Анализ запросов, заявок на подряд и контрактов на проведение испытаний. Анализ запросов, заявок на подряд и контрактов. Обслуживание заказчиков. Процедура

Анализ запроса, заявки на подряд и контракта на проведение испытаний включает в себя:

• определение требований заказчиков;
• выбор метода испытания;
• оценку возможности проведения испытаний в ИЛЦ.

Анализ запроса на договор, разовую заявку осуществляется до принятия к исполнению и гарантирует, что:

• требования, включая используемые методы, адекватно определены, задокументированы и правильно поняты;
• ИЛЦ имеет возможности и ресурсы, позволяющие выполнить требования;
• заказчиком или лабораторией выбран соответствующий метод испытания, способный удовлетворить требования заказчика (в случае отсутствия информации о нормативной документации на метод испытания в заявке, заказчик по умолчанию доверяет право выбора метода испытаний ИЛЦ);
• любые расхождения между заявкой и договором (контрактом) должны быть устранены до начала работ.

Анализ запроса, заявки осуществляется путем её согласования со специалистами структурных подразделений, имеющими достаточную компетенцию в области оказания заявленной услуги путем визирования договора, письменного запроса на разовую заявку.

Требования заказчиков, включая методы испытаний на проведение испытаний оговорены, задокументированы, согласованы и понятны заказчику и исполнителю.

В случае, если заказчик при выборе методов испытаний:

• пришёл уже с готовым перечнем требований, тогда специалист убеждается, что характеристики выбранного метода отвечают этим требованиями и соответствуют заявленной области аккредитации;
• не представляет своих требований, тогда специалист выясняет цели использования результатов испытаний и, исходя из этих целей, помогает определить метод;
• не имеет представлений о методах испытаний, тогда заказчик оставляет право выбора оптимального метода испытаний за ИЛЦ.

[Специалист структурного подразделения] убеждается, что методика испытания способна удовлетворить требования заказчика путем оценки:

• применимости данного метода к данному объекту;
• соответствия погрешности методики (неопределенности результата) требованиям заказчика;
• соответствия ожидаемых результатов рабочему диапазону методики;
• возможности применения результатов испытания для специфических целей (например, для сертификации).

Если методы испытаний, выбранные заказчиком, являются непригодными или срок их действия окончен, заказчик об этом информируется.

Специалистом лаборатории подбираются методы, которые объявлены в международных, национальных или региональных стандартах и соответствуют заявленной области аккредитации.

Заказчик информируется о выборе такого метода в форме заявки в части «Программа испытаний», которая заполняется на основании требований заказчика и подписывается заказчиком.

Анализ предложенных запросов, заявок на подряд и контрактов включает требования к:

• отбору образцов;
• возврату образцов после испытаний;
• срокам представления результатов испытаний;
• сроку испытаний и порядку их оплаты;
• неопределенности измерений.

ИЛЦ должен оценить свои возможности и ресурсы на проведение испытаний, позволяющие выполнить требования заказчика, и включить оценку:

• финансовых аспектов (себестоимость, наличие оборотных средств, форма оплаты);
• юридических аспектов (возможность заключения договора, наличие необходимой лицензии, наличие аккредитации, конфиденциальность, отсутствие неприемлемых условий и т.п.);
• наличия средств измерений, оборудования, квалифицированного персонала, документации, реактивов и материалов, транспорта, позволяющих выполнить данную работу и получить результаты, удовлетворяющие требованиям системы менеджмента и заказчика;
• текущего уровня качества проведения испытаний (результаты внутрилабораторного контроля, межлабораторных сравнительных испытаний).

Фактически, делается прогноз того, насколько успешно пройдут работы по запросам, заявкам на подряд и контрактам при имеющихся в ИЛЦ ресурсах.

Любые расхождения между требованием или предложением (запросом, заявкой на подряд) и контрактом устраняются до начала работ.

Записью, свидетельствующей о положительном проведении анализа заявки, является подпись [специалиста структурного подразделения] в заявке после фразы «Анализ заявки проведён, объекты контроля, показатели, методика испытаний и отбора образцов, сроки выполнения, стоимость согласованы». Согласие заказчика подтверждается его подписью в заявке.

Отсутствие подписи [специалиста структурного подразделения] по приему документов является отрицательным результатом анализа заявки и аргументом к отказу ее выполнения.

В случае изменения заявки или предписания [наименование организации, в состав которой входит лаборатория] после принятия специалист структурного подразделения повторно анализирует заявку и регистрирует изменения в Журнале изменений заявок Ж-NN-ГГ. Изменения доводятся до исполнителей испытаний в течение одного часа путем внесения изменений в направление на испытания.

В случаях увеличения срока выполнения, других изменений по выполнению заявки, в том числе при выявлении работ, проведенных с нарушением установленных требований, менеджер или специалист структурного подразделения доводит данную информацию до заказчика для согласования, регистрирует извещение в Журнале регистрации извещения заказчиков Ж-NN-ГГ.

При невозможности проведения испытаний в ИЛЦ (перегруженность, неисправность оборудования, временная нетрудоспособность персонала, другие причины либо на постоянной основе) менеджер или специалист структурного подразделения согласовывает с заказчиком увеличение срока исполнения заявки. При согласии заказчик расписывается в заявке о согласовании сроков.