собой юридические последствия. Поэтому перед использованием рекомендуется ознакомиться с соответствующей документацией и правилами.

Протокол испытаний утверждается руководителем и/или уполномоченным работником(ами)

Если в вашей лаборатории протоколы испытаний утверждает не руководитель, необходимо подготовить соответствующий документ — распоряжение или приказ. В нём нужно указать, какой сотрудник лаборатории уполномочен утверждать протоколы и на какой срок (если это необходимо).

Важно правильно центровать реквизиты утверждения документа: они должны быть либо по левому краю, либо по самой длинной строке. Это поможет избежать путаницы и ошибок при оформлении документов.

Такое распоряжение или приказ поможет обеспечить правильное утверждение протоколов испытаний и избежать возможных недоразумений в будущем.