Краткий путеводитель по подготовке к ВКС

1. Готовьтесь заранее
2. Изучите документы, регламентирующие данную процедуру
3. Слушайте эксперта при подготовке и опирайтесь на его требования
4. Подготовка документов
5. Задание на экспериментальную оценку
6. Перед ВКС
7. ВКС

Судя по проектам готовящихся нормативных правовых актов, видео-конференц-связь (ВКС) останется с нами надолго. Поэтому представляем вам краткий путеводитель по подготовке к ВКС.

Сразу оговоримся, что универсальной инструкции быть не может, поскольку эксперты в рамках выполнения госуслуги и проведения ВКС предъявляют к аккредитованным лицам совершенно разные требования. Но, проанализировав опыт десятков лабораторий, нам удалось вывести общие направления по подготовке.

1. Готовиться необходимо заранее

Вернуться к содержанию

• СМ №03.1-1.0007 Руководство по проведению удаленной оценки;
• СМ №02.1-3.0001 Инструкция пользователя программного продукта «TrueConf» для организации видео-конференц-связи;
• СМ №02.1-3.0002 Инструкция по подписанию документа электронной подписью.

3. При подготовке слушайте эксперта и опирайтесь на его требования

Вернуться к содержанию

4.1. Заранее отсканируйте все документы системы менеджмента (СМ), документы по оборудованию, помещениям, персоналу (не забывайте о своих стажерах).

4.2. Документы, подтверждающие выполнение требований СМ, а это различные журналы, листы регистраций, листы проверок. Тут сразу стоит отметить, что объем сканирования у экспертов может быть разный, кто-то хочет титул и последние листы, кто-то хочет записи за все года существования лаборатории (тут не забывайте про проверяемый период).

4.3. Внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, результаты участия в МСИ и даже журнал/лист регистрации условий испытаний/измерений — это тоже документы СМ.

4.4. Подготовьте те протоколы, которые будете демонстрировать из архива. Просмотрите их, сверьте со свой областью аккредитации, найдите к ним все первичные записи, проверьте все: от дат отбора проб/проведения испытаний до правильности записи результата. Обратите внимание на единицы измерений, в которых получен результат и которые внесены в область. Отсканируйте и будьте готовы продемонстрировать их.

4.5. При совершении любых действий по передаче документов экспертам, не забывайте про требования СМ, фиксируйте выданные документы в необходимом объеме.

4.6. Проверьте актуальность форм 1-6 не только по наполнению, но и на соответствие приказу МЭР №707. Сверьте информацию из форм с фактическим состоянием дел: формы 2-4 с информацией на бирках на оборудовании, форму 5 с наличием ваших ГСО/ПГС.

4.7. Проверьте наличие табличек с адресами на ваших зданиях и помещениях (желательно, чтобы они совпадали с адресами указанными в реестре аккредитованных лиц).

4.8. Все документы, подтверждающие соответствие испытательной лаборатории Критериям аккредитации, будет необходимо разместить в облачном хранилище ФСА. Ссылку на него направят эксперты.

4.9. Для того, чтобы понимать все ли документы предоставили, создайте у себя папки по Приложению №3 СМ №03.1-1.0007 Руководство по проведению удаленной оценки.

Вернуться к содержанию

5.1. При получении задания на экспериментальную оценку, сравните его с вашей областью аккредитации на предмет соответствия методикам, объектам, показателям и диапазонам измерений.

5.2. Если это не отражено в задании, то уточняйте у эксперта, что будет проводиться в прямом эфире на ВКС, а что вы должны заранее снять на видео и разместить в облаке.

5.3. Уточняйте, каким методом будет проходить экспериментальная проверка: как собеседование с демонстрацией оборудования, навыков работы с ним и архивных записей, или же это будут рабочие пробы, или вам пришлют образцы для контроля?

5.4. При наличии в задании видеороликов, уточняйте требования к ним: горизонтальная/вертикальная съемка, снимать весь процесс или его часть, видеоролик должен быть в виде единого файла или допустимо маленькими файлами с наименованием реализуемых процессов. И, конечно же, что должно стать итогом вашего творчества: акт отбора/измерения, запись в рабочем журнале или протокол.

5.5. Если позволяют людские ресурсы, то назначить тех, кто проводит измерения по заданию, и тех, кто будет вести съемку. Не забывайте о том, что есть требования СМ и методика измерений.

5.6. Не забывайте о том, что Экспертная группа для вас выступает заказчиком. Соблюдайте требования СМ в части анализа заявки, передачи задания на проведение испытаний/измерений и отбора проб исполнителям.

Вернуться к содержанию

6.1. Ответственным за организацию ВКС является руководитель экспертной группы.

6.2. В рамках планирования ВКС эксперт попросит Руководителя лаборатории назначить ответственных за ВКС сотрудников из числа лаборатории и внести их в заявку. Как правило, вносят 2-4 человек в зависимости от количества сотрудников, области аккредитации и количества мест осуществления деятельности. Желательно, чтобы назначенные сотрудники не проводили никаких испытаний/измерений, а выполняли роль операторов.

6.3. С учетом площади и мест осуществления деятельности лаборатории определить количество мобильных и стационарных мест для установки программного обеспечения (далее – ПО) для видео-конференц-связи, которое называется TrueConf. Иное ПО для конференции не предусмотрено.

6.4. Мобильные места — это телефоны и планшеты сотрудников. Необходимо предусмотреть внешние аккумуляторы, запасные телефоны/планшеты и предварительно проверить бесперебойность работы интернета в каждом помещении лаборатории.

6.5. На стационарных компьютерах нужно удостовериться в наличии видеокамеры (внешней или встроенной), а также микрофона.

6.6. Установить на выбранных местах TrueConf и провести тестирование, научиться включать/выключать камеру и микрофон (поверьте, это очень нужно и важно), переключать камеры мобильного устройства.

6.7. Чтобы подключиться к ВКС, эксперты направят ссылки и логины/пароли для подключения к конференции.

6.8. Пройти по ссылке и зайти в конференцию можно заранее, тогда в день «Х» не придется трясущимися руками вбивать логин/пароль. Но все же их необходимо сохранить в доступном месте, чтобы можно было быстро скопировать.

6.9. Также руководитель экспертной группы составляет и направляет в адрес лаборатории План проведения удаленной оценки, в котором подробно изложены действия экспертной группы в рамках проведения проверки.

6.10. ВКС может проходить в двух форматах:

• все находятся в одной конференции (приходит одна ссылка), при этом отсутствует возможность эксперту и тех.эксперту(-ам) вести проверку параллельно, или
• будет две конференции (приходит две ссылки), в этом случае проверка будет осуществляться параллельно и можно будет переключаться между конференциями.

6.11. Проведите инструктаж с сотрудниками, успокойте их и попросите не переживать и не нервничать. В рамках ВКС они имеют право пользоваться всеми документами (и методиками, и документами системы менеджмента) — главное, чтобы документы были актуальными и соответствовали вашей СМ. А если вдруг вопрос будет очень сложным, то они могут обратиться к коллегам.

Вернуться к содержанию

7.1. В назначенный день необходимо подключиться к ВКС по ссылке. Если это сделано заранее, то на телефоне или компьютере произойдёт автоматический дозвон и останется только нажать на кнопку, чтобы увидеть экспертов. Важно! Дозвон происходит автоматически. Эксперты не отвечают за работу TrueConf и не могут вас подключать к конференции. Если возникли проблемы, то необходимо звонить в техническую поддержку.

7.2. Все этапы проверки описаны в Плане проведения удаленной оценки и вашем задании на экспериментальную проверку. Стоит отметить, что ВКС проходит так же, как и обычная выездная оценка, и начинается с установочного совещания и идентификации сотрудников, поэтому не забывайте про паспорта.

Стратегия ведения ВКС тоже очень сильно отличается от эксперта к эксперту, кто-то смотрит лаборатории по 8 часов с перерывом на обед, а кто-то после вступительного совещания даже не включает камеру и микрофон.

7.3. Если у вас была документарная экспертиза, и вам ее не прислали заранее, то четко фиксируете те несоответствия, о которых вам говорят эксперты на вступительном совещании. Вы имеете право их исправить в рамках ВКС, а также это поможет, если в акте экспертизы в документарке появятся новые несоответствия.

7.4. Обязательно носите с собой блокнот и ручку и записывайте все документы, которые у вас просят эксперты. Не надейтесь на свою память, в стрессовой ситуации она может подвести не только вас, но и всю лабораторию.

7.5. Формат ВКС позволяет перепроверять все документы, идущие экспертам, — не упускайте эту возможность.

7.6. Не забывайте отключать камеру и микрофон в перерывах, помните — «большой брат» следит за вами.

7.7. Показывайте все документы и оборудование в камеру, старайтесь чтобы фокус был чётким.

7.8. Не говорите экспертам, что вы чем-то не обеспечены или не ведёте документы. Поищите получше, наверняка найдёте.

7.9. Ведите себя вежливо и корректно, помните, что вас снимает камера.

7.10. В случае, если эксперты начинают нарушать установленный ФСА кодекс этики, постарайтесь это зафиксировать на видео (например, включите съемку экрана на смартфоне). На согласительной комиссии очень пригодится.

7.11. ВКС не вечен и уже в 18.00 он автоматически отключается.

Это основные этапы, о которых хотелось бы рассказать.

Вернуться к содержанию

Ссылка на источник