Структура юридического лица. Лаборатория на предприятии

В этой статье мы определим роль лаборатории в организации, рассмотрим организационную структуру лаборатории (центра) как юридического лица и место лаборатории в структуре организации в роли ее подразделения. Рассмотрим, чем определяется правовой статус лаборатории. Установим необходимость формирования Положения о лаборатории и определим требования к его оформлению и структуре. Рассмотрим цели, задачи и функции лаборатории, проведем описание взаимодействия лаборатории с подразделениями организации и различными внешними организациями.

Правовая основа деятельности лаборатории
Положение о лаборатории. Общие положения
Структура юридического лица. Место лаборатории
Цели и задачи. Функции лаборатории
Взаимодействие
Особенности оценки структуры
Приложение. Пример организационной структуры юридического лица, в состав которого входит испытательный лабораторный центр

Правовая основа деятельности лаборатории

ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 определяет термин "лаборатория" следующим образом:

Лаборатория – орган, который осуществляет один или несколько из следующих видов деятельности: испытания; калибровка; отбор образцов, связанный с последующими испытаниями или калибровкой.

Лаборатория должна действовать на правовой основе. Юридический статус лаборатории должен соответствовать действующему законодательству. Она может быть самостоятельным юридическим лицом или подразделением в его составе. Если лаборатория является самостоятельным юридическим лицом, то Устав является правовой основой ее деятельности. Если лаборатория является подразделением в составе юридического лица, то правовой основой ее деятельности, как правило, является Положение о структурном подразделении (Положение о лаборатории).

Если юридическое лицо в своей структуре содержит несколько лабораторий, то они могут быть объединены в единую лабораторную службу или Лабораторный центр. Лабораторный центр может быть самостоятельным юридическим лицом или входить в его состав. Создание лабораторного центра удобно не только для крупных организациях, основным видом деятельности которых являются оказание лабораторных услуг, но и для производственных организациях, в состав которых входит несколько лабораторий, контролирующих различную продукцию на разных этапах производства различными методами исследований. Централизация лабораторий позволяет повышать эффективность управления, использования ресурсов, в том числе оборудования для выполнения исследований (испытаний), измерений.

В состав лабораторных центров, как правило, может входить несколько подразделений (лабораторий), а в состав одного лабораторного подразделения может входить несколько структурных единиц (лабораторий) или групп. Испытательная лаборатория (центр) может проводить работы по одному или нескольким местам осуществления деятельности.

В испытательной лаборатории (или лабораторном центре) должна быть определена организационная и управленческая структура, определено руководство, которое несет ответственность за ее деятельность, а также персонал для выполнения работ в области деятельности. Должны быть определены: место в организации и взаимосвязи лаборатории с ее службами.

Вернуться к содержанию

Положение о лаборатории – документ, который определяет место лаборатории в структуре юридического лица, в состав которого она входит, а также определяет структуру, функции, права, обязанности, ее взаимодействие с подразделениями организации, другими организациями и ответственность лаборатории при осуществлении ее деятельности.

Положение о лаборатории должно быть разработано на основе Устава организации.

При разработке Положения следует опираться на требования законодательства в области лабораторной деятельности, аккредитации и требования, регулирующие определенные виды деятельности лаборатории. Например, лицензируемые виды деятельности.

Название Положения должно включать наименование структурного подразделения.

Положение о лаборатории обычно включает следующие разделы:

1. Общие положения
2. Структура
3. Цели
4. Задачи
5. Функции
6. Права
7. Обязанности
8. Взаимодействие с подразделениями организации и внешними организациями
9. Ответственность

Также в Положении предусматривается структурная схема лаборатории, которая может быть включена как Приложение к документу.

Общими положениями определяется: место лаборатории (или лабораторного центра) в структуре организации, основание для создания и основание для ликвидации данного структурного подразделения; определяется, кто возглавляет лабораторию и как назначается руководитель. Если в аппарате управления лабораторией (или лабораторного центра) несколько руководителей, заместителей, то стоит отразить их административное подчинение и также указать, как осуществляется их назначение. Например: "Руководитель лаборатории назначается приказом руководителя организации".

Следует описать подчиненность лаборатории высшему руководству организации: кому непосредственно подчиняется лаборатория (или лабораторный центр) в организационной структуре, входит ли она в другую структурную единицу и кто назначен ее руководителем.

Отметим, что лаборатория должна в своей деятельности опираться на законодательство Российской Федерации, Устав организации и настоящее Положение. В Положении можно перечислить основные документы, которыми лаборатория руководствуется в своей деятельности, в том числе внутренние регламенты организации. Также следует заявить о необходимости аккредитации лаборатории и указать применяемые для этой цели системы аккредитации, если это требуется.

Общими положениями устанавливается обеспечение лаборатории основными ресурсами, определяется наличие помещений, комплектация лаборатории персоналом, оборудованием, нормативно-технической документацией и иными ресурсами, необходимыми для выполнения деятельности по исследованиям (испытаниям), измерениям.

О видах деятельности, перечне исследований, проводимых лабораторией, можно сказать отдельно, указав ссылку на соответствующий документ, например, на область аккредитации.

Вернуться к содержанию

Структура юридического лица может быть весьма разнообразной и индивидуальной для каждой организации. Организация самостоятельно определяет структуру и иерархию, глубину административного подчинения, а также место лаборатории (центра) в структуре. Рассмотрим некоторые возможные организационные структуры юридического лица.

1. Лаборатория – юридическое лицо

Руководитель юридического лица (лаборатории) осуществляет общее руководство лабораторией, в состав которой входят структурные единицы лаборатории и вспомогательные структуры.

2. Лаборатория – подразделение юридического лица

Место лаборатории в организации выделено рамкой. Руководитель лаборатории непосредственно подчиняется руководителю организации. Эта схема подходит для организаций, основным направлением деятельности которых является оказание лабораторных услуг.

3. Лаборатория на производстве

На производстве важно сохранить независимость лаборатории от подразделений, отвечающих за качество производимой продукции. Для этого руководитель лаборатории может административно подчиняться напрямую руководителю организации или руководителю направления, который не несет ответственность за качество производимой продукции.

Для крупных организаций, поддерживающих систему менеджмента качества на уровне всей структуры или сертифицированных в системе ISO 9001, целесообразна централизация функций управления системой менеджмента, в том числе отдельных элементов системы менеджмента лаборатории в отдельной структуре - отделе, группе или одной должности, не подчиняющейся административно руководителю лаборатории.

Вернуться к содержанию

В Положении необходимо определить цели лаборатории аналогично тому, как это реализуется в Уставе для организации. Целей может быть одна или несколько.

Цель – это желаемое состояние системы или результат ее деятельности, достижимый в пределах интервала времени.

Обычно в качестве цели можно указать:

• получение прибыли от проведения работ по исследованиям (испытаниям), измерениям;
• получение информации о качестве: сырья, готовой продукции или на различных этапах ее производства;
• получение информации о загрязнении окружающей среды и другое.

Типичной ошибкой при разработке целей может быть использование задачи или функции лаборатории в качестве цели. Например "проведение исследований продукции" не может являться целью лаборатории, так как не является конечным состоянием системы и не является результатом.

В разделе Задачи определяются конкретные виды деятельности лаборатории. Конкретизируются объекты исследований (испытаний), измерений, виды исследований.

Задачи – это набор вопросов или проблем, которые необходимо решить для достижения целей. Данные вопросы по конкретным видам деятельности и исследованиям структурируются в виде перечня задач. К задачам могут относиться:

• контроль соответствия [определенного объекта] исследований (испытаний), измерений требованиям нормативной документации;
• контроль соответствия [определенной производимой продукции] требованиям нормативной документации;
• контроль качества поступающего сырья;
• контроль состава отходов при производстве [определенной продукции]

Как отличить задачи от функций? Задача в отличие от функции являются проблемой, требующей решения. В состав задачи включена проблема.

Функции – это набор действий, необходимых для решения задач.

Основными функциями лаборатории могут быть:

• выполнение отбора, регистрации и хранение образцов для проведения исследований;
• проведение исследований в соответствии с областью аккредитации;
• проведение исследований в соответствии с программой производственного контроля продукции и программой экологического контроля;
• оказание услуг по проведению исследований физическим и юридическим лицам;
• мониторинг достоверности результатов исследований;
• внедрение новых методов исследований и другие функции.

Вернуться к содержанию

Для выполнения своих функций лаборатория, в зависимости от предъявляемых к ней требований, может или должна взаимодействовать с различными внешними организациями и внутренними подразделениями юридического лица.

Лаборатория как подразделение юридического лица взаимодействует со следующими внешними организациями:

1. С органом по аккредитации. Это взаимодействие может осуществляться по вопросам:

• проверок, связанных с аккредитацией и услугами по аккредитации;
• оказания государственных услуг;
• разъяснения требований законодательства.

2. С метрологическими службами по вопросам:

• поверки, калибровки средств измерений и по иным вопросами метрологического обеспечения.

3. С провайдерами межлабораторных сравнительных испытаний по вопросам:

• участия в программах проверки квалификации лаборатории.

4. С учебными организациями по вопросам:

• повышения квалификации, профессиональной переподготовки персонала;
• методического или научно-технического обеспечения.

5. С поставщиками товаров и услуг для лабораторий по вопросам:

• консультирования в области лабораторной деятельности;
• выбора и приобретения лабораторного оборудования и иных ресурсов;
• проведения ремонтных и строительно-монтажных работ;
• обеспечения справочно-информационным, справочно-правовым обслуживанием и актуализации нормативных документов;
• сервисного обслуживания технических систем, обеспечения печатной продукцией и иными услугами.

6. С юридическими лицами по вопросам:

• оказания услуг по исследованиям (испытаниям), измерениям.

7. С организациями, оказывающими услуги по исследованиям (испытаниям), измерениям по вопросам:

• проведения исследований по субподряду;
• проведения межлабораторных сличений.

К данному перечню можно при необходимости добавить органы Государственного надзора.

Для выполнения своих функций лаборатории в роли подразделения в составе юридического лица может быть необходимо взаимодействие с различными отделами. Укажем примеры. В рамках организации лаборатория может взаимодействовать:

1. C отделом кадров по вопросам:

• подбора и трудоустройства персонала;
• актуализации и утверждения штатного расписания;
• оплаты труда и вопросам трудового распорядка;
• консультации по трудовому законодательству;

2. С отделом охраны труда по вопросам:

• проведения внутренних проверок соблюдения требований охраны труда и пожарной безопасности;
• регулирования проведения стажировки, инструктирования персонала при трудоустройстве.

В усложненном варианте данные взаимоотношения могут быть выстроены в виде таблицы и схемы с определением типов взаимодействий (получение и предоставление).

Вернуться к содержанию

Важно периодически оценивать организационную структуру, правильность подчинения и создания структуры с целью подтверждения ее эффективности и дальнейшего улучшения. Это можно осуществить в рамках процедуры проведения Анализа со стороны руководства.

В ходе внутреннего аудита при проверке выполнения требований к структуре следует оценивать не только документы лаборатории и учредительные документы организации, но и должностные инструкции вышестоящих руководителей, которым может подчиняться лаборатория, оценивать должностные обязанности и полномочия. Также анализировать Положение о вышестоящем отделе, структуре, если таковая имеется. При аудите, анализе организационной структуры и документов, составляющих правовую основу внутренних подразделений, следует обращать внимание на обеспечение беспристрастности лабораторной деятельности, независимость лаборатории, системы снабжения и иных структур, обеспечивающих деятельность лаборатории, от административного подчинения ответственным за качество.

Вернуться к содержанию

Приложение. Пример организационной структуры юридического лица, в состав которого входит испытательный лабораторный центр в виде структурного подразделения