Успей всё, останови время!
1. Готовьтесь заранее
2. Изучите документы, регламентирующие данную процедуру
3. Слушайте эксперта при подготовке и опирайтесь на его требования
4. Подготовка документов
5. Задание на экспериментальную оценку
6. Перед ВКС
7. ВКС
Судя по проектам готовящихся нормативных правовых актов, видео-конференц-связь (ВКС) останется с нами надолго. Поэтому представляем вам краткий путеводитель по подготовке к ВКС.
Сразу оговоримся, что универсальной инструкции быть не может, поскольку эксперты в рамках выполнения госуслуги и проведения ВКС предъявляют к аккредитованным лицам совершенно разные требования. Но, проанализировав опыт десятков лабораторий, нам удалось вывести общие направления по подготовке.
4.1. Заранее отсканируйте все документы системы менеджмента (СМ), документы по оборудованию, помещениям, персоналу (не забывайте о своих стажерах).
4.2. Документы, подтверждающие выполнение требований СМ, а это различные журналы, листы регистраций, листы проверок. Тут сразу стоит отметить, что объем сканирования у экспертов может быть разный, кто-то хочет титул и последние листы, кто-то хочет записи за все года существования лаборатории (тут не забывайте про проверяемый период).
4.3. Внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, результаты участия в МСИ и даже журнал/лист регистрации условий испытаний/измерений — это тоже документы СМ.
4.4. Подготовьте те протоколы, которые будете демонстрировать из архива. Просмотрите их, сверьте со свой областью аккредитации, найдите к ним все первичные записи, проверьте все: от дат отбора проб/проведения испытаний до правильности записи результата. Обратите внимание на единицы измерений, в которых получен результат и которые внесены в область. Отсканируйте и будьте готовы продемонстрировать их.
4.5. При совершении любых действий по передаче документов экспертам, не забывайте про требования СМ, фиксируйте выданные документы в необходимом объеме.
4.6. Проверьте актуальность форм 1-6 не только по наполнению, но и на соответствие приказу МЭР №707. Сверьте информацию из форм с фактическим состоянием дел: формы 2-4 с информацией на бирках на оборудовании, форму 5 с наличием ваших ГСО/ПГС.
4.7. Проверьте наличие табличек с адресами на ваших зданиях и помещениях (желательно, чтобы они совпадали с адресами указанными в реестре аккредитованных лиц).
4.8. Все документы, подтверждающие соответствие испытательной лаборатории Критериям аккредитации, будет необходимо разместить в облачном хранилище ФСА. Ссылку на него направят эксперты.
4.9. Для того, чтобы понимать все ли документы предоставили, создайте у себя папки по Приложению №3 СМ №03.1-1.0007 Руководство по проведению удаленной оценки.
5.1. При получении задания на экспериментальную оценку, сравните его с вашей областью аккредитации на предмет соответствия методикам, объектам, показателям и диапазонам измерений.
5.2. Если это не отражено в задании, то уточняйте у эксперта, что будет проводиться в прямом эфире на ВКС, а что вы должны заранее снять на видео и разместить в облаке.
5.3. Уточняйте, каким методом будет проходить экспериментальная проверка: как собеседование с демонстрацией оборудования, навыков работы с ним и архивных записей, или же это будут рабочие пробы, или вам пришлют образцы для контроля?
5.4. При наличии в задании видеороликов, уточняйте требования к ним: горизонтальная/вертикальная съемка, снимать весь процесс или его часть, видеоролик должен быть в виде единого файла или допустимо маленькими файлами с наименованием реализуемых процессов. И, конечно же, что должно стать итогом вашего творчества: акт отбора/измерения, запись в рабочем журнале или протокол.
5.5. Если позволяют людские ресурсы, то назначить тех, кто проводит измерения по заданию, и тех, кто будет вести съемку. Не забывайте о том, что есть требования СМ и методика измерений.
5.6. Не забывайте о том, что Экспертная группа для вас выступает заказчиком. Соблюдайте требования СМ в части анализа заявки, передачи задания на проведение испытаний/измерений и отбора проб исполнителям.
6.1. Ответственным за организацию ВКС является руководитель экспертной группы.
6.2. В рамках планирования ВКС эксперт попросит Руководителя лаборатории назначить ответственных за ВКС сотрудников из числа лаборатории и внести их в заявку. Как правило, вносят 2-4 человек в зависимости от количества сотрудников, области аккредитации и количества мест осуществления деятельности. Желательно, чтобы назначенные сотрудники не проводили никаких испытаний/измерений, а выполняли роль операторов.
6.3. С учетом площади и мест осуществления деятельности лаборатории определить количество мобильных и стационарных мест для установки программного обеспечения (далее – ПО) для видео-конференц-связи, которое называется TrueConf. Иное ПО для конференции не предусмотрено.
6.4. Мобильные места — это телефоны и планшеты сотрудников. Необходимо предусмотреть внешние аккумуляторы, запасные телефоны/планшеты и предварительно проверить бесперебойность работы интернета в каждом помещении лаборатории.
6.5. На стационарных компьютерах нужно удостовериться в наличии видеокамеры (внешней или встроенной), а также микрофона.
6.6. Установить на выбранных местах TrueConf и провести тестирование, научиться включать/выключать камеру и микрофон (поверьте, это очень нужно и важно), переключать камеры мобильного устройства.
6.7. Чтобы подключиться к ВКС, эксперты направят ссылки и логины/пароли для подключения к конференции.
6.8. Пройти по ссылке и зайти в конференцию можно заранее, тогда в день «Х» не придется трясущимися руками вбивать логин/пароль. Но все же их необходимо сохранить в доступном месте, чтобы можно было быстро скопировать.
6.9. Также руководитель экспертной группы составляет и направляет в адрес лаборатории План проведения удаленной оценки, в котором подробно изложены действия экспертной группы в рамках проведения проверки.
6.10. ВКС может проходить в двух форматах:
6.11. Проведите инструктаж с сотрудниками, успокойте их и попросите не переживать и не нервничать. В рамках ВКС они имеют право пользоваться всеми документами (и методиками, и документами системы менеджмента) — главное, чтобы документы были актуальными и соответствовали вашей СМ. А если вдруг вопрос будет очень сложным, то они могут обратиться к коллегам.
7.1. В назначенный день необходимо подключиться к ВКС по ссылке. Если это сделано заранее, то на телефоне или компьютере произойдёт автоматический дозвон и останется только нажать на кнопку, чтобы увидеть экспертов. Важно! Дозвон происходит автоматически. Эксперты не отвечают за работу TrueConf и не могут вас подключать к конференции. Если возникли проблемы, то необходимо звонить в техническую поддержку.
7.2. Все этапы проверки описаны в Плане проведения удаленной оценки и вашем задании на экспериментальную проверку. Стоит отметить, что ВКС проходит так же, как и обычная выездная оценка, и начинается с установочного совещания и идентификации сотрудников, поэтому не забывайте про паспорта.
Стратегия ведения ВКС тоже очень сильно отличается от эксперта к эксперту, кто-то смотрит лаборатории по 8 часов с перерывом на обед, а кто-то после вступительного совещания даже не включает камеру и микрофон.
7.3. Если у вас была документарная экспертиза, и вам ее не прислали заранее, то четко фиксируете те несоответствия, о которых вам говорят эксперты на вступительном совещании. Вы имеете право их исправить в рамках ВКС, а также это поможет, если в акте экспертизы в документарке появятся новые несоответствия.
7.4. Обязательно носите с собой блокнот и ручку и записывайте все документы, которые у вас просят эксперты. Не надейтесь на свою память, в стрессовой ситуации она может подвести не только вас, но и всю лабораторию.
7.5. Формат ВКС позволяет перепроверять все документы, идущие экспертам, — не упускайте эту возможность.
7.6. Не забывайте отключать камеру и микрофон в перерывах, помните — «большой брат» следит за вами.
7.7. Показывайте все документы и оборудование в камеру, старайтесь чтобы фокус был чётким.
7.8. Не говорите экспертам, что вы чем-то не обеспечены или не ведёте документы. Поищите получше, наверняка найдёте.
7.9. Ведите себя вежливо и корректно, помните, что вас снимает камера.
7.10. В случае, если эксперты начинают нарушать установленный ФСА кодекс этики, постарайтесь это зафиксировать на видео (например, включите съемку экрана на смартфоне). На согласительной комиссии очень пригодится.
7.11. ВКС не вечен и уже в 18.00 он автоматически отключается.
Это основные этапы, о которых хотелось бы рассказать.
Блог "Все об аккредитации лабораторий" на Яндекс.Дзен, статья "Краткий путеводитель по подготовке к ВКС".
18.10.2021 9:22:20 | Автор статьи: Марьина Мария
Общество с ограниченной ответственностью "Винсер", ИНН 7733533010, ERID: 2VtzqwqXtzm
Общество с ограниченной ответственностью «Центр метрологии, консалтинга и тестирования «Компетентность», ИНН 6315659486, ERID: 2Vtzqv1LbgC
Общество с ограниченной ответственностью "Винсер", ИНН 7733533010, ERID: 2Vtzqwy9UVQ