Графическое оформление документированных процедур и рабочих инструкций. Процедура

Настоящая процедура устанавливает единые требования к оформлению и содержанию документированных процедур и рабочих инструкций испытательной лаборатории.

Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников испытательной лаборатории.

• ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;
• ГОСТ Р ИСО 10013-2024 «Системы менеджмента качества. Руководство по документированной информации».

Информация – значимые данные.

Документ – информация и соответствующий носитель (бумажный, электронный и другие).

Документированная процедура – документ, в котором описан процесс.

Рабочая инструкция – документ, регулирующий подлежащие выполнению виды деятельности на рабочем месте, проверку различных параметров.

ДП – документированная процедура;
РИ – Рабочая инструкция.

Документированные процедуры и рабочие инструкции оформляют на бумажном носителе на листах формата А4 (с двух сторон).

В документированных процедурах и рабочих инструкциях во всех, кроме дополнительно отмеченных случаях используется стандартный шрифт текста Arial 11 п.

Все предложения документа должны заканчиваться точкой, а начинаться с заглавной буквы.

Титульный лист должен содержать логотип Общества в левом верхнем углу и верхний колонтитул с указанием названия Общества и подразделения разработчика документа (Испытательная лаборатория).

В правом верхнем углу титульного листа должна быть расположена информация об утверждении документа с указанием должности лица, утвердившего документ, местом для подписи, расшифровку подписи и дату.

В центре титульного листа указывается тип документа («Документированная процедура» или «Рабочая инструкция», Arial 12 п., заглавные буквы, без точки), его название и код (Arial 18 п., полужирный, заглавные буквы, без точки).

Названия документированных процедур, содержащих описание процессов, являются единообразными и содержат наименование процесса, соответствующее описываемой деятельности.

Название рабочих инструкций, содержащих описание процессов, начинается со слов: «Порядок…», «Правила…», и др.

В левом нижнем углу титульного листа указывается информация о согласовании, разработке, проверке, введении в действие и номере версии документа.

В нижнем колонтитуле указывается город и год, когда был разработан документ.

На всех страницах, за исключением титульного листа, должен быть верхний колонтитул, содержащий в левой стороне логотип Общества. В центральной верхней ячейке - название Общества и подразделения разработчика документа, в центральной нижней ячейке - тип документа и его название (заглавные буквы). В правой верхней ячейке должна быть информация о номере версии и текущей странице документа (первой страницей считать титульную), в правой нижней ячейке - код документа.

Каждый раздел и пункт документа должен быть пронумерован арабскими цифрами. В конце номера ставится точка. Допускается использование нумерации (арабскими и римскими цифрами) или иной маркировки внутри пунктов.

Важная информация может быть выделена полужирным шрифтом. Допускается использование символа «!» для обращения особого внимания к информации.

Допускается вставка рисунков, блок-схем, таблиц и др. в документ. Рисунки, блок-схемы, таблицы и др. должны быть пронумерованы, подписаны. От общего текста должен быть отступ на одну строку.

Документированная процедура содержит в своем составе следующие структуры:

А) Титульный лист.
Б) Оглавление.
В) Разделы.
1.Назначение и область применения.
2.Нормативные ссылки.
3.Определения.
4.Сокращения и обозначения.
5.Процедура.
6.Ответственность.
Г) Приложение.

Титульный лист. (п. 5.1.4. – п. 5.1.8.)

Оглавление должно располагаться с 3 страницы документа и включать в себя перечень разделов, приложений к документу. Заголовок «Оглавление» должен быть расположен по центру страницы (Arial 16 п., полужирный, заглавные буквы, без точки).

Каждый раздел должен иметь соответствующий заголовок (Шрифт полужирный, заглавные буквы, без точки). Заголовки разделов должны иметь интервал перед строкой и после строки.

Назначение и область применения характеризует цель документа и содержит сведения о исполнителях процедуры.

Нормативные ссылки содержат информацию о внешней и внутренней нормативной документации, на основании которой разрабатывался документ. Нормативные ссылки в разделе должны быть расположены в последовательности: международные стандарты, государственные стандарты, отраслевые стандарты, методические указания, документированные процедуры, рабочие инструкции, другая литература.

Определения включают в себя термины, необходимые для уточнения, установления в документе. Сокращения и обозначения включают в себя информацию о применяемых вариантах сокращения и условного обозначения в документе.

Процедура предусматривает подробное описание порядка выполнения процедуры, без объяснения необходимости осуществления той или иной операции. В данном разделе допускается выделение подразделов, напримеры: «подготовка к работе», «порядок работы», «завершение работы».

Ответственность предусматривает полномочия и индивидуальную ответственность специалистов по выполняемой процедуре.

Приложение содержит образцы записей, необходимых для регистрации описываемой процедуры (формы журналов, актов и др.), схемы, блок-схемы, рисунки. Приложение оформляется на отдельной странице. В правом верхнем углу указывается текст: «Приложение №…» (курсив, без точки) с соответствующим номером приложения. Приложение должно иметь заголовок (полужирный). На одной странице допускается располагать более одного приложения.

Ответственность за должное оформление документированных процедур, рабочих инструкций несет разработчик документа.

Контроль за соблюдением требований данной документированной процедуры несет менеджер по качеству.