Управление персоналом лаборатории. Процедура

Пример оформления – Вариант 1

Процедура описывает процесс обеспечения испытательной лаборатории (испытательного лабораторного центра) компетентным персоналом для достижения необходимых результатов и удовлетворенности заказчиков.

Процедура устанавливает требования к мониторингу компетентности сотрудников лаборатории (центра), работающих в области деятельности лаборатории (центра).

Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории (центра).

Пример оформления – Вариант 2

Процедура описывает:

• процесс заключения трудовых договоров с персоналом испытательной лаборатории (ИЛ), согласно установленным требованиям к персоналу;
• процесс обучения персонала;
• процесс наделения персонала полномочиями;
• процесс мониторинга компетентности персонала;
• процесс периодического обучения и повышения квалификации персонала.

Процедура устанавливает требования к мониторингу компетентности сотрудников ИЛ, работающих в области деятельности ИЛ.

Требования настоящей процедуры распространяются на всех сотрудников ИЛ.

• ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 "Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий";
• ГОСТ Р ИСО 9000-2015 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь";
• Федеральный закон РФ от 28 декабря 2013 г. № 412-ФЗ «Об аккредитации в национальной системе аккредитации»;
• Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» статья 76, статья 91;
• Приказ Минэкономразвития России от 26 октября 2020 г. № 707 «Об утверждении критериев аккредитации и перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации»;
• Приказ Министерства образования и науки РФ от 1 июля 2013 г. № 499 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам» пункт 12.

Анализ – определение пригодности, адекватности или результативности объекта для достижения установленных целей.

Компетентность – уровень качества выполнения той или иной задачи.

Компетенция – это способность решать определенные профессиональные задачи.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины несоответствия и предупреждения его повторного возникновения.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и(или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата.

Эффективность – соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

ВЛКК – внутрилабораторный контроль качества
ГСО – государственный стандартный образец
ИЛ – испытательная лаборатория
ИЛЦ – испытательный лабораторный центр
КД – корректирующее действие
МВИ – методика выполнения измерений
МСИ – межлабораторные сравнительные испытания
НД – нормативная документация
СМ – система менеджмента
УОАП – учет обучения и аттестации персонала

Персонал ИЛ (ИЛЦ) является одним из ключевых видов ресурсов. От персонала зависит эффективность, работоспособность и благополучие ИЛ (ИЛЦ) в целом.

Процесс управления персоналом включает в себя множество задач по кадровому учету, обучению, развитию, мотивации, планированию, анализу и оценке персонала.

Каждый сотрудник, которому поручена та или иная работа, должен быть компетентным, иметь необходимое образование, подготовку, навыки и опыт для выполнения работы.

Сотрудники ИЛ (ИЛЦ) обучены и внедрены в конкретный метод проведения исследования согласно "Акту внедрения методики измерения/испытания" А-NN-ГГ.

Инженеры ИЛ (ИЛЦ) обучены обработке и оформлению результатов для заказчика.

Руководители подразделений лаборатории обучены и обладают компетенцией для выдачи заключений по результатам выполненных работ в подразделении лаборатории.

Все записи и формы управляются в соответствии с процедурой "Управление документацией и записями СМ в испытательной лаборатории".

Потребность в кадрах определяет руководитель ИЛ (ИЛЦ) на основании задач, стоящих перед лабораторией (центром), и предложений руководителей подразделений лаборатории.

Требования к квалификации и компетенции персонала перечислены в должностных инструкциях для принимаемых сотрудников.

Критериями приема сотрудника на работу являются:

• наличие высшего, либо среднего профессионального образования, либо дополнительного профессионального образования или ученой степени по специальности и (или) направлению подготовки, соответствующему выполняемой работе;
• опыт работы по исследованиям (испытаниям), измерениям в области деятельности не менее срока, установленного в должностной инструкции сотрудника;
• документ (удостоверение, сертификат) о подтверждении прохождения обучения.

Руководители подразделений лаборатории подают "Заявку на комплектование персоналом" З-NN-ГГ (далее – заявка) на вакантную должность руководителю ИЛ (ИЛЦ).

Руководитель ИЛ (ИЛЦ) на основании заявок от руководителей подразделений формирует и утверждает единую заявку и передает ее в Отдел кадров.

Отдел кадров приглашает соискателя с соответствующей заявке квалификацией в ИЛ (ИЛЦ). Если соискатель удовлетворяет представленным требованиям, то после собеседования с руководителем подразделения лаборатории и руководителем ИЛ (ИЛЦ) он принимается на работу.

Потребность в кадрах определяет руководитель ИЛ (ИЛЦ) на основании утвержденной таблицы трудозатрат по категориям квалификации работников.

Руководитель подразделения лаборатории определяет место работы для вновь принятого сотрудника, проводит первичный инструктаж и организует стажировку на рабочем месте.

Вновь принятые сотрудники проходят обучение на рабочем месте безопасным методам и приемам выполнения работ в течение десяти рабочих смен, после чего аттестационная комиссия оформляет протокол с допуском вновь принятого сотрудника к работе.

Для участия в лабораторной деятельности ИЛ (ИЛЦ) вновь принятые сотрудники знакомятся с системой менеджмента ИЛ (ИЛЦ) (руководством по качеству, политикой в области качества ИЛ (ИЛЦ), процедурами, инструкциями) и МВИ.

Для допуска вновь принятого сотрудника к работе в области деятельности ИЛ (ИЛЦ) руководитель подразделения лаборатории определяет наставника – наиболее опытного и высококвалифицированного сотрудника лаборатории.

Наставник, ответственный за работу вновь принятого сотрудника, назначается распоряжением руководителя ИЛ (ИЛЦ) сроком до 3 лет работы по специальности.

Наставник составляет "План основных тем подготовки стажера" П-NN-ГГ, который состоит из двух разделов:

• изучение СМ ИЛ (ИЛЦ) (руководства по качеству, политики в области качества ИЛ (ИЛЦ), процедур и инструкций);
• изучение МВИ: теоретическое и практическое (определяет руководитель подразделения лаборатории).

Стажер ведет "Дневник подготовки стажера" Ж-NN-ГГ, где записывает выполненную работу согласно Плану основных тем подготовки стажера после каждого выполнения им контрольной пробы или исследования (испытания), измерения.

Наставник проверяет ведение Дневника подготовки стажера и выполнения Плана основных тем подготовки стажера с еженедельной отметкой в дневнике: подпись, фамилия, дата.

Руководитель подразделения лаборатории контролирует ведение Дневника подготовки стажера раз в квартал с отметкой в дневнике: подпись, фамилия, дата.

Стажер изучает МВИ (теоретическая часть) и выполняет исследование под контролем наставника с соблюдением требований МВИ (практическая часть). Наставник и руководитель подразделения лаборатории проверяют результаты исследований с оценкой "удов"/"не удов" в Дневнике подготовки стажера после проверки ВЛКК.

При удовлетворительных результатах контрольных задач МВИ руководитель подразделения лаборатории оформляет Акт внедрения методики измерения/испытания, который утверждает руководитель ИЛ (ИЛЦ), допуская стажера к выполнению данной МВИ самостоятельно под контролем наставника.

Акты внедрения методики измерения/испытания передаются на хранение менеджеру по качеству. Менеджер по качеству хранит акты в месте, установленном Номенклатурой дел. Копии актов хранит руководитель подразделения лаборатории в месте, установленном Номенклатурой дел.

Выполнение стажером пробной работы в области деятельности подтверждает комиссия в составе руководителя подразделения лаборатории и ведущего инженера подразделения лаборатории. Руководитель подразделения лаборатории оформляет "Акт пробной работы" А-NN-ГГ, который утверждает руководитель ИЦ (ИЛЦ).

Акты пробной работы хранит менеджер по качеству в месте, установленном Номенклатурой дел.

Первичные записи стажера при выполнении МВИ проверяет и подписывает наставник или руководитель подразделения лаборатории.

Дневник подготовки стажера хранится в течение всего периода стажировки и по истечении срока стажировки утилизируется стажером.

Записи, сделанные в журналах первичных технических записей принятым сотрудником, проверяются и подписываются наставником или руководителем подразделения лаборатории.

Срок подготовки стажера определяет руководитель подразделения лаборатории, исходя из Плана основных тем подготовки, удовлетворительных результатов владения материалом и навыков работы, отслеживаемых по Дневнику подготовки стажера.

В конце стажировки руководитель подразделения лаборатории выпускает распоряжение о допуске работника (стажера) к самостоятельной работе, которое подписывает руководитель ИЛ (ИЛЦ).

Руководство нацеливает своих работников на постоянное повышение своего образовательного и профессионального уровня, всемерно способствуя получению работниками различных видов и форм образования, ориентирует их на глубокие знания внешней и внутренней документации.

Для эффективной организации развития персонала лаборатории необходимо своевременно решать следующие задачи:

• поддерживать способных к обучению работников;
• распространять и внедрять лучшее из накопленного знания;
• систематически обучать сотрудников лаборатории.

Обучение и проверку знаний требований СМ ИЛ (ИЛЦ) и МВИ в области деятельности сотрудников лаборатории организуют руководители подразделений лаборатории в процессе лабораторной деятельности.

Планирование обучения персонала необходимо осуществлять на основе принципа непрерывности повышения квалификации каждого сотрудника в течение всей его производственной деятельности в лаборатории.

Обучение руководителей и специалистов предполагает следующие основные виды обучения:

• Самоподготовка
  Самостоятельное повышение квалификации, изучение НД по профилю работ лаборатории, методов, приемов работы, перенимание опыта работы других работников и т.д.
• Техническая учеба
  Изучение новых документов по профилю работы лаборатории, изучение новых методов работы для качественного оказания услуг, изучение использования компьютерной техники при оказании услуг и т. д. в сторонних организациях.
• Периодическое обучение
  Обучение по специальным профессиональным образовательным программам для поддержания квалификации всего контингента руководителей и специалистов на уровне, достаточном для эффективного исполнения должностных обязанностей (обновление теоретических и практических знаний, умений и навыков в соответствии с требованиями НД и особенностями развития СМ).
• Обучение в области качества
  Обучение, организуемое регулярно, каждые 3 года, для всего состава сотрудников по проблемам в области качества ИЛ (ИЛЦ). Занятия проводит менеджер по качеству или приглашенные специалисты. В программу обучения включаются темы: международные стандарты ИСО, вопросы внедрения и совершенствования СМ, изучение новых документов СМ ИЛ (ИЛЦ) и т. п.

На Предприятии предусмотрен непрерывный процесс обучения сотрудников и повышения их квалификации в соответствии с годовым планом подготовки кадров.

Руководитель ИЛ (ИЛЦ) распоряжением назначает ответственного за учет обучения и аттестации персонала (далее – УОАП).

Руководители подразделений лаборатории формируют "План обучения сотрудников наименование подразделения ИЛ (ИЛЦ) на 202__ год" П-NN-ГГ на основании результатов лабораторной деятельности с указанием:

• сотрудников для обучения (аттестации или переаттестации);
• тем обучения;
• организаций, в которых будет проводиться обучение;
• сроков;
• стоимости.

Руководители подразделений лаборатории утверждают План обучения сотрудников наименование подразделения ИЛ (ИЛЦ) на 202__ год у руководителя ИЛ (ИЛЦ) и передают ответственному за УОАП.

Ответственный за УОАП составляет "Заявку в годовой план подготовки кадров" З-NN-ГГ и утверждает у руководителя ИЛ (ИЛЦ).

Сформированную Заявку в годовой план подготовки кадров ответственный за УОАП передает в подразделение Предприятия, отвечающее за организацию обучения.

Обучение персонала ИЛ (ИЛЦ) организует сотрудник подразделения Предприятия, отвечающего за организацию обучения, согласно Заявке в годовой план подготовки кадров как внутри, так и вне Предприятия.

При внешнем обучении в специализированных организациях сотрудники ИЛ (ИЛЦ) получают подтверждение повышения квалификации, аттестации — свидетельства, дипломы и т. п.

При внутреннем обучении в ИЛ (ИЛЦ) или на Предприятии сотрудник проходит:

• подготовку (повышение квалификации) при несоответствии требованиям должностной инструкции;
• аттестацию (переаттестацию) при соответствии требованиям должностной инструкции.

Руководители подразделений лаборатории организуют профессиональную подготовку (повышение квалификации) вновь принятого и штатного персонала ИЛ (ИЛЦ) не реже 1 раза в 3 года, если срок не определен в НД на персонал.

Проверку компетентности персонала проводят руководители подразделений лаборатории согласно должностным инструкциям или в рамках мероприятий ВЛКК деятельности, которую выполняет сотрудник.

Руководители подразделений лаборатории:

• разрабатывают должностные инструкции;
• согласовывают их с Отделом труда и заработной платы и Юридическим отделом;
• утверждают должностные инструкции у руководителя ИЛ (ИЛЦ).

Проверка компетентности сотрудников ИЛ (ИЛЦ) необходима для определения профессиональной подготовки и гарантии качества результатов исследований в области деятельности ИЛ (ИЛЦ).

Менеджер по качеству/руководитель ИЛ (ИЛЦ) контролирует выполнение проверки компетентности персонала руководителями подразделений лаборатории.

Руководители подразделений лаборатории осуществляют контроль компетентности исполнителей путем проверки:

• наличия допуска к выполнению метода исследования (Акт внедрения методики измерения/испытания или Акт пробной работы);
• технических записей исследований;
• выполнения "Плана ВЛКК результатов измерений/испытаний в лаборатории" П-NN-ГГ;
• технических записей контрольных исследований с применением ГСО или СО (при возможности);
• оценки участия в МСИ ("План проведения МСИ на 202__ год" П-NN-ГГ);
• обучения внешнего и внутреннего (План обучения сотрудников наименование подразделения ИЛ (ИЛЦ) на 202__ год).

Для подтверждения технической компетентности лаборатории руководители подразделений лаборатории планируют участие сотрудников в МСИ (План проведения МСИ на 202__ год), выбирая МВИ для контроля качества работы сотрудников и результатов испытаний. Мероприятия по проверке квалификации (МСИ) и сравнительным испытаниям должны планироваться и организовываться в соответствии с процедурой "Участие лаборатории в проверках квалификации".

Лаборатория обязана участвовать в МСИ (где такая деятельность доступна и применима) не реже 1 раза в год и в течение 5 лет принять участие в МСИ по всем методам области деятельности. При повторном МСИ рекомендуется менять провайдера МСИ, исполнителей и оборудование.

При получении неудовлетворительного результата МСИ и ВЛКК руководитель подразделения лаборатории должен действовать согласно процедуре "Корректирующие действия". Результативность корректирующих действий по МСИ должна быть подтверждена повторным участием лаборатории в МСИ в наиболее короткие сроки.

Для мониторинга лабораторной деятельности стажеров руководители подразделений лаборатории контролируют:

• обучение безопасным методам и приемам выполнения работ в течение десяти рабочих смен;
• ведение Дневника стажера;
• оценку знаний СМ ИЛ (ИЛЦ) в Дневнике стажера;
• наличие Акта внедрения или Акта пробной работы по методу выполнения исследований в области деятельности;
• технические записи во внедренном методе (результаты, полученные стажером, подписываются наставником или руководителем подразделения лаборатории);
• технические записи контрольных исследований с применением ГСО и СО (при возможности).

За проверку компетентности в рамках ВЛКК у сотрудников, выполняющих испытания, отвечают ответственные за контроль качества результатов в лаборатории согласно утвержденному "Плану ВЛКК результатов измерений/испытаний в лаборатории". Руководитель подразделения лаборатории контролирует выполнение Плана ВЛКК в своем подразделении.

Ответственный за контроль качества результатов отмечает выполнение контрольных проб при выполнении Плана ВЛКК результатов измерений/испытаний в лаборатории в "Карточке сотрудника" Л-NN-ГГ в электронном виде.

Карточка сотрудника состоит из двух частей.

Первая часть Карточки сотрудника ("Общие сведения") содержит:

• ФИО сотрудника;
• должность, номер должностной инструкции;
• матрицу ответственности СМ ИЛ (ИЛЦ);
• сведения об образовании, диплом;
• свидетельства о повышении квалификации (диплом, аттестат);
• сведения об ознакомлении с процессами СМ (руководство по качеству, процедуры, инструкции);
• опыт по исследованиям в области деятельности.

Вторая часть Карточки сотрудника ("Освоение методик") содержит:

• номер метода исследования;
• номер Акта внедрения;
• дату участия в МСИ (с указанием номера свидетельства, относительной неопределенности);
• дату проведения ВЛКК (с указанием номера пробы и относительной неопределенности);
• достижения и промахи (информация о результатах, приведших к поощрению (овладение новым МВИ, обнаружение причины несоответствия и его устранение) или наказанию (отказ в выполнении распоряжения руководства или неудача при реализации)).

Руководители подразделений лаборатории контролируют ведение карточек сотрудников лаборатории ответственным за контроль качества результатов в лаборатории.

Все мероприятия, связанные с подготовкой персонала, должны приводить к повышению квалификации и расширению компетенций сотрудников. Оценка компетентности персонала подтверждает способность сотрудников качественно выполнять работу, на которую их назначают.

Анализ результатов проверки компетентности сотрудников выполняет руководитель ИЛ (ИЛЦ) на основании "Отчета и оценки работы персонала лаборатории за месяц/год" О-NN-ГГ. Результаты проверки компетентности исполнителей предоставляют руководители подразделений лаборатории раз в год для анализа со стороны руководства.

Руководители подразделений лаборатории из Карточки сотрудника определяют:

• необходимость включения сотрудника в Заявку в годовой план подготовки кадров (не реже одного раза в три года);
• число проверок правильности расчетов и оформления отчетов о результатах исследований (правильность заключений о соответствии, оценки неопределенности) и их соответствие требованиям МВИ;
• качество работы и получаемых результатов исполнителя при выполнении Плана ВЛКК результатов измерений/испытаний в лаборатории;
• необходимость внесения изменений в План ВЛКК в рамках проверки компетентности сотрудника в МВИ;
• необходимость участия сотрудника в МСИ (План проведения МСИ на 202__ год);
• мотивацию сотрудника в достижении целей Политики качества ИЛ (ИЛЦ) (сравнение результатов деятельности).

Менеджер по качеству анализирует результаты оценки компетентности персонала по итогам участия в МСИ и определяет:

• ведущего специалиста по МВИ;
• необходимость проведения ВЛКК сравнения;
• необходимость сравнения результатов пробы с другой лабораторией;
• необходимость проверки КД после МСИ.

Мотивация персонала в поддержании СМ обеспечивает регулярное выполнение сотрудниками требуемых действий для повышения качества работы. Мотивация обеспечивает добровольное, а не административное вовлечение сотрудников в СМ. Если мотивация персонала низкая, то внедрение СМ и ее работа невозможны.

Мотивация персонала стимулирует повышение качества своего труда.

Для достижения целей по качеству мотивация персонала необходима на всех уровнях управления:

Мотивировать персонал можно индивидуально, изменяя:

• условия работы;
• ресурсы;
• признание;
• взаимоотношения;
• ответственность.

Методы стимулирования могут быть:

• материальные (получение материальных благ в денежном выражении, материальном объекте или услуге) – применимы для отдельного сотрудника или групп сотрудников;
• нематериальные (получение эмоциональных выгод в виде повышения самооценки, психологического комфорта, гордости за результат работы и пр.) – применимы для всего коллектива, т. к. позволяют "сформировать" причастность каждого сотрудника.

Мотивация персонала может быть:

• внешняя – оказание на персонал определенного воздействия, которое приведет к получению результата и получению за него либо поощрения, либо наказание;
• внутренняя – самостоятельное стремление персонала выполнить определенные действия для удовлетворения внутренних потребностей и возможного получения выгоды.

При внедрении СМ и в ходе ее работы применяют внешнюю мотивацию персонала.

Задача внешней мотивации в стимулировании и развитии внутренней мотивации персонала. Добиться этого можно за счет регулярной оценки мотивации персонала.

На основании результатов работы персонала ИЛ (ИЛЦ) руководитель подразделения лаборатории:

• анализирует мотивацию персонала;
• включает анализ мотивации персонала в Отчет и оценку работы персонала лаборатории за месяц/год;
• предлагает стимулирование или наказание сотрудника по итогам месяца/года.

Руководители подразделений лаборатории несут ответственность за:

• определение потребности в новых кадрах и подачу Заявки на комплектование персоналом;
• разработку должностных инструкций;
• проведение собеседований с соискателями на вакантные должности;
• определение места работы для вновь принятого сотрудника;
• определение наставников в лаборатории;
• проверку результатов исследований стажера;
• оформление Акта внедрения методики измерения/испытания и Акта пробной работы;
• допуск работника (стажера) к самостоятельной работе;
• формирование Плана обучения сотрудников ИЛ (ИЛЦ);
• организацию профессиональной подготовки вновь принятого и штатного персонала;
• проверку компетентности персонала;
• планирование участия сотрудников в МСИ;
• поддержание мотивации персонала в СМ;
• анализ мотивации персонала, оформление Отчета и оценки работы персонала лаборатории за месяц/год;
• предоставление возможности сотрудникам развивать необходимую компетентность и расширять компетенции.

Наставник несет ответственность за:

• обучение вверенного ему стажера;
• составление Плана основных тем подготовки стажера;
• проверку ведения Дневника подготовки стажера, первичных записей стажера и выполнения Плана основных тем подготовки стажера;
• проверку результатов исследований стажера;

Ответственный за УОАП несет ответственность за составление Заявки в годовой план подготовки кадров.

Ответственный за контроль качества результатов в лаборатории несет ответственность за внесение сведений о выполнении контрольных проб ВЛКК в карточки сотрудников.

Менеджер по качеству несет ответственность за:

• контроль выполнения проверки компетентности персонала;
• оформление карточек сотрудников;
• анализ результатов оценки компетентности персонала по итогам участия в МСИ.

Руководитель ИЛ (ИЛЦ) несет ответственность за:

• формирование единой заявки на комплектование персоналом;
• проведение собеседований с соискателями на вакантные должности.