Организация архивного дела в лаборатории. Процедура

Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.

Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории.

Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
• 2.2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело";
• 2.3.ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 "Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий";
• 2.4.ГОСТ Р ИСО 9001-2015 "Система менеджмента качества. Требования".

Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

ИЛ – испытательная лаборатория

Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.

В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ.

В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен. Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.

В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается Этикетка с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.

Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.

Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.

Акты о выделении к уничтожению документов временного срока хранения, Акты сдачи в архив, хранятся в папке "Архивное дело".

Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.

Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены Номенклатурой дел.

Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем месте, определенному Номенклатурой дел.

Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании Распоряжения руководителя ИЛ.

Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).

Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц, шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.

Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть сформированы в Дела в соответствии с процедурой "Ведение и оформление рабочих журналов и папок".

Ответственный за организацию архивного дела составляет Акт сдачи документов в архив.

Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в шкафах с ограниченным доступом.

Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала учета архивных документов.

По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ.

Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с установленными правилами Общества.

Уничтожение документов производится способом, обеспечивающим невозможность дальнейшего восстановления документа. При уничтожении документов составляется Акт о выделении к уничтожению документов временного срока хранения .

Требования к подготовке документов на бумажном носителе:

• Рабочие журналы должны быть оформлены в соответствии с процедурой "Ведение и оформление рабочих журналов и папок".
• Документы одной формы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью в соответствии с правилами, установленными в документированной процедуре "Управление документами и записями СМК".
• Документы могут быть прошиты в объеме не более 250 листов в хронологическом порядке. Документ с наименьшим порядковым номером должен быть расположен вверху стопки.

Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов. Выдачу документов осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.

Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором совместно с руководителем ИЛ. Решение фиксируется на обращении формулировкой: "выдать в полном объеме", "отказать", "выдать в части…" ставится подпись и дата. Обращение передается ответственному за организацию архивного дела.

При необходимости на копии документа указывается "Копия верна", дата и подпись ответственного за ведение архива.

При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале "Учета архивных документов".

Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:

• оформление Актов сдачи и Актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения;
• оформление архивных дел;
• хранение архивных дел;
• ведение журнала учета архивных дел;
• сдача и уничтожение документов из архива.

Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.

Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.

Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.