Общие положения. Организация архивного дела в лаборатории. Процедура

Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.

В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ.

В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен. Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.

В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается Этикетка с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.

Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.

Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.

Акты о выделении к уничтожению документов временного срока хранения, Акты сдачи в архив, хранятся в папке "Архивное дело".

Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.

Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены Номенклатурой дел.