Процедура вводится с целью установления единого порядка по выбору и приобретению необходимых услуг и запасов, влияющих на качество испытаний, с целью бесперебойного и качественного функционирования лаборатории.

Процедура устанавливает требования к порядку планирования закупки, оценки поставщиков, приобретения, получения, возврата, входного контроля, учета и хранения материальных запасов, их утилизации в соответствии с ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.

Процедура является обязательной для всех подразделений Испытательной лаборатории (ИЛ) и на всех местах осуществления деятельности в области аккредитации ИЛ.

ГСО – государственный стандартный образец
ЗСП – заведующий структурным подразделением Испытательной лаборатории
ИЛ – Испытательная лаборатория
НД – нормативный документ

В соответствии с потребностями обеспечения процессов жизненного цикла испытаний и функционирования организации в целом, планируется и осуществляется закупка оборудования, реактивов, сред, посуды и других расходных материалов.

В целях получения достоверных, воспроизводимых и надежных результатов ИЛ использует химические реактивы соответствующей квалификации, стандартные образцы, лабораторную посуду, питательные среды, тест-системы, указанные в методиках испытаний, заявленных в области аккредитации, или их аналоги, разрешенные к применению в установленном порядке.

Приобретение материальных ресурсов производится на основании расчета потребности для обеспечения выполнения государственного заказа и выполнения испытаний по заявкам заявителей.

В конце года ЗСП составляет план закупок для структурного подразделения на следующий год, исходя из анализа деятельности по проведению испытаний, заключенных договоров на проведение испытаний на будущий год и передает руководителю ИЛ.

Руководитель ИЛ оценивает целесообразность планируемых закупок, устанавливает приоритетность осуществления закупок и составляет общий План закупок по Испытательной лаборатории П-NN-ГГ, согласовывает с главным бухгалтером Организации.

Заведующие структурными подразделениями систематически проводят анализ потребности расходных материалов, в случае необходимости приобретения незапланированных запасов вне плана закупок в течение планового периода, ЗСП составляют заявку в произвольной форме, согласовывают с руководителем ИЛ, главным бухгалтером и осуществляют закупку.

В случае исключения из плана какой-либо позиции, ЗСП направляют служебную записку руководителю ИЛ, которая является основанием для корректировки плана закупок.

Заведующие структурными подразделениями ведут учет исходящих заявок. Заявки на приобретение материальных запасов, услуг, копии счетов или счетов-фактур (по решению ЗСП) хранятся в структурном подразделении.

Организация оценивает и выбирает поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. В ИЛ действует балльная система оценки.

Материальные ресурсы приобретаются у предприятий и организаций, имеющих лицензию на право их производства или иные документы, подтверждающие законность их производства и реализации.

Выбор поставщиков включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку потенциального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками. Оценка поставщика проводится с целью установления взаимоотношений ИЛ с поставщиком.

В начале года ИЛ получает от Организации Перечень поставщиков [наименование организации]. Данный перечень является приоритетным для закупок для ИЛ.

При необходимости приобретения запасов и услуг у нового поставщика ЗСП проводят поиск потенциальных поставщиков. Поиск включает следующие действия: проведение конкурсов (тендеров); изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.); посещение ярмарок, выставок; личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные разговоры).

При оценке поставщика учитывают:

• является ли поставщик изготовителем реактивов, стандартных образцов, питательных сред, тест-систем и т.д.;
• опыт работы на рынке;
• наличие рекламаций;
• оперативность работы (сроки поставок);
• гарантийные обязательства;
• опыт работы ИЛ с этим поставщиком в прошлом;
• отзывы других потребителей;
• стоимость;
• наличие необходимого ассортимента;
• прочность и удобство упаковки (тары), вариантность фасовки;
• услуги по доставке;
• наличие сопроводительной документации;
• качество обслуживания.

Все новые поставщики подвергаются анализу данных, что позволяет избежать приобретения некачественных товаров, а также взаимодействия с недобросовестными поставщиками.

Заведующие структурными подразделениями должны предлагать всем поставщикам заполнить Опросный лист поставщика Л-NN-ГГ, для сбора информации для последующей их оценки.

Заведующие структурными подразделениями, ответственные за приобретение запасов и услуг, проводят оценку поставщиков путем выставления баллов согласно критериям оценки поставщиков (Приложение 1), заполняют приложение к опросному листу поставщика. По сумме баллов поставщику присваивается категория: А – отличный поставщик; Б – добросовестный поставщик; В – ненадежный поставщик; Г – недобросовестный поставщик (Приложение 2).

Заведующие структурными подразделениями передают опросные листы поставщиков с приложением руководителю ИЛ.

Закупки проводятся только с поставщиками категории А и Б.

Руководитель ИЛ в конце года предлагает Организации перечень поставщиков, оценённых сотрудниками ИЛ, для включения в Перечень поставщиков.

Дополнительно к процедуре оценки поставщиков руководитель ИЛ совместно с ЗСП и менеджером по качетсву может проводить аудиты критически важных поставщиков.

Аудит поставщика бывает документарный и/или выездной. Документарный аудит – аудит документов, представленных поставщиком в виде оригиналов и копий документов (в электронном или бумажном виде), подтверждающих наличие и функционирование у него системы менеджмента. Выездной аудит – проверка фактического наличия материальных ресурсов, помещений, оборудования, выполнения работ по заявленному месту работы поставщика.

Перед проведением аудита, руководитель ИЛ совместно с ЗСП и менеджером по качеству устанавливает перечень проверяемых документов, процессов, материальных ресурсов, помещений поставщика и определяет требования к ним, о чем сообщает поставщику в письменной форме на бланке организации.

После аудита руководитель ИЛ совместно с ЗСП и менеджером по качеству составляет отчет о проведении аудита поставщика, в котором дает заключение о возможности дальнейшего сотрудничества, предложения по устранению замечаний.

Перед приобретением запасов ЗСП формулируют свои требования к закупаемой продукции, услугам:

• территориальное расположение фирмы-изготовителя;
• сроки действия лицензии фирмы-изготовителя;
• гарантийные обязательства;
• полнота и наличие сопроводительной документации;
• компетентности, включая требования к квалификации персонала (при приобретении услуг).

Для закупки оборудования дополнительно учитывается:

• территориальное расположение специализированных организаций, занимающихся внешней калибровкой и ремонтом оборудования;
• наличие сервисных центров;
• комплектация поставки.

Для закупок расходных материалов:

• срок годности со дня заключения договора покупки;
• объем минимальной фасовки.

Организация обеспечивает достаточность установленных требований к закупкам до их сообщения поставщику. Требования к закупаемой продукции устанавливаются в НД на испытания.

На услуги, запасы, средства измерения, вспомогательное и испытательное оборудование, которые должны отвечать стандартным техническим условиям (спецификациям) или требованиям, установленным методиками, необходимо составлять Техническое задание на закупку З-NN-ГГ (или в произвольной форме).

Заведующий структурным подразделением выбирает поставщика из реестра надежных поставщиков или нового поставщика только после проведения оценки поставщика в соответствии со своими требованиями к закупаемой продукции и направляет ему заявку и при необходимости техническое задание.

ЗСП согласно утвержденного Плана закупок на текущий период, исполняет закупки в текущем порядке. Организация самостоятельно заключает, изменяет и прекращает договоры в рамках Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных, муниципальных нужд» и, согласно ст. 93 этого закона, а также п. N Положения «О закупке товаров, работ, услуг для нужд [наименование Организации]», осуществляет закупки у единственного поставщика.

После оформления документов и оплаты по счёту ЗСП контролируют доставку и выполнение договорных условий при оказании услуги.

После получения продукции, запасов, услуги надлежащего качества при условии проведения входного контроля ЗСП подписывает товарную накладную.

Если закупка не прошла входной контроль, ЗСП не подписывает товарную накладную (и/или акт приемки передачи/товара) или действует в соответствии с требованиями договора или контракта на закупку.

Планы закупок и закупочная документация к ним хранятся не более 3-х лет.

Договоры на поставку продукции хранятся в бухгалтерии.

Заведующий структурным подразделением несет ответственность за сохранность полученных запасов, реактивов и расходных материалов, влияющих на качество испытаний, до тех пор, пока они не будут проконтролированы или другим образом оценены как соответствующие стандартным техническим условиям (спецификациям) или требованиям, установленным методиками для данных испытаний.

При получении закупленной продукции ей присваивается статус «Карантин».

Входной контроль (верификацию продукции) проводят с целью проверки соответствия качества продукции установленным требованиям и предупреждения использования несоответствующей продукции.

При поступлении в ИЛ подлежит контролю каждая единица (партия) закупаемой продукции, которая влияет на качество результатов работы ИЛ.

Качество материальных ресурсов оценивается по соответствию требованиям нормативной документации и соответствующих государственных стандартов (анализ сопроводительной документации и визуальный контроль), также обращается внимание на удобство и целостность упаковки, наличие этикетки, необходимых сведений на ней (год изготовления, сроки и условия хранения), комплектность, внешний вид. Критерии приемки сообщаются поставщику на этапе заключения договора.

Продукция или услуга допускается к использованию только после анализа закупочной документации на содержание всех данных, описывающих эту продукцию или услугу и одобрения технического содержания.

Примечание – Описание может включать в себя тип, класс, сорт, точную идентификацию, спецификации, чертежи, инструкции по проведению контроля, другие технические данные, включая утверждение результатов испытаний, требуемое качество и стандарт системы менеджмента качества, в соответствии с которым они были изготовлены.

Входной контроль проводится в присутствии представителя поставщика или без его участия. Входной контроль проводит ЗСП или уполномоченный им сотрудник.

ИЛ осуществляет приобретение химических реактивов, стандартных образцов и других материальных ресурсов с оригиналом паспортов качества или заверенной копией паспорта (сертификата) качества. При получении реактива сотрудник группы химического анализа ИЛ проверяет состояние потребительской тары и ее соответствие в соответствии с процедурой «Внутренний контроль качества результатов количественного химического анализа» ДП-NN-ГГ. Результаты входного контроля фиксируются в Журнале входного контроля реактивов, ГСО, индикаторных трубок Ж-NN-ГГ.

ИЛ осуществляет приобретение питательных сред, музейных штаммов микроорганизмов химических реактивов, стандартных образцов и других материальных ресурсов для микробиологических исследований с оригиналом паспортов качества или заверенной копией паспорта (сертификата) качества. При получении реактива, фильтров, тест систем, питательных сред, штаммов тест культур сотрудник группы микробиологического анализа ИЛ проводит входной контроль в соответствии с процедурой «Внутрилабораторный контроль качества микробиологических исследований» ДП-NN-ГГ. Результаты входного контроля фиксируются в Журнале «Протокол количественного контроля питательных сред» Ж-NN-ГГ.

ИЛ осуществляет приобретение и входной контроль испытательного оборудования, средств измерений и вспомогательного оборудования согласно процедуре «Управление оборудованием» ДП-NN-ГГ.

Если закупленная продукция проходит входной контроль и соответствует установленным требования, она получает статус «Рабочая», удаляется из зоны «Карантин», перемещается в соответствующее место хранения структурного подразделения и может использоваться в работе ИЛ.

Закупленную продукцию, оборудование можно использовать в рабочих помещениях ИЛ только при проведении их входного контроля, в остальных случаях необходимо соблюдать требования п. 5.4.3.

Если закупка или услуга по результатам входного контроля не соответствует установленным требованиям, техническому заданию, условиям договора, она остается в зоне «Карантин» для последующей утилизации, списания, возврата поставщику или иных действий в соответствии с договором на оказание услуги или поставки.

Приобретаемые материальные ресурсы хранятся в производственных помещениях ИЛ. Условия хранения обеспечивают сохранность технических характеристик.

Условия хранения реактивов и других материальных ресурсов соответствуют требованиям, установленным НД (в том числе НД по охране окружающей среды и безопасности) и/или требованиям производителя.

Реактивы группы химического анализа ИЛ находятся в специально отведенных местах на складе и хранятся по группам назначения:

• соли и металлы хранят в шкафах для реактивов;
• едкие и легколетучие реактивы – в стеклянной посуде с притертыми пробками в металлическом ящике под вытяжным шкафом;
• легковоспламеняющиеся жидкости – в толстостенных, снабженных герметичными пробками бутылях, вместимостью не более 1 дм³ в специальных металлических ящиках вдали от источников тепла и окислителей;
• термолабильные реактивы – в холодильнике;
• ядовитые реактивы – в запирающихся шкафах;
• растворы щелочей – в вытяжном шкафу, отдельно от кислот, в полиэтиленовой таре;
• кислоты – в стеклянной посуде с притертыми крышками в вытяжном шкафу;
• лабораторная посуда – на местах.

В группе микробиологического анализа ИЛ хранение запасов и текущих расходных материалов организовано с соблюдением следующих требований:

• сухие питательные среды, если не указаны особые условия хранения, находятся в сухом, защищенном от света, месте с температурой воздуха (10 - 25) °C;
• материалы, требующие пониженной температуры хранения, – в холодильниках с соответствующей степенью охлаждения;
• готовые питательные среды хранят при температуре (2 - 8) °C, срок хранения готовой питательной среды определяется изготовителем.

На дверцах шкафов, где хранятся реактивы, прикреплены списки с указанием наименования и квалификации реактивов.

Учет поступления и расходования материальных ресурсов, стандартных образцов, аттестованных растворов и чистых веществ ведется в лабораториях в журналах: поступление – журналы входного контроля, расходование – в рабочих журналах.

Документы учета и документы производителей хранятся в лаборатории в течение времени хранения данных о результатах исследований, где они использовались.

Утилизация расходных материалов осуществляется согласно рабочей инструкции «Удаление отходов» И-NN-ГГ.

Критериями оценки результативности процесса управления закупками в ИЛ являются:

• процент выполнения плана закупок;
• отсутствие продукции, не отвечающей требованиям;
• отсутствие простоя в работе из-за отсутствия или некачественных материальных запасов или услуг;
• количество новых надежных поставщиков;
• эффективность распределения расходования бюджетных средств;
• количество несоответствий документа фактическому процессу, действию, выявленное при внутреннем аудите.

Ответственность за соблюдение и выполнение требований, изложенных в данной процедуре, возлагается на всех сотрудников ИЛ в части их касающейся.

Ответственность за внедрение и контроль за соблюдением требований процедуры несут менеджер по качеству, а также заведующие структурными подразделениями, ответственные за функционирование системы менеджмента.

Ответственными за ведение документации назначаются заведующие структурными подразделениями.