Чтобы выразить свое отношение к контенту, пройдите простую регистрацию
Рассмотрим полный перечень документов для подачи заявления на процедуру подтверждения компетентности (ПК). Разберем нормативно-правовые акты, которые устанавливают перечень этих документов. Перечислим основные виды документов, которые лаборатория должна прикрепить к заявлению, включая руководство по качеству, документированные процедуры, СОПы, СТО. Укажем на распространенные ошибки, требования к подписанию заявления и файлам, прикладываемым к заявлению.
Часто спрашивают: какие документы подавать? Если хотите разобраться сами, то полный перечень документов для подачи заявления на ПК можно найти в следующих нормативно-правовых актах:
СМ №03.1-9.0013 «Схема аккредитации испытательных лабораторий (центров) в национальной системе аккредитации», пункт 6.2.
Здесь полный перечень документов указан. Всё это можно посмотреть, себе выписать и сделать перечень, список или чеклист тех документов, которые лаборатории нужно будет подготовить. Мы бысро пробежимся по данным документам.
Документы и сведения, подтверждающие соответствие лаборатории критериям аккредитации
Лаборатория в Личный кабинет ФГИС ФСА к заявлению прикрепляет, как правило:
руководство по качеству,
документированные процедуры,
СОПы (стандартные операционные процедуры) и
СТО (стандарты организации).
То есть это крупные документы, которые описывают вашу систему. Прикреплять сканы журналов, внутренних аудитов, то есть документов, которые подтверждают выполнение требований, не требуется. Иначе у вас просто заявление будет перегружено и вы не сможете его подписать. Поэтому крепим только документы, устанавливающие требования, а остальные документы уже, как правило, эксперты у вас запросят в рамках процедуры, в рамках госуслуги.
2. Документы по сотрудникам: дипломы, документы по повышению квалификации трудовые договоры, трудовые книжки
Прикрепляем только в случае, если это у лаборатории не прикреплено в Личном кабинете. Как правило, когда вы формируете заявление, у вас там отдельный раздел есть по сотрудникам. И там всё подтягивается.
Несмотря на то, что информация о работниках формируется автоматически, рекомендуется в раздел «Иные документы» прикреплять форму №1, которая содержит исчерпывающую информацию о сотрудниках.
3. Сведения, подтверждающие соответствие лаборатории критериям аккредитации (ранее – Форма №1,2,3,4,5,6)
Формы все прикрепляйте, проверяйте. Какие требования к формам?
Они установлены в пунктами 26.9-26.14 Критериев аккредитации. Открываете свои формы, эти пункты и сверяете слово в слово, чтобы у вас было как в Критериях аккредитации. Иначе можно получить несоответствие по этим критериям.
4. Документы о праве собственности или ином законном основании помещений, средств измерений (СИ), испытательного (ИО), вспомогательного оборудования (ВО), стандартных образцов (СО) и иных материальных и технических ресурсов
На что здесь обратить внимание? Если вы сканируете, допустим, товарные накладные, как подтверждение прав собственности, то здесь в случае поштучного сканирования и прикрепления, это будет очень много. Можно это всё одним файлом отсканировать. Высшим пилотажем будет (никого не призываем так делать), если у вас документы о праве собственности будут соответствовать форме, что очень удобно экспертам во время проверки. Обычно это проблема большая: найти, сверить, все ли документы на право собственности есть. Если у вас небольшой парк, то можно в том числе себе жизнь облегчить и эксперту, какую-то лояльность его получить.
5. Договор аренды на помещения, выписка из ЕГРН (если договор зарегистрирован в Росреестре) или
документ подтверждающий право собственности на помещения (выписка ЕГРН)
Правила игры по выписке ЕГРН поменялись. Сейчас нужно ехать либо в МФЦ лично и получать её как представителю юридического лица, либо оформлять Личный кабинет на сайте Росреестра, как у юридического лица, и заказывать выписки там.
Если вы будете получать выписку не как представители юридического лица, то есть риск того, что выписку вам просто пустую дадут. Там практически не будет той информации, которая вам будет нужна. Поэтому обратитесь за помощью к вашим юристам, позвоните в Росреестр или в МФЦ сходите, узнайте, как правильно получить выписку. В этом плане нам чуть-чуть жизнь усложнили (но не Росаккредитация, а другие надзорные органы).
Подготовка к ПК, устранение несоответствий, госконтроль. От теории к практике
Курс направлен на решение актуальных задач испытательных лабораторий, включая понимание сложных законодательных аспектов, повышение компетентности и подготовку к проверкам. Слушатели получат знания о ключевых документах национальной системы аккредитации, практические советы и раздаточные материалы, которые помогут не только при подаче заявления на аккредитацию, подтверждение компетентности, но и при прохождении проверок.
6. Для СИ, ВО, ИО, стандартных образцов и расходных материалов: оборотно-сальдовые ведомости, бухгалтерские справки (пункт 7.1 Приказа ФСА от 14.11.2022 №219), товарные накладные
Существует следующий нюанс. Почему-то эксперты поделились на 3 лагеря:
кто-то принимает только оборотно-сальдовые ведомости,
кто-то - только товарные накладные,
а кому-то надо и то, и то в комплексе.
Поэтому к заявлению базовому можно приготовить либо оборотки, либо товарные накладные, а уже в ходе ПК озаботьтесь и у бухгалтеров запросите все эти документы, чтобы по запросу эксперта вы смогли спокойно предоставить данные документы.
7. Договор на информационное обеспечение с ИСС или иные документы, подтверждающие права на нормативные документы (НД)
Если вы пользуетесь информационно-справочной системой, потребуется договор на информационное обеспечение. Если покупаете бумажные экземпляры (например РД или ПНД Ф), то договоры, подтверждающие покупку.
8. Анкета самообследования
Анкета выгружается при подаче заявления, ЭЦП дополнительно не подписывается. Многие, когда формируют черновик заявления, пытаются выгрузить эту анкету, а анкета не появляется. Дело в том, что анкета появится только после того, как вы подгрузите свою область аккредитацию, сформированную в Конфигураторе.
Подгружать область можно старую либо недоделанную. Потом вы её можете спокойно поменять. Анкета самообследования - это важный документ. Эксперты на нее всё чаще обращают внимание и уже пишут несоответствие по анкете самообследования. Анкету тоже проверяйте. В разделе анкеты с документами, подтверждающими выполнение требований, достаточно написать ссылку на пункт, где указана у вас та или иная информация, которая в анкете требуется. Перечислять подтверждающие документы (журналы, какие-то формы) не надо, потому что окошки там маленькие - вы просто эту информацию потеряете. И перед тем, как подгружать её обратно (откуда вы анкету скачали, туда же и подгружаете), проверьте, чтобы все ячейки были заполнены.
Если к вам не применимо требования, то в анкетой предусмотрены варианты «Не требуется» или «Неприменимо». Окошек пустых в анкете не должно быть. Это может привести к тому, что вам вернут заявление без рассмотрения. Ну и когда вы вносите пункты, то как раз сверяйте с Руководством по качеству, чтобы был именно тот пункт, та документированная процедура или стандарт организации. Потому что, как было казано выше, эксперты, когда анкету смотрят, на это обращают внимание и могут написать, что в анкете имеются ссылки на пункты, которые требования эти не устанавливают. Поэтому анкету тоже проверяйте.
9. Область аккредитации, сформированная в электронном конфигураторе
Лаборатории с ней уже все свыклись, научились с ней работать. Обращаем внимание на следующее. Проверяйте:
что ваша область актуализирована с учётом всех расширений и всех сокращений,
объекты в вашей области (даже если она большая, всё равно прокрутите, посмотрите).
Когда вы в самом Конфигураторе работаете, у вас объекты отображаются, а в pdf файле, который вы выгрузили, этих объектов может уже не быть. Это очень часто встречается. И это тоже вариант возврата заявления без рассмотрения.
Не забывайте ставить в заявление галочку, что требуется актуализация области.
Если у вас есть документы, которые попали под эквивалентность, то тоже не забудьте подготовить все письма об эквивалентности, на основании чего вы внесли те или иные изменения в вашу область аккредитации.
Полезные материалы по теме
Дневник подготовки и прохождения аккредитации, ПК ИЛ (ИЛЦ)
Дневник для менеджера по качеству для подготовки лаборатории к документарной проверке содержит проект распоряжения «О назначении ответственных за подготовку ИЛ к прохождению государственной услуги по аккредитации», чек-лист подготовки документов к аккредитации, форму учета поручений для технических совещаний.
Познакомиться с примером дневника можно по ссылке.
Чек-лист. Документы и сведения, подтверждающие соответствие лаборатории критериям аккредитации
Для подтверждения соответствия лаборатории критериям аккредитации необходимо предоставить ряд документов и сведений. Вот основные пункты чек-листа: 1. Руководство по качеству; 2. Документы, подтверждающие соблюдение установленных требований к работникам лаборатории; 3. Сведения о работниках, подтверждающие соответствие лаборатории критериям аккредитации:* фамилия, имя, отчество (при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счёта, дата и место рождения; 4. Документы по оснащённости лаборатории средствами измерений; 5. Документы по оснащённости лаборатории испытательным оборудованием.
Познакомиться с шаблоном чек-листа можно по ссылке.
Распространенная ошибка с наименованием аккредитованного лица
Важно.
Полное наименование и наименование аккредитованного лица, указанные в заявлении, должны
совпадать с точностью до пробела с наименованиями, указанными в области аккредитации, иначе будет
появляться ошибка.
Если выдаёт такую ошибку, то открывайте рядышком заявление, Конфигуратор и из заявления всё копируйте в область аккредитации.
Область ЭЦП не подписывается, файл .sig не прикрепляется.
Использование машиночитаемой доверенности (МЧД) для подписания заявления на ПК
Если вы планируете оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), то оформляете на сайте ФНС по форме 3 и все функции прописывайте вручную (то, что вам доверяют). Функционал, чтобы форму 3 МЧД прикрепить, реализован. Дополнительно по МЧД следите за информацией, которую публикует техническая поддержка ФГИС ФСА.
Если что-то не получается, то у вас всегда есть вариант подписать заявление руководителем юридического лица.
Важно.
Если заявление подписывает уполномоченное лицо, то прикладывается доверенность. Обращайте
внимание, что с 01.09.2023 в связи с вступлением в силу изменениями в законодательстве необходимо
будет прикладывать машиночитаемую доверенность.
10. Сведения о результатах деятельности аккредитованного лица за отчетный период
Это информация о выданных протоколах и пройденных межлабораторных сличениях (МСИ) или проверках квалификации (требование содержится в приказе МЭР №496).
Многие аморачиваются, делают выписки из ФГИС ФСА, прикладывают их, переводят из Excel в pdf, прикладывают к заявлению. Но можно сделать проще - можно сделать справку. Это будет быстрее и и займёт меньше места. Обратите на это внимание.
Законодательство не устанавливает форму, по которой прикладываются сведения, поэтому можно
использовать любой доступный вариант, например справку, скриншоты ЛК или выгрузку сведений из ЛК
11. Банковские реквизиты для заключения договора с экспертной организацией
Это обязательный пункт. Без банковских реквизитов вам также вернут заявление.
Требования к размеру файлов, прикладываемых к заявлению
Прикладываемые документы не должны превышать 10-15 Мб и в сумме они не должны превышать 50 Мб.
Если они получаются больше, то пробуйте что-то исключить, объединять документы по смыслу или можно попробовать подгружаемые файлы сжать.
Как рассчитать срок подачи заявления на любую процедуру ПК
Узнать о том, как правильно рассчитать срок подачи заявления на подтверждение компетентности в соответствии с требованиями части 1 статьи 24 Федерального закона № 412-ФЗ, Постановления Правительства РФ № 2050, СМ № 03.1-9.0013 «Схема аккредитации испытательных лабораторий (центров) в национальной системе аккредитации», вы можете на бесплатном вебинаре
«Ключевые правила расчета сроков на подтверждение компетентности».
Приостановка аккредитации. Госконтроль. От теории к практике
На семинаре будут рассмотрены алгоритмы действий после приостановки аккредитации, включая регистрацию и устранение несоответствий в соответствии с ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, поиск коренных причин несоответствий. Мы рассмотрим правоприменительные практики, познакомимся с основами подготовки к государственному контролю: обзор законодательной базы, сроки подачи и необходимые документы, механика проведения контроля, подготовка отчёта и оформление акта по итогам. Будут разобраны конкретные примеры государственного контроля и даны ответы на вопросы участников.
