Документирование процедуры отбора проб. Отбор проб. Инструкция. Пример для лаборатории

Все процедуры отбора проб должны быть строго документированы, записи должны быть четкими, позволяющими провести идентификацию пробы в лаборатории без затруднения.

Для каждого места отбора проб составляют Акт отбора проб, Акт отбора проб воды по производственному контролю или Акт передачи и приема проб (если проба отобрана не сотрудником Испытательной лаборатории).

Акт отбора проб воды по производственному контролю заполняется в следующих случаях:

• при отборе проб питьевой воды базовой лабораторией в целях производственного контроля;
• при отборе проб и передаче их между базовой и объектовыми лабораториями.

При заполнении Акта отбора проб воды по производственному контролю допускается использовать сокращения, приведенные в Приложении 2.

Сразу же после отбора каждой пробы на емкость с пробой наносят маркировку так, чтобы пробу было легко идентифицировать. Маркировка должна быть четкой, сохраняться в течение всего времени хранения пробы. Маркировка должна быть отражена в Акте отбора проб.

В случае приема пробы реагента для водоподготовки необходимо убедиться в корректной маркировке емкости с веществом: наличие этикетки с наименованием предприятия-изготовителя, наименованием продукта, номера партии и даты отбора пробы.

В Акте отбора проб должны быть указаны:

• шифр пробы;
• объект исследования;
• фамилия, должность пробоотборщика и его подпись;
• фамилия и подпись лица, присутствующего при отборе проб, его должность, наименование и юридический адрес организации, которую он представляет, или адрес проживания для физического лица);
• цель отбора;
• вид пробы (простая или смешанная);
• устройство для отбора (если таковое использовалось);
• время отбора и поступления пробы в лабораторию;
• место отбора (наименование и адрес предприятия или адрес жилого дома с описанием точки отбора);
• необычные внешние характеристики места отбора, нестандартные условия при отборе проб или нестандартные внешние характеристики отобранных проб;
• тип емкости для отбора (материал, вместимость, пробка, инактивация дезинфектанта);
• способ консервации или регламентирующий ее нормативный документ (если таковая применялась);
• фактические срок и условия транспортирования;
• отметка о соблюдении срока и условий хранения;
• примечание;
• контактный телефон заявителя.

Если пробу отбирают из одной и той же точки отбора (места), допускается один раз указать все сведения и в последующих Актах отбора проб регистрировать только номер пробы, дату, время отбора пробы и наблюдаемые необычные условия отбора.

В случае отклонения процедуры отбора пробы, транспортирования от стандартной процедуры, данные по отклонению должны быть отражены в Акте отбора проб, а так же в протоколе испытаний.

Отобранные пробы шифровать на месте отбора проб арабскими цифрами. При передаче проб, отобранных сотрудниками ИЛ внутри подразделения между лабораториями ИЛ, на емкостях с пробами указывать шифр арабскими цифрами с указанием буквы, соответствующей лаборатории, отобравшей пробы. При этом оформляется Акт отбора проб воды по производственному контролю или Акт отбора проб и передается вместе с пробами.

Нумерация Актов отбора пробы и Актов передачи и приема проб осуществляется сотрудником, принявшим пробу. Для нумерации Актов используются арабские цифры. Акты отбора проб по производственному контролю и Акты отбора проб имеют единую сквозную нумерацию и хранятся в папке "Акты отбора проб". Акты передачи и приема проб имеют собственную нумерацию и хранятся в папке "Акты передачи и приема проб".

Все пробы регистрируются в Журналах, предусматривающих регистрацию проб. Регистрационный номер наносится на емкость с пробой. Идентификация образца имеет вид:

Регистрационный номер / шифр пробы

Шифр пробы может быть присвоен во время отбора пробы либо указан заказчиком. Если шифр пробы отсутствует, то идентификация образца имеет вид:

Регистрационный номер