Настоящая процедура устанавливает единые требования к кодированию документов и записей системы менеджмента качества испытательной лаборатории.

Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников, принимающих участие в разработке документов испытательной лаборатории.

Настоящая документированная процедура разработана с целью обеспечения единообразия документов и записей для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

• ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;
• ГОСТ Р ИСО 10013-2024 «Системы менеджмента качества. Руководство по документированной информации»;
• ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь».

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов) принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Журнал – форма первичной информации, содержащая данные и результаты аналитических испытаний.

Документ – информация и соответствующий носитель (бумажный, электронный и другие).

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты свидетельства осуществленной деятельности.

Номенклатура дел – документ, представляющий собой систематизированный перечень наименований дел лаборатории.

СМК – система менеджмента качества

Система идентификации документов и записей, управляющих испытательной лабораторией, предназначена для обеспечения быстрого и однозначного определения их статуса при систематизированном хранении, поиске и ведении.

Записи, принадлежащие к соответствующему документу СМК, идентифицируются путем присвоения кода, размещаемого в правом верхнем углу формы записи.

Присвоение документу или записи кода проводится в период разработки.

Формы записей могут быть сгруппированы в Альбом форм записей СМК.

Код документов СМК должен быть представлен в виде:

АА(-ББ)-ВВ-ГГ, где

АА – буквенное обозначение документа: РК – руководство по качеству, ДП – документированная процедура, РИ – рабочая инструкция, А – альбом и др.;

ББ – идентификация группы документов (применяется только для групп оборудования: СИ – средства измерения, ИО – испытательное оборудование, ВО – вспомогательное оборудование);

ВВ – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК;

ГГ – третья и четвертая цифра года введения документа.

Порядок оформления идентификационного кода документированной процедуры или рабочей инструкции определен процедурой "Графическое оформление документированных процедур и рабочих инструкций".

Код записей должен быть представлен в виде:

АА.ББ-ВВ.ГГ-ДД, где

АА – буквенное обозначение записи: А – акт, Г – график, ПР – протокол, и др.;

БББ-ВВ – буквенное обозначение документа СМК и его регистрационный номер по Журналу учета документов и записей СМК, устанавливающего форму ведения данной записи;

ГГ – порядковый номер приложения по документу, устанавливающему форму ведения данной записи;

ДД – третья и четвертая цифра года введения документа.

Порядок оформления идентификационного кода записи определен п. 5.1.2 – п. 5.1.3. настоящей документированной процедуры.

При разработке, введении нового документа или записи СМК, определяется группа (подгруппа) к которой принадлежит документ или запись в разделе Классификатор Журнала учета документов и записей СМК.

Производится поиск документа, записи в Классификаторе. Новым документам или записям присваивается следующий порядковый номер в соответствующей группе (подгруппе) и фиксируется его полное название.

Документу, записи присваивается код соответствующего наименования в Классификаторе.

В конце кода указывается год введения документа, записи.

Все документы и записи СМК комплектуются в папки (дела).

Каждая папка (дело) включающая в себя группу (подгруппу) документов, записей имеет свой уникальный код. Документы и записи одной группы (подгруппы) могут быть разделены на тома с одним идентификационным кодом.

Каждое дело должно быть включено в Номенклатуру дел.

Номенклатура дел формируется ежегодно, может быть актуализирована и утверждена по необходимости.

Номенклатура дел должна включать в себя следующую информацию:

• код дела (номер тома, если есть необходимость);
• полное название дела (с указанием документов, входящих в дело);
• должность и фамилию ответственного за ведение дела;
• количество дел;
• место хранения и сроки хранения на рабочем месте до сдачи в архив.

Оригинал номенклатуры дел должен храниться у менеджера по качеству.

Код журнала должен быть представлен в виде:

ААА/Ж-ББ.ВВ, где

AAA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории;

Ж – журнал;

ББ.ВВ – порядковый номер группы и подгруппы журналов (указывается арабскими цифрами).

Порядок оформления идентификационного кода журнала определен процедурой "Ведение и оформление журналов и папок".

Код папки должен быть представлен в виде:

ААА/ББ-ВВ.ГГ, где

AA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории (если в папке определяются документы, не привязанные к деятельности только одной организационной структуры в лаборатории, то данную часть кода опускают);

ББ – происхождение документа: ВД – внешние документы, ВН – внутренние документы;

ВВ – порядковый номер группы процессов: 01 – аудит, 02 – персонал, 03 – документирование, 04 – контроль качества, 05 – испытания;

ГГ – порядковый номер папки.

Порядок оформления идентификационного кода папки определен процедурой "Ведение и оформление журналов и папок".

Архивные документы кодируются в соответствии с процедурой "Организация архивного дела".

Все справочные материалы и литература, зарегистрированные в разделе "Библиотека" Журнала учета документов и записей СМК должны быть однозначно идентифицированы и иметь код.

Справочные материалы могут быть сформированы в папки (дела) имеющие общий код.

Код справочного материала или литературы должен быть представлен в виде:

Л-АА, где

Л – литература, справочный материал;
АА – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК.

Порядок оформления идентификационного кода папки определен процедурой "Ведение и оформление журналов и папок".

Менеджер по качеству несет ответственность за:

• информирование инженера по оборудованию о предстоящей поверке и аттестации;
• кодирование документов и записей СМК;
• разработку и актуализацию Номенклатуры дел;
• регистрацию документов и записей в Журнале учета документов и записей СМК.

Ответственный за ведение, разработку документа, записи (дела) несет ответственность за оформление идентификационного кода.

Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.